総務の業務効率化を徹底解説｜時間とコストを削減する具体的な方法と事例を紹介

多くの総務担当者は、人手不足による業務増加や属人化、広範囲な管理業務など、さまざまな課題に直面しています。

総務業務の効率化を図ることで、本来注力すべきコア業務に専念することが可能です。

本記事では、総務業務の課題と現状、重要性、業務量を削減する方法、業務効率化の具体的な流れについて詳しく解説します。

RPAツール導入で業務効率化を実現した事例3選も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

総務業務の課題と現状

総務部門は、企業の運営において重要な役割を担っています。しかし、近年は多くの企業で総務部門の課題が顕在化しています。

引用：「総務部門の課題に関する調査」(※1)

「Manegy」の調査によると、総務部門で最も大きな課題と感じているのは「業務の効率化・時間短縮」で48.5%、「人手不足の解消」が37.4%、「属人化の解消」が34%となっています。

ここでは、総務部門の主な課題である業務量、人手不足、属人化などの課題について、詳しく解説します。

業務範囲が広く管理と実行に追われる

企業によってさまざまですが、総務部門の業務内容は機器・備品管理、施設管理、文書管理、社内行事の企画・運営、来客・電話対応など幅広くなっています。

業務範囲が広く管理と実行に追われる状況において、本来の業務に集中できず生産性が低下してしまうことや業務量の多さからケアレスミスが多くなってしまう課題を抱えています。

人手不足による業務量の増加

近年、少子高齢化や働き方改革の影響を受け、多くの企業で総務部門の人材不足が深刻化しています。特に中小企業においては、人材確保がより難しい状況です。

自社が働き方改革におけるリモートワークの推進やDXによる業務の効率化を積極的に進めていない場合、優秀な人材の獲得や定着が困難となり、離職者の増加を招くことも。

採用が滞り、離職者が増える状況は、社員の業務負担を増加させ、モチベーション低下やさらなる離職につながる悪循環を生み出す可能性を抱えています。

業務ごとに担当がいるため属人化しやすい

総務業務は幅広く、企業により人事、法務、経理、福利厚生、広報など業務内容が異なります。各担当者の専門知識や経験が求められるケースもあるでしょう。

属人化しやすい背景には、業務内容や手順を記したマニュアルがない、または古いため、担当者の経験に依存する傾向があります。

また、業務量が多く、担当者間のコミュニケーションが十分に取れないため、情報共有が不足し、属人化が進む課題を抱えています。

総務部の業務効率化をする重要性

総務部の業務効率化を推進することで、各担当者の時間に余裕が生まれ、コア業務に集中できます。

また、従来必要だった人材の確保が可能になり、人材不足問題の解消とコスト削減を同時に実現できます。

そのため、総務部の業務効率化は、単に業務の効率化にとどまらず、コア業務への集中、人材不足の解消、コスト削減、など、企業全体にメリットをもたらすのです。

総務の業務量を削減する方法

総務部の業務量を効果的に削減するための具体的な方法を4つ詳説します。

定型業務の自動化

RPAツールなどの定型業務自動化ツールを導入することで、業務時間短縮、効率化、ケアレスミス削減を実現し、総務部門の業務量を削減することが可能です。

具体的には、社員情報や給与情報の入力、請求書や発注書の作成、売上や経費データの分析などを自動化することで処理時間の短縮ができます。

定型業務自動化は、業務効率化とミスの削減を実現し、総務部門の負担軽減に大きく貢献します。

マニュアルの作成と共有

マニュアルの作成と共有により、業務効率化と人材育成を実現することが可能です。

マニュアルにより業務手順を標準化することで、担当者間での情報共有が容易に行えます。また、属人化を防ぎ、新しい担当者でも迅速に業務を習得できます。

マニュアルを活用することで、担当者は業務の専門知識やスキルを習得し、業務スキルを向上させることが可能です。

したがって、マニュアルの作成と共有は、総務部の業務の効率化と人材育成に寄与します。

業務プロセスの見直しと改善

業務プロセスの見直しと改善は、総務部の業務量を効果的に削減し、効率化と品質向上を実現するための重要な取り組みです。

業務プロセスの見直しを通じて非効率な部分を特定し、無駄な作業を削減することで、より効率的な業務プロセスを構築できます。

業務プロセスを見直す際は、業務フロー図を作成し、現状のプロセスを可視化します。各工程の必要性を精査し、不要な工程があれば削除しましょう。

アウトソーシングの活用

総務部の業務量を削減するための有効な方法の一つが、アウトソーシングの活用です。アウトソーシングとは、専門性の高い業務や時間、人員が足りない業務を外注業者に委託することです。

