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職員が申請した通勤手当の認定業務

業種官公庁・自治体

担当部署財務課

選定理由

・職員が申請した通勤手当の金額が妥当かどうか、路線情報サイトを検索して確認する業務
・一件あたり20分時間がかかっており、かつ2000件ほどの量があるため、業務量が膨大だった

1. 各職員は住所・最寄り駅・通勤手当の金額を申請
2. 担当者は職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請内容が適切な通勤手当と乖離している場合、職員に連絡
1. 各職員は住所・最寄り駅・通勤手当の金額を申請
2. ロボットは職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請された通勤手当が妥当かどうか判断
5. 担当者は申請内容が妥当でない場合、職員に連絡

効果

・1件あたりにかかる時間が20分から7分に短縮
・職員は一部だけを確認すればよく、業務負荷が大きく軽減
・サーバー実行できるため、この業務と並行して別の業務を行えたり、夜間や休日にロボットを稼働することで、担当者の業務時間を圧迫することなく導入できた

公共料金の支払い事務

業種官公庁・自治体

担当部署財務課

選定理由

・公共料金には「早収料金制度」があり、期限内に支払いができないと料金が高くなってしまうため、すばやく伝票を作成しなければならないが、人力では多くの時間がかかっていた
・上記の点が担当職員にとって精神的なストレスとなっており、解消したいとの要望が大きかった

1. 担当者は市内の全ての部署から公共料金情報を収集
2. 財務会計システムにログイン
3. システム上に情報を手入力
1. 担当者は市内の全ての部署から公共料金情報を収集
2. 引き落とし情報のファイルをロボット専用のファイルに格納
3. ロボットはファイルを読み込み、財務会計システムにログイン
4. 財務会計システムに情報を入力

効果

・業務時間は年間100時間から50時間に変化し、50時間の余剰時間を創出
・「期日を気にする必要がなくなった」と、現場担当者からは定性的な評価を得た
・担当者の作業はエラーの確認のみとなった