在庫管理を自動化する4つの方法とは？活用事例やメリットも解説

在庫管理とは、受注状況や販売実績に基づき最適な状態で商品を利用できるよう管理することです。

適切な在庫管理を試みようと、近年では在庫管理に自動化を導入し効率化を図っている企業も増えています。

そこで、本記事では在庫管理を自動化する方法やメリットについて解説します。最後には、おすすめの自動化ツールも紹介していますので、在庫管理の自動化を検討されている方は、最後までご覧いただけますと幸いです。

在庫管理の自動化とは?

在庫管理の自動化とは、入出庫管理や棚卸、発注といった在庫管理の業務を人手ではなく、テクノロジーを活用して効率化することです。

在庫管理が自動化できれば、少子高齢化による人手不足や、適切な在庫量の維持に苦心している企業の課題が解決し、業務効率化や生産性の向上が期待できます。

さらに「入力漏れ」「確認ミス」といった人間が原因となって発生するミスも削減することができるため、そういった面でも在庫管理の自動化は注目されています。

在庫管理の自動化が重要な理由

在庫管理が最適であれば「売上の機会損失」が発生せず、必要なときに必要な材料や商品をスムーズに取り出すことができます。

しかし、在庫管理には多くの行程があり、仕入れ、入出庫、検品、ピッキング、倉庫内での在庫移動など、多くの作業が人力で行われています。

そのため、どれだけ集中していてもヒューマンエラーによる在庫の不一致や、過剰在庫や在庫不足を引き起こし、手間や時間といった無駄なコストがかかる可能性があるのです。

他にも、少子高齢化の影響により物流業界は慢性的な人手不足に直面しています。また、働き方改革による時間外労働時間の抑制も対応すべき課題となっているため、今まで以上に業務の効率化に取り組まなければ、経営が立ち行かなくなる可能性があります。

そういった背景から、人の手を介さずに業務を効率化できる「在庫管理の自動化」が重要視されています。

在庫管理を自動化するメリット

在庫管理を自動化するメリットを4つ挙げて解説します。

余剰在庫と在庫不足の抑制

在庫管理を自動化することで、過剰在庫や在庫不足を抑制することが可能です。手作業で在庫管理をしているケースでは、在庫の確認や再手配といった無駄なコストが発生してしまうリスクがあります。

しかし、自動化を導入すると「欠品を防ぐために在庫を多めに確保しておく」といった予防策をとる必要性が減り、適正な在庫の維持ができるようになるため、生産性の向上やコスト削減に繋がります。

棚卸業務の負担軽減

棚卸業務とは、月末や年末などの決算日に企業が保有する商品や材料などの在庫数をチェックする業務です。倉庫内の全在庫をカウントする作業のため、どの企業でも多大な時間や労力が必要な業務となっています。

従来の棚卸業務では、人による目視と手作業を組み合わせて行われるため「カウント漏れ」や「記入ミス」などが生じやすく、集計データに差異が生じてしまうことが起こりやすい状況でした。

しかし、自動化を導入することで人による目視確認などがなくなるため、スタッフの能力による個人差やヒューマンエラーがなくなり、非常に効率的な業務を実現できます。

また、新しい従業員への教育といったコストも削減できるメリットもあります。

データを活用した戦略検討

従来の手作業による在庫管理では、データの収集・集計に膨大な工数がかかることや、データの正確性にも課題があったため、データを活用した戦略検討は困難でした。

しかし、在庫管理が自動化されることで正確なデータがスピーディーに収集できるようになるため、販売戦略や経営判断といった戦略検討に役立つデータ活用が可能になります。

また、データで運用するための適切な人員も明らかになるため、最適な人員配置が可能といったメリットもあります。

人手不足解消とコスト削減

手作業による在庫管理には、担当者の経験やノウハウが重要視されていました。

そのため、そのスキルを持っている人しか作業ができないなどの課題があり、人手不足や業務の属人化を生む要因となっていました。

しかし、在庫管理を自動化することで、人に依存した業務スタイルではなくなるため、人手不足の解消やコスト削減に繋げることができます。

また担当者が異動などで、いなくなった場合も、教育に時間がかからないため、そういった面でもコスト削減に繋げることができます。

従来の在庫管理方法について

在庫管理を自動化する方法を解説する前に、従来の在庫管理方法について確認します。

在庫管理を自動化することで、さまざまなメリットがありますが、既存の管理方法が決して不適切であるわけではありません。それぞれのメリット・デメリットを把握し、自社にあった在庫管理方法を選定しましょう。

Excel

Microsoft社がリリースしている「表計算ソフト」で在庫管理する方法です。Excelに標準搭載されている関数、マクロ、ピボットテーブルなどの機能を使って、在庫管理票を作成します。

