【メール自動送信】活用シーンや具体的な手法、活用事例を徹底解説

作成、送信、返信などの日々繰り返されるメール業務は、多くの時間が必要になるため、本来注力すべき業務の妨げになることも。そのような業務に自動送信を活用すれば、業務効率化だけでなく、顧客満足度向上にもつながります。

本記事では、メール自動化のメリット、活用シーン、業務効率化の方法、具体的な手法などをわかりやすく解説します。また、RPAによるメール自動送信の活用事例も紹介。

メール業務の効率化にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

メール業務におけるよくある課題

ビジネスメール実態調査2022(※1)によると、1日の平均メール受信数は66.87通、1通のメール作成には平均6分5秒を費やしているという結果が出ています。

また、「メールの返信が遅れてしまうことがある」と回答した人は68.2%にものぼり、メール業務が多くのビジネスパーソンの負担になっていることがわかります。

これらの課題を解決し、業務効率を向上させるのがメール自動化です。

メール自動化がもたらすメリット

メール自動化は業務効率を向上させるだけでなく、さまざまなメリットをもたらします。

定型的なメール作成や送信にかかる時間を大幅に短縮し、人的ミスを防止することで、コストの削減が可能です。

従業員は単純作業から解放され、よりコアな業務に集中できるため、従業員満足度向上にも貢献します。

では、具体的にどのようなシーンでメール自動化を活用できるのでしょうか。

業務効率化を実現するメール自動送信の活用シーン

メール自動送信は、社内コミュニケーションの効率化から顧客対応業務の改善まで、幅広いシーンで業務効率化を実現します。

それでは、具体的な活用例を見ていきましょう。

社内コミュニケーションの効率化

メール自動送信は社内コミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進する上で大きな役割を果たします。

以下に、具体的な活用シーンを紹介します。

日報作成・送信の自動化

日報作成・送信の自動化は、多くの企業で共通する課題を解決します。

例えば、営業担当者なら、訪問件数や商談内容などの情報を自動で日報テンプレートに入力し、上司への送信まで自動化できます。

システムエンジニアであれば、作業時間や進捗状況をプロジェクト管理ツールから自動取得し、日報としてまとめることが可能です。

このように、メール自動化を活用することで、日報作成にかかる時間を大幅に削減し、本来の業務に集中できる環境を整えられます。

会議・イベント通知の自動配信

会議やイベントのたびに、参加者への連絡やリマインダーを手作業で送るのは、手間がかかりミスも発生しやすいものです。

例えば、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携して、会議やイベントの情報を自動的に抽出し、参加者への通知メールを自動配信できます。

参加者の出欠確認やリマインダー設定も自動化できるため、会議やイベントの準備にかかる時間を大幅に削減し、スムーズな運営を実現。

さらに、会議資料の添付やオンライン会議ツールのURLを自動挿入するなど、カスタマイズ次第でさまざまな業務効率化が可能です。

社内情報共有の効率化

社内には、ポータルサイトやチャットツールといった多くの情報発信源が存在します。これらの情報を従業員一人ひとりが確認するのは非効率です。

メール自動送信を活用すれば、これらの情報源からの更新情報を自動的に抽出し、従業員へ配信できます。

これにより、従業員は必要な情報を見落とすことなく、迅速な情報伝達が可能となり、迅速な対応や意思決定を促進します。

顧客対応業務の効率化と顧客満足度向上

メール自動送信は、顧客対応業務においても大きな効果を発揮します。

顧客とのコミュニケーションを円滑にし、満足度向上につながる具体的な活用シーンを見ていきましょう。

顧客への定期的な情報発信

顧客への定期的な情報発信は、顧客との良好な関係を維持し、エンゲージメントを高める上で重要です。

しかし、手作業での情報発信は、顧客リストの管理や配信作業に多くの時間と手間がかかり、顧客一人ひとりのニーズに合わせた情報提供も難しい場合があります。

メール自動送信を活用すれば、顧客セグメントに応じたターゲティングメールを自動配信できるため、顧客一人ひとりに最適化された情報をタイムリーに届けることが可能です。

さらに、誕生日や記念日など、特別なタイミングでのメール配信も自動化することで、顧客とのつながりを深められます。

お問い合わせ対応の迅速化

顧客からの問い合わせ対応は、顧客満足度に直結する重要な業務です。しかし、営業時間外や担当者不在の場合など、迅速な対応が難しいケースも少なくありません。

そのようなお問い合わせ対応でメール自動送信を活用すれば、よくある質問への回答を自動返信したり、問い合わせ内容に応じて担当者へ自動転送したりすることで、迅速な対応を実現できます。

また、受付完了通知や対応状況の自動連絡など、顧客への細やかなコミュニケーションも自動化することで、安心感を与えられるでしょう。

顧客フィードバックの効率的な収集

顧客の声を収集しサービス改善に活かすことは、顧客満足度向上に欠かせません。しかし、アンケートやレビュー依頼を手作業で行うのは、手間がかかり回答率も低くなりがちです。

