【事例】決算業務の効率化でやるべきこと7選！スムーズな作業で早期化を目指すには

決算業務は、経理担当者にとって大きな負担になりがちです。インボイス制度が導入されてからというのも、経理業務の負担はより一層大きくなっていると感じる人も多数。経理を含めたバックオフィス職の効率化は、企業にとって非常に重要です。

そこで本記事では決算業務の効率化の方法やポイント、実際に決算業務の効率化に成功した事例などを紹介します。

膨大な業務とミスが許されないプレッシャーを減らし、スムーズに決算期を乗り切りましょう。決算の早期化を検討している企業も必見です。

決算業務を効率化するメリット

決算業務を効率化すると、主に以下のメリットがあります。

・残業代カット
・社員の負担軽減
・ミスの防止
・早期決算により迅速な経営分析が実現

とくに上場企業の決算では「45日ルール」と呼ばれる、決算期末後45日以内に開示する義務があります。

こうした期日の遵守は、取引先や株主などステークホルダーの信頼を損ねないためにも重要です。

さらに2023年にはインボイス制度も施行されました。これにより、業務負担が増えたと感じる経理関係者は多数。

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こうした背景からも、決算業務の効率化は非常に重要です。

決算業務の効率化7選

決算業務に多くの時間を要するのは、以下の原因が考えられます。

社内の情報伝達フローが整備されていない

・帳票の整理など物理的な工数が多い
・システムの機能が不十分で集計やデータ作成に時間がかかる
・人材が不足している
・取引先からの請求書・領収書などの回収に時間を要する
・書類の不備修正に多くの時間を要している

このように、社内ルールやシステム、取引先とのやり取りなどさまざまな地点で課題が生じている可能性があります。

決算業務の効率化を実現するには、まず原因を検討する必要があります。どこが作業のボトルネックとなっているか踏まえたうえで、作業を効率化しましょう。

・役割分担の見直し
・マニュアルの作成
・書類の管理体制見直し
・業務フローの改善
・システムの導入
・月次決算の導入
・アウトソーシングの利用

役割分担の見直し

特定の部署や担当者で業務フローが滞る場合、以下の要因が考えられます。

・担う業務量が多すぎる
・担当者や部署間でうまく連携が取れていない
・担当者の適性に合っていない

このような場合は、役割分担を見直しましょう。その業務を誰が担うか、見直すだけでも業務効率化できる場合があります。

たとえば残高試算表の作成を1人で行っている場合、作成とチェックで2人体制にした方が効率が良くなるかもしれません。

1人で実施するとミスを気にするあまり、必要以上に確認の時間がかかることがしばしば。しかし自分のミスにはなかなか気づきにくく、結果的に作業品質は上がらず時間だけがかかります。

そこで作成者とチェック者を分けることで作業範囲が明確になり、一人あたりの負担も減るでしょう。

また、再配置した役割はしっかりと周知する必要があります。誰がどこで何をしているのか、全員が把握するだけでもコミュニケーションコストを抑えられるでしょう。

マニュアルの作成

マニュアルがない場合は、早急に作成が必要です。これは経理部門だけではありません。営業報告書をあげる営業部門といった周囲の関係部署においても、マニュアルの作成は必須です。

マニュアル作成では「誰が」「何を」「いつまでに」「どうするのか」を明確にしましょう。

これにより業務スピードや品質が上がるだけでなく、関係者に当事者意識を持たせるというメリットもあります。

書類の管理体制見直し

決算に必要な書類やデータの収集に時間を要している場合、管理体制を見直しましょう。

たとえば紙ベースの帳票が多い場合、これらを電子化しデータにまとめるのがおすすめです。これにより作業環境が物理的にすっきりし、データの検索や抽出も簡単になります。転記作業も減り、ミス軽減にもつながるでしょう。

すぐにデジタル化できない場合、書類を取り出しやすくかつ分かりやすい場所に保管する、といった工夫が必要です。

社内資料がなかなかそろわない場合は、計画的なリマインドと明確な締め切りを設ける必要があります。

業務フローの改善

業務フローそのものを改善した方が良い場合もあります。

たとえば決算時期と通常の請求書業務が重複することで現場が回らなくなっている場合、そもそもの業務フローに問題があると考えられます。この場合は決算時期を早めるなどして、繁忙期の重複を避けると良いでしょう。

