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Industry applications業務適用事例

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業種

メーカー

出荷状況のお問い合わせ対応業務

業種メーカー

担当部署リテール部門

選定理由

・出荷状況の問い合わせ対応が毎日5~10件あり、その都度業務が止まり作業者の負担が大きい
・問い合わせごとに物流部門に確認する必要があり、対応にかかる工数が増大していた
・問い合わせを行うのは主に得意の取引先のため、丁寧に対応する必要があった

1. 得意先から出荷状況の確認メールまたは電話を受領し確認
2. 物流部門に出荷状況を問い合わせる
3. 出荷状況を確認
4. 出荷状況を得意先で電話にて連絡
1. 物流部門にて送り状を発行、その際問い合わせ番号をロボットが得意先にメール送付
2. 問い合わせ番号をメールにて受領、問い合わせ対象をリスト化
3. ロボットが社内システムにて問い合わせ番号を参照し、発送状況を取得
4. 取得した発送状況を得意先にメールにて連絡

効果

・問い合わせ対応にかかる工数が大幅に削減され、うんざりする業務から解放された
・ロボット導入にあわせて、既存の業務のやり方を変えるBPRも実施できた
・ロボット導入により、自社内での業務効率化につながったのに加え、得意先の満足度も向上

受注データを自社システムへ取り込み、納品書を出力する業務

業種メーカー

担当部署生産管理部

選定理由

・ヒューマンエラーが発生した際に、製品の納入遅れにつながる事態が発生していた
・同様な業務へ水平展開できることを念頭に、ロボット化を目指した

1. 担当者は顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. ダウンロードしたデータと自社システムのデータから、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
1. ロボットは顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. データを抽出・転記し、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付

効果

・1部署のみで年間200時間の余剰時間を創出、今後全社へ展開する予定
・業務プロセスを見直し、ムダな業務フローを省くとともに、業務の標準化も促進
・業務担当者のストレスを大幅に軽減

社用車のドライブレコーダーの運行データをダウンロード・整理する業務

業種メーカー

担当部署IT部

選定理由

・1,000台以上の社用車があり、各々の運転者が各週に時間を見つけてドライブデータをダウンロードしていた
・1,000台以上のデータを1つにまとめる必要があるため、非常に時間がかかっていた

1. 各々の運転者はドライブレコーダーのデータをダウンロード
2. 運転者はダウンロードしたデータと業務記録を社内のシステムに登録
3. 事務担当者はシステムのデータを集計し、部署や場所ごとに整理してまとめた報告書を作成
1. ドライブレコーダーのデータが1つのサーバーに保管
2. ロボットはサーバーから全てのデータをダウンロード
3. ダウンロードしたデータを部署や場所ごとに整理し、報告書を作成
4. 担当者は確認

効果

・年間1万4,000時間相当の余剰時間を創出
・もともと1,000人の運転者が行っていた作業を、1台のロボットで代行可能
・業務を全てBizRobo!が代行し、運転者と事務担当者はルーティンワークから解放

ハウスメーカーからの修理を受付する業務

選定理由

・繁忙期と閑散期の受付数の差が2倍程度あり、時期によっては大幅に顧客への連絡が遅れていた
・FAXやWEB申し込みの転記作業に時間がかかり、対応スピードが鈍化し顧客満足度が低下していた
・顧客ごとに申込みのシステムが違うため、電子データであっても人がデータを転記する必要があった

1. 顧客(ハウスメーカー)から修理の依頼が届く
※FAXの申し込みが80%、WEB申し込みが20%。
2. 担当者はサポート管理システムに申し込み内容を手入力・転記
3. 転記内容をもとに申し込み内容を各支社にメールで送信
4. 顧客に、申し込みを受け取った旨をメールまたは電話で連絡
1. 顧客(ハウスメーカー)から修理の依頼が届く
2. FAXの内容はOCRを用いて電子データに変換
3. ロボットは電子化された申し込み内容をサポート管理システムに転記
4. 電子化データの住所を判断し、各支社にメールを送信
5. 顧客に、申し込みを受け取った旨をメール送信

効果

・繁忙期に修理手配が遅くなることに不満があったが、受付スピードの向上により満足度が向上
・担当者は緊急性かつ柔軟性の必要な電話対応に多くの時間を使うことが可能となった

請求書の内容を経費として登録・印刷する業務

業種メーカー

担当部署IT企画部

選定理由

・本来ならば項目を詳しく分けて経費登録を行いたいが、項目が多くなると人手では対応できないため、大まかな「外注費」「雑費」などの名前で登録していた
・このような状況だと明細登録を見ても内容が何も分からず、コスト分析業務が全く行えない

1. 担当者はメールに添付された請求書を受領。
2. 請求書のデータをExcelに転記し、加工(行の入れ替えなど)
3. 請求書データの項目をまとめ、SAPに伝票として登録。
4. 請求書のデータとSAPに登録された伝票を突合し、ミスがないか確認し、伝票を印刷
1. 担当者はメールに添付された請求書を受領。
2. 請求書のデータをExcelに転記し、加工(行の入れ替えなど)
3. 請求書データの項目をまとめ、SAPに伝票として登録。
4. 請求書のデータとSAPに登録された伝票を突合し、ミスがないか確認し、伝票を印刷

効果

・業務時間が40時間から2時間に
・ロボットが代行することにより、項目数が膨大でも短時間で業務を遂行できるようになった
・明細登録の項目をより詳細に作成でき、詳細な伝票内容に基づいたコスト分析も行えるようになった