Excelで在庫管理するメリット

Excelで在庫管理するメリットとしては、日本のほとんどの企業でExcelを使用しているため、比較的簡単に開始することができます。また、紙と比較すると管理がしやすく、専用の在庫管理ソフトを導入するよりは低コストで使用できます。

Excelで在庫管理するデメリット

Excelで在庫管理するデメリットは、あくまでも表計算ソフトになるため、複数のメンバーで運用したり、同時編集などをする上では、使いづらい点があります。

また、Excelシートは、記入できる行数と容量が決まっているため、在庫数の増減によっては見直しが発生する可能性があります。

バーコード・QRコード

専用の機器をかざし、対象の品物に関する情報を瞬時に読み取って管理するのが、バーコード・QRコードによる在庫管理です。バーコード・QRコードには、商品の製造メーカーや商品アイテム情報、国名や業種、価格などが記録されています。

バーコード・QRコードで在庫管理するメリット

専用のハンディターミナルを利用することで、出荷作業と同時に出荷実績をシステムに登録できるため、作業効率がアップします。

また、棚卸しの際に手作業で入力する必要がなくなるため、入力漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを抑制することも可能です。

バーコード・QRコードで在庫管理するデメリット

バーコード・QRコードによる在庫管理では、品物にコードが貼り付けされていなければ行えないため、どうしてもバーコードの貼り付け作業が必要になります。

また、バーコードを使った在庫管理の導入には、スムーズな運用を実施するために従業員の教育や指導などが必要です。

RFID

RFIDとは「Radio Frequency Identification」の略で、ICチップを搭載したタグを専用のリーダーで読み取り、製品を識別管理する技術です。

RFIDで在庫管理するメリット

RFIDは通信できる距離が長いため、箱の中や棚の上といった手が届きにくい場所にある荷物でも非接触でICタグを読み取ることが可能です。

また、電波の受信範囲内であれば、複数のICタグを同時に一括で読み取ったり、バーコードよりも多くの情報を管理できたりなどのメリットがあります。

RFIDで在庫管理するデメリット

RFIDで使用するタグは低価格化しつつあるものの、導入に費用がかかります。ICタグだけではなく、読み取りリーダーや専用のソフトも必要になるため、低単価の製品を大量に管理するような場合だと、収益を圧迫してしまうケースがあります。

また、RFIDは電波を受信してタグを読み取るという性質なため、電波に影響のある場所（反射する金属や電波を吸収する物質が多い所）だと、読み取りの精度が落ちる可能性があります。

かんばん方式

かんばん方式とは、大手自動車メーカーのトヨタが採用した生産や供給のプロセスを視覚化し、必要な量だけ生産することで在庫を最小限に抑える生産管理の手法です。

かんばん方式で在庫管理するメリット

かんばん方式では、後工程の作業状況を確認しながら前工程の生産量を決めていく手法のため、在庫量を最小化できます。

また、この手法では「造りすぎ」が発生しないため、運用するための適切な人員も明らかになり、最適な人員配置が可能になります。

かんばん方式で在庫管理するデメリット

かんばん方式は、不良品が出ることを前提としていない生産方式なため、万が一発生した場合には一時的に現場の負担が増加する可能性があります。

また、欠品の量によっては全体の作業を中断する事態に陥る可能性も考慮しておかなければなりません。

在庫管理を自動化する方法4選

在庫管理を自動化する方法について、4つ挙げて解説します。

在庫管理システムの導入

在庫管理システムとは、自社が保有している在庫の状況を管理するためのシステムです。

リアルタイムで在庫数や入出庫履歴の更新が可能なため、効率的に在庫管理することができます。導入することで、資材の過不足を少なく抑えた生産が実現し、余剰在庫の削減に貢献できます。

画像認識システムの導入

画像認識システムは、AIを搭載したカメラを使って在庫管理する方法です。AIカメラが映像や写真から在庫を認識・分析し、必要な商品を従業員に通知する仕組みとなっています。

バーコードやRFIDのように手動で在庫を読み取る作業が不要になるので、現場に人を配置することなく在庫管理できるようになります。

しかし、カメラに商品棚や卸棚が映らないと在庫の管理ができないというデメリットもあるため、カメラの設置場所や設置台数については検討しなければなりません。

AIを活用したシステムの導入

AIを搭載したカメラによる画像認識システムもそうですが、AIを活用したシステムも注目されています。

例えば、AIを活用することで、過去の販売データや需要予測モデルをベースに「将来の在庫需要」を予測することができます。

担当者が培った経験などの主観による判断ではなく、客観的なデータに基づいた分析が可能になるため、感情などに左右されない適正在庫を維持できるようになります。

RPAツールの導入

RPAツールは、作業の​内容や​手順が​決まっている​定型業務の自動化が得意です。手間のかかる在庫数の在庫数の入力や在庫状況の確認といった業務にRPAを適用することで、大幅に人の業務量を減らすことができます。