また承認フローに時間を要している場合は、承認者を減らす、稟議承認を電子化するといった対策が挙げられます。

このようにこれまでのやり方やしきたりにとらわれず、業務フローを大幅に見直すことも必要です。

システムの導入

決算や帳票管理などにシステムを導入するのも、業務効率化の一つです。導入する際は以下のポイントをチェックし、お試し期間などを活用して検討しましょう。

・費用対効果は合うか
・既存システムとの互換性があるか
・使い勝手（操作性）は良いか
・自社に必要な機能があるか
・サポートやセキュリティは万全か など

また、既存システム同士をつなげるシステムの導入もおすすめです。既存システムを横断して使えれば、より業務を効率化できるでしょう。

月次決算の導入

月次決算とは、月単位で経営成績や財政状況を確定する作業です。年次決算とは異なり、関係者への開示などは義務付けられていません。あくまで会社の内部で行う業務です。

月次決算を行うと、年次決算ではそれぞれの月の成績を合算するだけで済みます。また月ごとに経営サマリーが確認できるため、迅速な経営判断にもつながるでしょう。

年次決算のように一度に大量のデータを処理する必要もないため、担当者の負担も軽減されます。

アウトソーシングの利用

これまで紹介した施策を試してもリソースが足りない場合、アウトソーシングを活用するのもおすすめです。決算業務の外注費用相場は月額5〜20万円ほど。

依頼する業務範囲や、会社規模に応じて費用は異なります。税理士を含む決算のプロに任せられるため、ミスや期日遅れの懸念を低減できる点が魅力です。

ただし、決算業務の外注には、以下のデメリットもあります。

・内製化よりも費用が割高になる
・経営状況を適宜把握できない
・情報漏洩のリスクがある など

安易に外注を選択すると、メリットよりリスクが上回る可能性も。内製化できなかった場合の最終手段として、検討すると良いでしょう。

決算業務効率化の手順・ポイント

決算業務の効率化は、以下の手順で行いましょう。

1. ボトルネックを特定
2. 仮説を立てる
3. 仮説に沿って効率化のアイデアを出す
4. 実行に向けて計画を立案
5. 実行・改善

まずはボトルネックを特定し、何が原因となっているのか仮説を立てます。仮説が複数ある場合は、改善の緊急性に応じて対応の優先順位をつけましょう。

次に仮説に沿って、効率化のアイデアを出します。トップダウンでなく、担当者レベルでも意見を募りましょう。

そして出た意見を精査し、実行に向けて計画を立てます。この時、企画倒れにならないよう、役割分担と納期を設定するのがポイントです。

また、進捗管理する役割も設定しましょう。計画がタスクレベルまで落とし込めたら、いよいよ実行です。

なお業務効率化は実行して終わりではなく、その後の効果測定も忘れずに。結果に応じて、原因を精査し改善を繰り返していきましょう。

決算の業務効率化にはBizRobo!がおすすめ

「人の手で行う地道な作業が多すぎる」

このような場合は「BizRobo!」の導入がおすすめです。BizRobo!はRPAツールの1つで、定型作業をロボットにより自動化します。

自社の業務に合わせてロボットを開発できるため、機能にも無駄がありません。またロボットが業務を担うことにより、大幅な時間短縮とミス防止に役立ちます。

時間の制約があり、なおかつミスの許されない決算業務の効率化には最適です。

決算業務を効率化した事例

BizRobo!は1つのライセンスで、ロボットを無制限に開発できます。そのため、データを抽出するといった簡単なタスク1つから、一連の決算業務を自動化することも可能です。

さらに部署をまたいで、ほかの業務にも並行して活用できます。そのため、全社的な業務効率化にも貢献できるのが特長です。

ではここからはBizRobo!が実際に決算業務を効率化した事例を見ていきましょう。

残高試算表の作成や月次決算を自動化

こちらの企業では、決算資料の作成業務を、BizRobo!により自動化しました。これまではシステムからCSVデータの出力、Excelデータへの整形、指定フォーマットへの転記を手作業で行っていたそうです。

しかしBizRobo!を導入してからは、これらのフローすべてを自動化。担当者の負担は大幅に減り、決算期だけ業務量が増えることもなくなりました。

こちらの企業では、合計残高試算を確認する業務にBizRobo!を導入しました。複数の基幹システムからデータをダウンロードし、送付先ごとに資料の体裁を整えメール送信する作業をロボットが自動化。

これにより、年間100時間もの創出に成功しました。

普段の経理業務も自動化可能

こちらの企業では、全国の営業課や支社から届く報告書をチェックする作業に、大きな工数を取られていました。

そこでBizRobo!を導入し、営業課や支社における清算状況の一次チェックを自動化。さらに上がってきた報告書の金額確認や消込もロボットに任せる形にしました。

その結果、ごく一部の例外を除き、一連の業務をほぼ自動化することに成功。4万時間分の余力を創出できました。

またこの取り組みをきっかけに、全社的なBPRにもつながったとのことです。

部署をまたいだ同時活用で余剰時間を創出

BizRobo!は、部署をまたいで複数のロボットを活用できます。

ドラッグストアチェーンを展開する「マツキヨココカラ＆カンパニー」では、現場担当者が自らRPAの開発を担当。3年間でRPA化した業務は約500種類に及びます。

これにより創出した時間は年間2万9,000時間。このようにBizRobo!は、複数の業務で活用すればするほど大幅な業務効率化に貢献します。

まとめ

決算業務の効率化は、企業にとって大きな利益をもたらします。担当者の負担軽減だけでなく、決算早期化によるステークホルダーからの信頼獲得。

さらには余剰時間の創出による新たな経営戦略展開なども、効率化のメリットです。効率化の方法は複数あります。その中でもとくにおすすめなのは、RPAツールの導入です。

RPAツール「BizRobo!」は、決算にかかるあらゆる業務を自動化できます。また決算業務以外の効率化にも、活用できるのが特長です。

休日の稼働やバックグラウンド実行もできるため、パソコンを丸々一台つぶすこともありません。専任サポーターによる365日体制のサポートも魅力の一つです。

まずはお試し期間で、操作性をお試しのうえご検討ください。

【参考】

※1 「Sansan、「インボイス制度開始後の実態調査」を実施～制度開始後、初の月次決算業務が終了。経理部門だけでなく全社的な業務負担増が明らかに～」を加工し作成