通信費請求書を社内システムに登録・伝票として印刷する業務

業種メーカー

担当部署IT企画部

選定理由

・人間が入力内容を肉眼で確認するために、一度請求書を全てコピーする必要があったが、これに時間がかかりかつ紙資源もムダとなっていた。
・書類をデータ化する部分と、データを転記・修正する部分両方に時間がかかっており、OCRとBizRobo!の融合が適していると判断した。

1. 担当者は請求書を紙媒体で受領
2. 請求書をコピー機で複製
3. 請求書の内容を伝票としてSAPに登録
4. コピーした請求書とSAPの伝票の内容を肉眼で見比べる
5. 伝票を印刷
1. 担当者は請求書を紙媒体で受領
2. OCRにより請求書の内容をcsvとしてデータ化
3. ロボットは請求書データをSAPに伝票として登録
4. csv化した請求書とSAPの伝票データを突合し、不一致部分があれば担当者にアラートを送信

効果

・1件あたりの登録作業スピードが13倍になった
・業務全体の処理時間を22時間から2時間に
・OCRとBizRobo!を組み合わせることで、紙媒体に関わる業務でも一気通貫でロボットが代行可能

倉庫の在庫を編集する業務

業種メーカー

担当部署在庫管理部

選定理由

・毎日決まったタイミングで行うルーティンワークのため、スケジュール管理が可能なBizRobo!で業務を代行することが適していると判断
・時期によって業務量が変化するため、担当者の作業量も大きく変化し、この業務に束縛される時間を一定に保つためにもロボットによる代行を実施

1. 担当者はSAPから3つのExcelファイルをダウンロード
2. Excelファイルの内容を社内データベースに取り込む
3. データベースの「作業負荷ステータス」をもとに在庫不足か判断
4. 在庫不足の場合、データベースに不足であるという情報を更新
5. 在庫不足の部分について、SAPから情報を削除
1. ロボットはSAPから3つのExcelファイルをダウンロード
2. Excelファイルの内容を社内データベースに取り込む
3. データベースの「作業負荷ステータス」をもとに在庫不足か判断
4. 在庫不足の場合、データベースに不足であるという情報を更新
5. 在庫不足の部分について、SAPから情報を削除

効果

・在庫が状況を自動的に確認することができるようになった
・普段は定期的に稼働するようにしておいて、時期によっては稼働回数を任意で増やせる

過重労働の可能性がある社員の上司にメールを通知する業務

業種メーカー

担当部署総務部

選定理由

・社内において勤怠管理が厳しくなったため出来た新しい業務だが、忙しくあまり手が付けられていない
・ルールベースかつスケジュールが完全に定まっている(金曜日に1回行う)業務のため、RPAに任せやすいと判断した

1. 担当者は勤怠システムからデータをダウンロード
2. 各従業員の労働時間を確認し、過重労働の可能性を判断
3. 過重労働の可能性がある従業員のデータを課ごとに取りまとめる
4. 取りまとめた課ごとのデータを、各課の上司にメール送信
1. ロボットは勤怠システムからデータをダウンロード
2. 各従業員の労働時間を確認し、過重労働の可能性を判断
3. 過重労働の可能性がある従業員のデータを課ごとに取りまとめる
4. 各課ごとの従業員の労働時間をグラフにまとめる
5. 取りまとめた課ごとのデータとグラフを、各課の上司にメール送信

効果

・これまで担当者が忙しく定期的に行えていなかったが、ロボットに代行させることで、必ず週1回業務を遂行できるようになった
・従来はまとめてデータを送付するだけだったが、従業員のデータをグラフにしたものも添付するようになったため、上司は部下の労働状況を一目で把握できるようになった

RPAの開発状況を週ごとに集計し、メールで通知する業務

業種メーカー

担当部署RPA推進部

選定理由

・RPAを社内全体に展開していくなかで必要となった業務
・他のプロジェクト管理にも応用が可能なため、プロジェクト管理ロボットの第一号として作成した

1. 各ロボットの開発者が、ロボットの開発状況を手入力
2. 担当者はデータを確認し、部門全体のための資料を作成
3. まとめたデータを関係者に一斉送信
1. 各ロボットの開発者が、ロボットの開発状況を手入力
2. ロボットはデータを確認し、部門全体に共有するための資料を作成
3. まとめたデータを関係者に一斉送信

効果

・週報をもとにRPA推進やロボット開発の状況を議論することが可能となった
・定例会議で情報共有の時間が短くなり、次のアクションプランを考える時間を増やすことが可能となった
・他のプロジェクト管理にも同様のロボットを導入できた

製品品質情報の管理業務

業種メーカー

担当部署品質管理部

選定理由

・品質が落ちてはならない
・納品時期が決まっている中で品質管理担当者が必ずチェックし、品質担保のうえ納品する必要がある
・担当者の数は増やせない中で業務量は一時的に大きくなるためRPAを導入して負担を減らしたい

1. 現場担当者が製品品質情報システムに対して成果物の品質を入力
2. 品質管理担当者がシステムからデータを抽出
3. 品質管理すべき対象データとシステム内のデータを照合
4. 抽出した結果の中から、品質をクリアしていないデータ(製品)をピックアップ
5. 不適合なものをエクセル報告書としてまとめ、他部署に報告書を送付
1. 現場担当者が製品品質情報システムに対して成果物の品質を入力
2. ロボットがシステムからデータを抽出
3. 品質管理すべき対象データとシステム内のデータを照合
4. 抽出した結果から、品質をクリアしていないデータをピックアップ
5. 不適合なものをエクセル報告書としてまとめ、他部署に報告書を送付

効果

・作業に関わる工数削減
・品質向上に向けた新規施策提案・実現に注力でき、不適合製品の減少につながった
・データを簡単に可視化できるようになった