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インターネット受付情報印刷業務

選定理由

・毎年3月,4月に業務量が一時的に増大し、残業して業務を行っていた
・完全にルーティンワークのため業務に対する職員のモチベーションが下がっていた
・申し込み資料は紙媒体で保管する必要があるが、紙媒体だと紛失の恐れがあるため、システム内でも一定期間保管する必要があった

1. 住民は水道・ガスの申込情報をデータで送付
2. 担当者はデータを紙媒体に印刷、申込件数を集計
3. 手続き終了後、一定期間申込データを保管した後に、申込データを削除
4. 担当者は関係者に対し、水道・ガス申込情報をメールで通知
1. 住民は水道・ガスの申込情報をデータで送付
2. ロボットはデータを紙媒体に印刷、申込件数を集計
3. 手続き終了後、申込データをPDFとして保存した後にデータを削除
4. ロボットは関係者に対し、水道・ガス申込情報をメールで通知

効果

・他2業務と合計して、年間約500時間の余剰時間を創出
・データを自動でPDFとして保存する機能を加えることで、業務プロセスがより効率的になった
・申込情報を漏れなく正確に管理することが可能となった
・職員のモチベーション向上に貢献した