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時間外勤務を手入力する業務

選定理由

・複数課でそれぞれの担当者が入力業務を行うため、メールでの通知タイミングがバラバラになったり、メールのフォーマットが統一されていないという問題があった
・時間外勤務命令はできるだけ早く職員に通知したいが、担当者が忙しく業務が行えない場合は、その通知が遅くなる場合があった

1. 管理担当者が時間外勤務命令簿に各職員への命令を入力
2. 各課の担当者が名簿を読み込み、その内容を勤怠管理システムに手入力
3. 各課の担当者は時間外勤務命令が出ている職員に対し、時間外勤務の日時をメールで送付
1. 管理担当者が時間外勤務命令簿に各職員への命令を入力
2. ロボットがすべての課の時間外勤務命令簿を一斉に読み込み、勤怠管理システムにその内容を転記
3. 時間外勤務命令があるすべての職員に対し、時間外勤務の日時をメールで一斉送付

効果

・他2業務と合計して、年間約500時間の余剰時間を創出
・RPA導入前はメール通知のタイミングがバラバラで、場合によっては遅れることもあったが、ロボット導入後は一両日中に必ず該当者全員に通知メールが届くようになった
・人が手作業で行う場合と比べて、入力ミスや登録漏れを防ぐことが可能となった