浅川学園台在宅クリニックは、2018年9月に北九州市八幡西区で開業しました。地域の訪問看護ステーションや介護施設、ケアマネージャーと連携することで、患者は順調に増えていきました。院長の河野氏は、平日は訪問診療で多忙を極める事態となり、「訪問看護指示書」の作成などの医師が関与しなければならない事務作業は、土日に休日出勤をして処理していました。

そして、開業から2年目の2020年、コロナ禍に直面することになります。ワクチン接種への協力要請があり、河野氏は、休診日の土日に半日間の出務を決めました。しかし、負荷が集中する月末・月初は、診療業務を圧迫しかねないほどの状況が続いてしまったため、デジタルツールを活用した効率化の検討が始まりました。

多忙な日々に追われる中で「一般社団法人メディカルRPA協会」のオンラインセミナーに参加された河野氏。そこで、在宅クリニックのRPA活用事例を知り、自院への導入を考え始めました。その後、「BizRobo! mini」の無償トライアルを経て、本格導入へと踏み切りました。

データベース運用の経験があり、「もともとITが好きだった」という河野氏。トライアル期間中にご自身で試したところ「電子カルテ『セコムOWEL』の操作を自動実行でき、ソフトウェアロボットのカスタマイズもできたので、安心して導入を決めました」と振り返ります。コスト面でも、河野氏が事務作業から解放される時間を時給換算すると、ライセンス費用の方が安価だったことから、効果が十分期待できると判断されたそうです。

同クリニックでは、院長の河野氏がロボット開発を担当し、まずはご自身の業務の効率化を目指されました。そして、電子カルテ「セコムOWEL」と連携し、訪問診療の前に必要な書類を発行するロボットを開発しました。
医師が患者に毎月交付する「在宅療養計画書」の発行、訪問看護ステーションに交付する「訪問看護指示書」の発行が効率化され、毎月13時間程度の休日出勤をしていた業務が、約3時間で完了できるようになりました。

他にも、事務スタッフが患者宛に毎月作成している「医療介護費 月まとめ請求書」の発行ロボットも開発。毎月5時間かかっていた作業が、ほぼ自動化されました。ソフトの仕様上、実現の難しかった「一括全件印刷」もロボットによる「自動実行」の処理で対応しています。

個人開業の在宅医療クリニックの患者数が通常50人程とされる中、実に1.5倍以上の80人を受け入れている河野氏は「RPAを始めとする業務効率化のたまもの」と分析。「特に、毎月80通ある在宅療養計画書の作成では精神的な余裕が生まれました」と笑顔を見せます。