専門性が高い業務や、内部のリソースでは対応が困難な業務を外部の専門企業に委託することで、内部リソースの不足を補い、業務の質と速度を向上させることができます。

そのため、アウトソーシングすることで、総務担当者は専門知識を習得する必要がなく、本来の業務に集中できます。

すぐに導入できる総務部の業務効率化ツール

すぐに導入できるおすすめの業務効率化ツールとして、RPAツール、タスク管理ツール、コミュニケーションツールの3つを紹介します。

それぞれのツールの特徴やメリットについて詳しく解説します。

RPAツール

パソコンの操作を自動化するRPA（Robotic Process Automation）を導入することで、総務業務の効率化を推進することが可能です。

事務処理やデータ入力など、単純で定型的な業務を自動化することで、担当者の負担の軽減や人為的なミスの削減、業務の精度向上が実現します。

例えば、従業員の入退社に伴うデータ入力、給与計算、休暇管理などの日常業務をRPAツールで自動化することにより、これらの作業にかかる時間を削減することが可能です。

また、自動化により、入力ミスが減少し、全体の業務品質の向上にも期待できます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを活用することで、総務部門の業務効率を向上させ、チームワーク強化、業務の可視化、情報共有の促進を実現することが可能です。

また、タスクの割り振り、進捗管理、期限管理などが効率的に行えるようになり、業務の透明性が高まります。

具体的には、プロジェクトの期限や各タスクの優先順位が明確に表示されることで、チームメンバーは重要なタスクに集中し、期限内に成果を出しやすくなります。

さらに、ツールにより、未完了や遅延が発生しているタスクがわかり、迅速な対応が可能になるため、プロジェクト全体の遅延を防ぐことが可能です。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、総務部門の円滑なコミュニケーションと業務効率化に欠かせません。

メール、チャット、ビデオ会議などのツールを使用することで、スピード感のある情報共有が可能です。

ツールにより、遠隔地にいるチームメンバー間でも瞬時に情報交換ができるようになり、時間や場所の制約を超えて効果的に業務を進められます。

したがって、コミュニケーションツールの導入は、総務部の業務のスピードと精度を向上させ、チーム全体の生産性を高めるための効果的な手段となります。

総務の業務効率化をする具体的な流れ

業務効率化を成功させるためには、体系的なアプローチが重要です。以下では、総務業務効率化を実現するための5つのステップについて、詳しく解説します。

ステップ1：現状分析と課題の特定

総務部門の業務内容を全面的に評価し、業務プロセスの効率性と有効性を把握するための現状分析を行います。目的は、業務の全体像を理解し、非効率な業務や問題点を明らかにすることです。

具体的には、総務部門が担当する全ての業務をリストアップし、各業務の目的、実行頻度、担当者、所要時間などを詳細に書き出します。

次に、各業務のプロセスをフローチャートや図解で整理し、業務がどのように連携しているか、どこにボトルネックや冗長性が存在するかを視覚的に把握します。

最後に、可視化した業務フローから時間がかかっているプロセス、エラーが発生しやすいポイント、重複している作業などの問題点を洗い出しましょう。

ステップ2：改善策の検討

課題解決に向けた具体的な解決策を検討します。さまざまな解決策を検討し、それぞれのメリットとデメリットを比較検討することで、自社の状況に合った最適な解決策を選択することが重要です。

具体的には、現状分析から得られた課題の原因に基づき、複数の解決策を提案します。例えば、業務自動化のためのRPAツール導入、アウトソーシング、プロセスの再設計などが挙げられます。

さらに、各解決策の効果と潜在的なリスクを評価し、メリットとデメリットを明確にしましょう。例えば、RPA導入には初期投資が必要ですが、長期的には人件費削減とミスの減少が期待できるなどです。

自社の状況、予算、期待される効果などを考慮して、最も効果的な改善策を選択します。

ステップ3：実行計画の作成

選定した解決策を基に具体的な導入計画を作成します。スケジュール、予算計画、担当者の割り当てなどの実行に必要な詳細事項を洗い出しましょう。

主要なマイルストーンやプロジェクトの完了予定日を設定し、必要投資額を算出します。さらに、各タスクごとに責任者を明確にし、チームメンバーの役割と責任を具体化しましょう。

ステップ4：実行

実行の際には、プロジェクトの進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて計画を修正することが重要です。

ガントチャートツールを活用すると、進捗状況を視覚的に把握しやすくなり、管理が容易になります。

進捗に問題が発生した場合は、迅速に原因を特定し、対策を講じる必要があります。問題解決のための追加ミーティングや関連部署との連携を強化することも考慮しましょう。

また、状況に応じて柔軟にリソースを再配分し、プロジェクトの優先順位を調整することが効果的です。

ステップ5：定期的な見直し

定期的に見直しを行うことで、新たな課題やニーズに柔軟に対応し、より効果的な業務効率化を実現することが可能です。

具体的には、導入した改善策の効果を定期的に評価し、新たな課題の有無を確認します。導入前と導入後の業務時間、処理件数、コストを比較分析して、改善効果を定量的に評価しましょう。

