パソコンによる事務作業の効率化にRPA導入を検討

ITを使って業務改革を行っていこうというミッションのもと、社内に「改革推進部」が立ち上がったのは、2017年4月。改革推進部長（取締役、専務執行役員CIO兼務）の佐藤日出一氏は新規部門発足の狙いを次のように話す。「近年、当社は海外の販売・サービス拠点を拡大しています。国内外のお客様の装置メンテナンスを行うカスタマーサポートを筆頭に、さまざまな部門における業務効率化はかねてからの課題でした。そこで全社的に、合理的かつグローバルなIT化を進めていこうと改革推進部が立ち上がりました」（佐藤氏）

パソコンによる事務作業の自動化ツールとしてRPA導入を検討し、翌2018年1月、その検証チームとして推進プロジェクトを発足。パソコンを使った定型業務の多い主要部門をピックアップし、3種類のRPAツールの検証・比較を行なった。

迅速かつ充実したベンダーサポートにより安定運用へ

BizRobo!導入の決め手は、同社利用の情報システムに対する認識率の高さ。検証・比較の結果、BizRobo!が最も優れていた。また全社展開を見据えていたため、サーバ型で統制がとれる意義は大きかった。

「稼働数が増えていくことを考えれば、クライアントごとにライセンス費が発生する他社ツールに比べ、サーバで稼働するロボットの同時実行数に応じてライセンス料が設定されるBizRobo!は中長期的に見てコストを抑えられます。いくつかの部門への導入で得られる工数削減効果だけでも、十分に投資回収できると見込みました」（改革推進部・藤田法正氏）

約3カ月の導入検証後、社内起案を経て、社内インフラ構築を開始。BizRobo!ゴールドパートナーである株式会社デジタルフォルンによるカスタマー研修も展開した。「実際の現場課題を教材に研修を行なっていただいたので、開発ロボットはすぐに実業務に活用できました。また、当初はロボットの不安定さが課題でしたが、デジタルフォルン様に設定のコツ等をご教示いただき、安定して運用できるようになりました」（藤田氏）

研修終了後も、ロボット開発の過程で動作がうまくいかないなどの課題が発生した際は、デジタルフォルンがメールやweb会議でサポートした。「立地上すぐにご訪問して対応することが難しいため、実際の動作を見ないと判断できない場合は、Web会議の仕組みを利用して、画面を確認しながらサポートさせて頂いております」（栗山氏）

単純なチェック作業も、ロボットだと気軽に任せられる

本格的なロボット開発の始動から現在までに、生産部門・カスタマサポート部門・開発部門・IT部門等でBizRobo!を活用。稼働するロボットの数は約60体にまで拡大している。特にウェブサイトを用いて何かをチェックするような業務との相性がよく、例えば開発部門では「パラメーターを変えて、シミュレーションソフトでひたすら処理を行うような業務があり、これまでは人間が行っていたが、今はBizRobo!にお任せしている」と改革推進部・清水洋輔氏。

「人間だととてもやりきれなかったようなチェック作業もロボットだと気軽に任せられます。単純な繰り返し業務をBizRobo!に代替したことで、社員がより複雑で付加価値の高い業務に時間を割くことができるようになったと感じます」（清水氏）

全社的な管理体制の整備のため社内ポータルを運用

全社的な展開にあたり、同社では実質的なロボットの開発・運用等を各業務部門で行っている。その理由を清水氏は「各業務部門で対象となり得る業務・作業が発生したときに、さっと気軽にロボットを開発してもらう状況こそが理想的だと考えたから」と話す。

RPA活用の取り組みは「3本の矢」をもって推進した。1本目の矢は「社内ポータルサイト（ナレッジサイト）」。アップデートやアクセスがしやすく、他業務でも社内情報共有に使用しているMicrosoft「Office365」を用いた社内ポータルサイトを作成。各部門が円滑に開発を進めるため、最低限の情報共有や管理を行う体制を整えた。運用中の社内ポータルでは、改革推進部で標準化したルールを公開。それを社員に共有するほか、BizRobo!の申請作業も行えるようにしている。

「申請作業というのも、あくまで社内の稼働状況を把握するために行ってもらうもので、開発の可否は各部署の責任者が開発にかかる社員のリソースを把握・判断して行っています」（清水氏）

さらに、ナレッジサイトの他にロボットの管理台帳も置き、稼働状況をチェック。管理台帳では業務時間の削減効果も算出しており、ファーストステップで目標とした年間の削減効果の2,700時間もクリアでき、業務効率化は順調に進行している。