また、RPAツールは設定された内容に準じて実行されるため「在庫カウントのミス」や「商品の登録漏れ」などが発生せず、生産性の向上や業務コストの削減も期待できます。

在庫管理におけるRPAの活用事例

ここではRPAの導入で、生産性の向上に繋がった活用事例を紹介します。

在庫の変動を複数サイトに反映する業務

ECサイトを経営している企業で、複数のECサイトを経由して商品を販売していましたが、その在庫数を反映するのに1時間かけて作業する必要がありました。

そこで、RPAを導入しECサイトの販売管理画面から売上情報を取得し、実店舗の在庫数と突合の上、ECサイトの販売管理画面で在庫情報を更新する作業を自動化しました。

その結果、ECサイトへの反映時間が大幅に短縮され、更新担当者の作業負担がゼロになりました。

倉庫の在庫を編集する業務

倉庫の在庫状況を適切に保つために、担当者はSAPから3つのExcelファイルをダウンロードし、社内のデータベースに取り込むことで在庫状況の確認を実施していました。

しかし、時期によって業務量が変化するため、担当者の業務時間を圧迫したり、ヒューマンエラーが発生するリスクがありました。

そこで、RPAを導入しExcelファイルをダウンロードや、社内データベースへの登録、在庫状況の更新などを自動化し、担当者の負担を大きく削減しました。業務量が多いときは稼働回数で調整できるようになったため、業務を効率的に処理できるようになりました。

入出庫在庫数量を修正する業務

入出庫した在庫数量にずれがないか、担当者が毎日送付される紙の帳票を使って確認し、次に現場の担当者がシステムに入力された入出庫在庫の数量を見比べて、数量が異なる場合は修正するという業務がありました。

適正な在庫状況を維持するためにはミスが許されないため、肉体的にも精神的にも職員にとって大きな負担となっていました。また、入出庫在庫の数量がずれると、数値を一致させるまで業務を終えることができませんでした。

そこでRPAを導入し、データの収集から在庫数量の比較、システムの更新までを自動化し、業務全体での効率化を実現。

他にも、目で確認した場合に必ず起こってしまうヒューマンエラーが排除でき、職員の負担軽減に大きく貢献しています。

在庫管理の自動化には「BizRobo!」がおすすめ

在庫管理の自動化には「BizRobo!」がおすすめです。

「BizRobo!」であれば、在庫管理システムを使った業務だけではなく、Excelで在庫管理している場合でも問題なく自動化することが可能です。

また、「BizRobo!」は導入社数2,800社の実績があります。業界や企業規模を問わず幅広い範囲で利用されているRPAツールのため、企業様の状況に合わせたサポートが実施可能です。

充実の管理機能

「BizRobo!」はスケジュール実行機能が付属しているため、在庫管理のようにリアルタイムで在庫状況を確認した場合、簡単な設定をしておくだけで決まった時間に自動実行することが可能になります。

また、自動化ロボットや実行する担当者（ユーザー）が多くなった場合でも、一元管理が可能なため、シンプルに運用することができます。

そのため、管理の収拾がつかなくなり不要なコストが増加してしまうなどの心配はありません。

ノンITでも開発できる

「BizRobo!」はプログラム開発の知識がなくても、問題なく開発が可能です。あらかじめ業務を自動化するための操作パーツ（クリック、ファイルを開くなど）が準備されているため、それらを組み合わせていくことで業務の自動化が完成します。

複雑なコードを書く必要はないため、ITの知識が豊富ではない担当者でも開発が可能です。

さらに、簡単な業務であれば導入後すぐに自動化できるため、スピーディーに業務効率化の活動を開始することができます。

充実のサポート体制

導入時より専任のスタッフによりサポートさせていただき、企業様のお悩みに迅速に対応します。

また、さまざまな学習コンテンツも準備しているため、自社の運用や開発状況に合わせて確認いただくことが可能です。

他にも、国内で10年以上のRPAに携わってきた実績で得たノウハウを「BizRobo!ナレッジベース」として公開しています。シェアリングコミュニティとしてSNS形式のオンラインコミュニティやイベントを通じて、ユーザー同士のノウハウ交流も活発です。

まとめ

在庫管理業務は「売上の機会損失」を発生させないために、適切な在庫管理を実施する必要があります。しかし、在庫管理の多くは人力で行われているため、近年の慢性的な人手不足といった影響を受ける可能性が高く、今まで以上に業務効率化に取り組む必要があります。

そういった業務効率化に「BizRobo!」を導入することで、低コストかつ簡単に業務を効率化でき、大きな効果を期待できます。

そんなRPAツールに興味のある方は、ぜひ一度ご連絡ください。