2018年、当時の石黒直樹病院長は、医療従事者の負担軽減と働き方改革の推進を念頭に「業務効率化ツール」としてRPAに着目しました。まずは事務部でのBizRobo!導入に踏み切り、年間1,000時間を超える業務時間削減を実現するなど、大きな成果を上げました。

電子カルテシステムなどが動く「診療ネットワーク」への導入も期待されていましたが、セキュリティ対策が施された閉鎖ネットワークであるため、RPAの利用には高いハードルがありました。しかし、リスクの洗い出しや想定される問題点への対応を継続的に進めた結果、2023年に新たに診療ネットワーク上でのBizRobo!の稼働を実現しています。

　導入決定に際しては、ロボット開発のフォロー体制が充実していることや、医療機関での導入実績が豊富なこと、医療機関ならではのロボット活用のノウハウが多く蓄積されていることなどが評価されました。

さらに、BizRobo!はサーバ上で稼働するタイプのRPAで、パソコン1台ごとに設置をする必要がないため、大規模な運用にも対応しやすい点も決め手となりました。事務部だけでも約300名の職員が働くため、複数のパソコンからロボットを動かす状態が想定され、また将来的には診療ネットワーク上でも稼働させて、病院全体で活用することを見据えていたためです。

「当初の想定通り、他のネットワークから完全に独立している診療ネットワークでも、ロボットが利用可能になりました。BizRobo!は、規模が大きな組織内でも横展開がしやすいシステムだと感じています」(高橋氏)

BizRobo!導入後、20名ほどのメンバーからなるRPAプロジェクトチームが事務部内に設置され、人事労務課の「医師の勤務時間の計算支援ロボット」や経営企画課の「外部資金の予算執行状況の確認表を作成して送付するロボット」など十数体のロボットが運用されました。

これにより年間1,000時間以上の業務時間削減に成功しています。その後もロボット化できる業務の探索が続き、現在は事務部のネットワーク上で43体のロボットが運用されています。さらに2023年からは診療ネットワーク上でも8体のロボットの運用がスタートしました。

「毎朝2名が15分ほどかけていた病棟間での応援調整のためのデータ収集作業が、5分もかからずにできるようになりました。さらに、以前は確認に手間がかかりすぎるため参
照できていなかった病棟ごとの病床稼働率や手術予定件数などのデータもリストで可視化されることで、より精度の高い応援調整が可能になりました」(山本氏）

「診療ネットワーク上で稼働しているロボットでは、他にも『退院支援計画書の未記載チェックロボット』や『看護必要度の未入力リスト化ロボット』なども運用しており、業務時間の短縮や精度の向上にとても役に立っています」（柳生氏）