まず社内システム間での連携作業の効率化に照準

ホームセンター業界大手の株式会社カインズは、全国28都道府県で約220店舗を展開。1989年の設立以来、M&Aによらない成長を続けており、品質を高めたプライベートブランドの充実など独自の企業文化を確立している。

同社を含む物販チェーン6社などで構成する「ベイシアグループ」は、共通化された基幹システムを運用する情報システム部門を持つ。ただ一方、各社はそれぞれ変化の激しい事業環境に直面しており、最新テクノロジーを活用した施策を迅速かつ主体的に進められる体制も必要としていた。

このためカインズは2018年「業務インフラ改革本部」を設置。システムの機能再配置も視野に入れた業務フローの再構築を構想するほか、足下では既存のシステムを前提とした業務改善に取り組む。システム間連携を効率化する具体的手法としてRPAに着目し、同5月からツールの検討に入った。

「自社環境との適性」「国内シェア」でBizRobo!を評価

ツール選定では、簡便な「デスクトップ型」と、挙動の安定性や管理統制に優れた「サーバ型」を試用した。

デスクトップ型は事業部ごとに試用版を開放し、現場主体での運用を検証。実際に28種類のロボットが完成したが、全社展開時に欠かせない稼働時間やアクセス権限の管理や、開発成果の共有に関しては懸念が残ったという。

また、継続的なロボット運用ではツール操作以上にロボット化したい業務を分析できる能力が重要になると判断。一般的でないスキルの定着を図るよりも適性・能力がある社員を集めて取り組むべきとの考えから、集中管理に適したサーバ型の採用が決まった。

複数のサーバ型ツールのうち、同社の環境でもっとも挙動が安定していたこと、また国内シェアが高く豊富なノウハウが期待できることからBizRobo!を選定。2019年1月から本格運用に入った。

各部署での運用から、専門部署による審査と実装に変更

2019年4月現在、経営企画部や財務部、人事部、Eコマース事業部などの35業務をロボット化。各部署がデスクトップ型ツールで作成していたロボットは、BizRobo!で再度実装し直した。

商品管理体制の強化に取り組む棚割業務改善部は、同社が取り扱う商品総数の3分の1近い7万SKUを対象に、売価変更のデータ登録作業をロボット化した。既存業務の代替に加え、更新が滞っている登録データを洗い出し修正するといった新規業務への活用も検討中だ。

ロボットの開発は、担当業務での活用を希望する社員が「ITイノベーション推進室」に審査を申請。これが通ると、事業部単位で選ばれたRPA担当者が仕様書にまとめた上で、同室のエンジニアが実装する流れになっている。接続先の改修などでロボットが一時的に使用不能となる事態に備え、導入部署の責任で業務を継続できることが導入の条件とされている。

ロボット化の過程で部署内・部署間の業務が可視化

ここまでにロボット化で従来の手作業から解放されたリソースは、1ヶ月あたり500時間相当にのぼる。

このうち売価変更作業に投入したロボットは同200時間の余力を創出。社員のほか臨時スタッフも投入した場合に匹敵する週数千件の処理速度を人手に頼らず達成し、人員確保にかけていた時間も不要となった。結果、単なる効率化にとどまらず「より機動的な価格政策にも対応できる体制」（島田氏）を実現している。

また、BizRobo!の導入を契機に部署内・部署間での業務の流れが可視化され、今後の改革に向けた課題が明らかになりつつある。これは、ロボット作成にあたり仕様書をまとめる過程で業務単位・部署単位の現状把握が進んだほか、社内各所からロボット化要望が集中するITイノベーション推進室で、全社の業務フローを横断的に捉えられるようになったのが理由という。