223社25万人以上に提供するシェアードサービスの支援に大きな期待

2006年に日立製作所の人事部門が独立分社化して以来、日立グループの人事総務業務に関するシェアードサービスを担ってきた日立マネジメントパートナー。全グループへの業務サポートで培った技術力、マネジメントに関するノウハウを活かし、幅広い業界、業種の企業に人事・総務業務のシェアードサービスを提供している。先端の人事ソリューション開発にも余念がないが、近年はシェアードサービスの提供先が223社25万人以上まで急増。それに伴って取り扱うデータ量も急増し、処理リソース不足が大きな課題となっていた。

このため、同社は2016年からRPAツールの開発・運用を目指すプロジェクトを発足。エンジニア部隊ではなく、シェアード部門で実際に業務に携わる担当者を中心としてツールの選定や実証実験を開始した。RPAの導入を属人化しやすい業務の可視化、業務品質の向上、ノウハウのシステム化を進める絶好の機会として捉え、2017年4月には社内全組織への展開を果たしている。

ETLツールとBizRobo!のマッチングを独自の「RPAソリューション」として定義した

同社はデータ活用プラットフォームのPentaho*を基本フレームに、外部のWebサイトからデータを自動取得するロボットをマッチングさせた自動化の仕組みを「RPAソリューション」として定義した。社内の基幹システムからデータを読み取ったり、メールを自動受信したりするのはPentahoの役目。Web対応のロボットは外部サイトからデータやファイルを取り込み、Pentahoに送る。それらのデータをPentahoが自動で統合・加工して帳票を作成し、システムやWeb画面に書き込み、メールを自動発信していくというのが流れだ。

このため、Pentahoとの親和性からRPAツールの選定を行う必要があった。そこで、ソフト、社内システムとのスムーズな連携で評価されたのがBizRobo!だ。同社はバージョンアップの速さにも注目し、日々ブラッシュアップを続けるシェアードサポートの運用には最適だと考えた。さらに、システム開発で協業を進める日立システムズが先行して導入していたことも後押しになり、本格的な導入が決まった。

*Pentaho
日立製作所のデータ活用プラットフォーム。データ活用に必要なETLツール（Extraction（抽出）・Transformation（加工）・Loading（出力））とBIツール（Business Intelligence（データ分析機能））を一体化している。

社内から募集した案件には約500件がエントリー

導入プロジェクトはRPAで対応可能な業務を洗い出し、「定型フォーマットで出力する」「処理が定期的」「繰り返し、反復する」「大量にデータを処理する」という観点で社内に対象案件を募ったところ、約500件もの案件がエントリー。Pentahoのみでの自動化が52％、BizRobo!を活用した自動化が48％という割合で各案件の自動化が進められている。

BizRobo!が目覚ましい効果を挙げた代表例が「入出金業務」だ。こちらはシステムに入金・出金の内訳を入力するというもの。入出金という業務の特性上、業務時間は午前中に限定され、月末などの繁忙期には多くの部署で複数スタッフの稼働時間が割かれていた。BizRobo!による自動化は汎用性が高く、入出金業務は項目などディテールの変更だけで4部門での導入が速やかに進んだ。

事業化を見据え、RPAソリューションの開発も進んだ

社内業務ではトータルで約9000時間の工数削減が見込まれている。部門横断で標準化が進む入出金業務は1日で最大70件以上の作業が発生しており、10人のスタッフが4時間以上かけて行っていた。しかし、その業務をロボットが代替したところ、スタッフはチェック業務が中心になり、3人が3時間程度の稼働で済むようになった。コピー＆ペーストのミスや、タイピングミスなどのヒューマンエラーがなくなり、チェック作業もストレスなく進む。

社内ではRPAソリューションの啓蒙が進められており、BizRobo!の操作研修には延べ70名以上の社員が参加している。知見の広がりが横展開を促し、入出金業務はフォーマット化が加速。同社部署の大半にあたる10部門での導入が視野に入っている。

社内業務の改善で得られた知見はシェアードサービスでのRPAソリューションとしても結実。シェアード先の社内環境に応じたRPAの開発、運用支援まで一気通貫で支援できる人員、リソースが整っている。