メール自動送信を活用すれば、アンケートやレビュー依頼を自動送信し、回答を自動収集・分析できます。

これにより、顧客の声を効率的に収集し、商品開発やサービス改善に活かすことが可能です。

メール自動送信を実現する具体的な手法

メール自動送信を実現する方法はさまざまです。ここでは、代表的な4つの手法を紹介します。

メーラー標準機能による自動送信

OutlookやGmailなどのメーラーには、標準で自動送信機能が備わっています。

例えば、特定の人からのメールを受信した際に自動返信したり、特定のキーワードを含むメールを特定のフォルダに自動振り分けたりすることが可能です。

これらの機能は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できるため、初心者でも手軽にメール自動化を始められます。

ただし、自動化できる範囲は限定的で、複雑な条件分岐や処理には対応できません。そのため、より高度な自動化を求める場合は、他の手法を検討する必要があります。

プログラミング言語による自動化

PythonやVBAなどのプログラミング言語を用いることで、メーラー標準機能では実現できない複雑な条件分岐や処理を含む、柔軟性の高いメール自動送信が可能です。

例えば、特定の顧客リストから情報を抽出し、個別にメールを自動送信したり、Webサイトを定期的に巡回し、新着情報をまとめたレポートメールを自動作成・送信したりできます。

プログラミングの知識があれば、カスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせた最適な自動送信システムを構築することが可能です。

ただし、環境構築やメンテナンスに手間がかかる場合があるため、ある程度の技術力が必要になります。

Power Automateによる自動化

Power Automateは、Microsoftが提供する業務自動化ツールです。プログラミング知識がなくても、視覚的な操作で簡単に自動化フローを作成できます。

例えば、顧客からの問い合わせフォームへの回答に自動返信したり、新商品情報などを顧客リストへ一斉送信したりできます。

また、Microsoft 365製品との連携も容易なため、OutlookやSharePointなどと組み合わせて、より高度な自動化を実現することも可能です。

Power Automateは、プログラミングスキルがない方でも手軽にメール自動化を始めたい場合やMicrosoft 365製品を既に利用している企業にとって、有効な選択肢と言えるでしょう。

Power Automateの価格やできることについて詳しく知りたい方は、「Power Automateの価格・料金は？クラウド版でできることや魅力・導入時の注意点を解説」をご覧ください。

RPAツールによる自動化

RPAツールは、PC上の定型業務を自動化するソフトウェアです。メール自動送信だけでなく、Webサイトからの情報収集やExcel操作など、さまざまな業務を組み合わせた高度な自動化ができます。

例えば、顧客情報が記載されたExcelファイルを読み込み、個別の内容に合わせてメールを作成・送信したり、Webサイトから新着情報を収集し、自動でレポートメールを作成・送信したりできます。

RPAツールは、プログラミング不要で直感的な操作で自動化フローを作成できるため、幅広い業務に対応可能。メール自動送信だけでなく、他の業務も自動化したい場合や、より複雑な自動化を実現したい場合におすすめです。

RPAの概要やビジネスに与える影響について詳しく知りたい方はこちら

RPAによるメール自動送信の活用事例

RPAは、メール自動送信と他の業務を組み合わせることで、より複雑な業務プロセスを効率化できます。

具体的な活用事例を見ていきましょう。

役員のスケジュールを確認し、会議や出張用の資料を作成する業務

某企業の総務部門では、役員のスケジュール管理や会議・出張の準備などを担当しています。

役員のスケジュールは頻繁に変更されるため、会議や出張の準備に必要な資料作成が煩雑で、担当者の大きな負担となっていました。また、複数資料への情報転記は手作業で行っていたため、入力ミスや情報漏れのリスクも懸念されていました。

RPAを導入し、役員のスケジュールを自動的に確認し、会議や出張に必要な情報を収集するようにしました。さらに、収集した情報に基づいて必要な資料に転記し、役員や関係者へメールで共有するよう自動化しました。

RPA導入により、年間340時間もの余剰時間を創出。資料作成がミスなく迅速に行えるようになり、役員と担当者の不要な連絡も激減しました。

各拠点に向けてトラックが出発した時刻を集計する業務

全国に複数の拠点を持ち、毎日3,000便以上のトラックを運行する某企業の経理・事務部門では、各拠点から届くトラック出発時刻の情報を集計し、報告書を作成する業務を担当しています。

毎日3,000便以上のトラック出発時刻を手作業で集計するのは、膨大な時間と手間がかかり、担当者の大きな負担となっていました。また、集計作業に時間がかかるため、出発遅延の原因分析など、本来行うべき業務に十分な時間を割くことができませんでした。

RPAを導入し、各拠点のシステムからトラック出発時刻の情報を自動的に収集・集計。さらに、集計結果をまとめた報告書を自動作成し、上司へメールで送信するよう自動化しました。