また、従業員満足度調査や業務改善アンケートを実施し、定性的な評価を実施することも重要です。

新たな課題が発見された場合は、優先度を他の課題や予算と照らし合わせて対応しましょう。

RPAツール導入で業務効率化を実現した事例3選

ここからは、総務部門の業務効率化をRPAツールの導入で実現した3つの具体的な成功事例を紹介します。

職員の超過勤務時間集計を自動化

従来、職員の超過勤務時間を集計する業務は、担当者が手作業で勤怠管理対象の名簿をリストアップし、システムから勤怠状況を参照して、超過勤務がある職員の勤務データをExcelに転記するというプロセスで行っていました。

手作業による集計は、データ確認に多大な時間を要する課題を抱えていました。

課題に対処するために、職員の超過勤務時間の集計業務にRPAを導入。RPAツールにて、名簿のリストアップ、システムからのデータ参照、Excelへのデータ転記という一連の作業を自動で行うよう設定しました。

RPAの導入により、月間50時間の業務時間を削減することに成功しました。

福利厚生利用者の確認業務の自動化

会社は従業員に複数の福利厚生メニューを提供しており、これらの利用状況を確認して従業員の満足度を測定したいと考えていました。しかし、利用者のデータ集計に手が回らず、この分析作業が後回しにされていました。

従業員向け福利厚生プログラムの利用データ集計を自動化するため、RPAを導入。これにより、福利厚生管理システムから月次でデータをCSVでダウンロードし、利活用度とコストを自動計算することが可能になりました。

結果、従業員の満足度向上が可視化され、より効果的な福利厚生の改善と提供が実現しました。

社員の残業時間の部署別集計と保存の自動化

各社員が自ら勤怠管理システムへ時間を入力後、担当者がデータを抽出し、並び替え・整理するなどのフローが25手順以上もあり、煩雑な業務となっていました。

一連の作業は時間がかかるだけでなく、担当者に大きなプレッシャーを与えており、ミスのリスクと効率の低下が問題となっていました。

そこで、約20の部署ごとに勤怠データをメールで送信する作業も含めた全工程を自動化するRPAを導入。

自動化により、業務効率が大幅に向上し、担当者のミスに対するプレッシャーが軽減されました。

RPAの導入事例について詳しく知りたい方は、「【2024年】人事（総務）のRPA導入事例集！効果的に活用するポイントとは」にて解説しているため、あわせてご覧ください。

総務部の業務効率化ならBizRobo!

BizRobo!は、総務部の業務効率化をサポートするRPAツールです。導入コストを抑えながら、成果を実現できるBizRobo!の3つの魅力を紹介します。

低コストで費用対効果を実現

BizRobo!はオールインワン価格体系で予期せぬコスト増加を避け、開発と実行環境を含めた透明性のある料金設定を提供しています。

小規模からのスタートが可能で、高機能を保ちながら初期コストを抑えることが可能です。

また、1つのライセンスで無制限にロボットを作成でき、大規模運用ほどコストメリットが大きくなるため、ビジネスの拡大に伴い経済的にも利益を感じられます。

無制限にインストール可能

BizRobo!は、無制限のインストールとロボット作成が可能で、全社員が利用できる開発環境を提供します。

一元管理により、統制されたプロジェクト進行が可能で、リモートワークにも対応。ブラウザからはいつでもどこからでもロボットを実行でき、担当者の負担軽減に期待ができます。

さらに、独自の機械学習機能により、他のRPAツールで問題となる不安定なプロセスも安定して稼働するため、自動化の幅が広がります。

充実したサポート体制

BizRobo!は専任の支援体制を構築しており、導入から活用拡大までを全面的にサポートします。

オープン株式会社は、日本におけるRPAの先駆者として10年以上の開発・運用実績を持ち、豊富なノウハウをポータルサイトで公開しています。

さらに、充実したサポート体制により、ユーザーの開発・運用フェーズの躓きポイントを事前に回避するためのナレッジ提供が可能です。

まとめ

総務担当者は人手不足による業務増加や属人化、広範囲な管理業務など、多くの課題に直面しています。

RPAを導入し、総務業務の効率化を図ることで、本来注力すべきコア業務に専念することが可能です。

BizRobo!を活用すれば、これらの課題を効率的に解決し、総務部門の生産性を向上させることができます。

総務の業務効率化を検討している方は、ぜひBizRobo!をご利用ください。

【参考】
※1 総務部門の課題に関する調査