RPA導入により、全社で50体以上のロボットを導入し、毎月360時間もの余剰時間を創出。締め切り時刻前に急いで作業する必要がなくなり、担当者は時間に追われることなく、本来の業務に集中できるようになりました。

社員の勤怠時間や業務日誌を確認する業務

某企業の人事部門では、社員の勤怠管理や給与計算などを担当しています。

勤怠管理システム、残業申請時間、業務日誌など、複数のシステムや情報を照合して確認する必要があり、担当者の業務負荷が高くなっていました。また、入力ミスがあった場合は、社員に個別に連絡する必要があり、時間を圧迫していました。

RPAを導入し、勤怠管理システム、残業申請、業務日誌の情報を自動的に収集・照合。入力ミスが検出された場合は、該当社員に自動的に通知メールを送信するよう設定しました。

RPA導入により、年間60時間もの余剰時間を創出。業務の正確性が格段に向上し、不要なメールや電話のやり取りも減少しました。また、プレミアムフライデー導入などによる業務時間の変更にも、ロボットの微調整で柔軟に対応できるようになりました。

RPAが実現する業務効率化

RPAは、これまで人間が行っていた定型業務を自動化することで、業務効率を飛躍的に向上させます。

ここでは、具体的な業務効率化の例を紹介します。

Excel作業の自動化でヒューマンエラーを削減

Excelはデータ分析や資料作成に欠かせないツールですが、手作業でのデータ入力や計算、転記は、入力ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーを招きやすいものです。

このようなミスは、業務遅延や顧客への誤った情報提供といった問題を引き起こす可能性があります。RPAを活用すれば、これらのExcel作業を自動化し、ヒューマンエラーを大幅に削減することが可能です。

RPAは、正確かつ高速にデータを処理するため、業務の効率化と品質向上に大きく貢献します。

口コミや評価などの情報収集を効率化

WebサイトやSNSに散在する口コミや評価などの情報を収集・分析することは、市場動向を把握し、顧客ニーズを理解する上で重要ですが、手作業での収集は時間と手間がかかります。

RPAを活用すれば、特定のキーワードでWebサイトやSNSを自動巡回し、関連情報の情報収集が可能です。収集した情報を自動的に分類・整理し、レポートを作成することもできます。

これにより、担当者は情報収集にかかる時間を大幅に削減し、分析や戦略立案といったよりコアな業務に集中できます。

システムへの登録作業を自動化

顧客情報や受注情報などを、複数のシステムに手入力する作業は、入力ミスや情報漏洩のリスクに加え、従業員の大きな負担となります。

RPAを活用すれば、Webフォームへの入力やシステム間のデータ連携などを自動化することが可能です。入力作業にかかる時間を大幅に短縮し、入力ミスや情報漏洩のリスクを低減します。

メールなどの業務効率化を実現するBizRobo!

「BizRobo!」は、メール業務をはじめとするさまざまな定型業務を自動化し、業務効率化を実現するRPAツールです。

ここでは、BizRobo!が選ばれる理由を3つのポイントから解説します。

低コストで費用対効果を実現

BizRobo!は、メール自動送信をはじめとする業務自動化を低コストで実現します。開発から実行まで必要な機能をオールインワンで提供し、複雑な価格体系や追加コストの心配はありません。

1ライセンスでロボットを無制限に作成できるため、自動化を進めるほど費用対効果が高まります。

メール業務の自動化を検討しているが、コストが心配な企業もBizRobo!なら安心して導入できます。

1ライセンスでインストール無制限

BizRobo!は、1ライセンスで複数のPCにインストールして利用できます。ロボットの作成や実行数に制限がないため、メール自動送信をはじめ、さまざまな業務の自動化を、従業員数に関わらず自由に展開できます。

例えば、営業担当者一人ひとりが、顧客へのフォローアップメール送信を個別に自動化したり、各部署が独自の業務効率化のためのロボットを作成・実行したりすることも可能です。

これにより、全社的な業務効率化を、コストを抑えながら推進できます。

充実したサポート体制

BizRobo!は、メール自動送信の自動化を成功に導くための充実したサポート体制を提供。専任の担当者が、導入から運用、活用拡大まで、お客様のRPA活用を継続的に支援します。

10年以上にわたる開発・運用実績に基づくノウハウや豊富な導入事例から得られた知見を共有することで、お客様の課題解決をサポートします。

メール自動送信の導入・運用にお悩みの方も、BizRobo!の充実したサポート体制があれば安心です。

まとめ

本記事では、メール自動化のメリット、活用シーン、具体的な手法、そしてRPAツールの活用事例を紹介しました。メール自動化は業務効率化、顧客満足度向上に大きく貢献します。

BizRobo!は、低コストかつ簡単にメール自動化を実現できるRPAツールで、充実したサポート体制も魅力の一つです。

メール業務の効率化にお悩みの方は、ぜひ本記事を参考に、自動化ツールの導入を検討してみてください。

【参考】

※1 ビジネスメール実態調査2022