保険料の清算報告書を精査し、所定の金額を清算する業務
選定理由
1. 営業課または支社は清算状況を調査し、報告書を本社経理部へ送付
2. 経理部の担当者は報告書を確認
3. 所定の金額を消込
2. 経理部の担当者は報告書を確認
3. 所定の金額を消込
2. 営業課又は支社はロボットが対応できない請求対象を調査、報告書を本社経理部に送付
3. 報告書を確認、確認できない例外は経理部担当者が処理
4. 所定の金額を消込
効果
・ごく一部の例外以外は全てロボットが代行し、4万時間分の余力を創出
・ロボット導入以前は報告書が紙であったが、フローを再整備しエクセル形式に変更
・ロボットをきっかけとしたBPRの取り組みにもつながった
システムからデータ抽出し、予算超過部署にメール送信する業務
選定理由
・前期の決算で予算超過が発生し、その対応を経営層から求められていた
・その過程において、予算超過のプロセスおよび管理体制の可視化が必須だった
・可視化は強く求められていた一方で、膨大な業務量になることが予測されたため、ロボット化をするに至った
2. 上記2種類のデータから、予決算一覧表を作成
3. 予決算を計算し、予算超過をチェック
4. 予算超過した部署にのみ対象データをメール送付
5. ファイルを上書き保存し、動作完了の知らせを担当者に送付
効果
・月40時間かかっていた業務時間が1時間となり、担当者の負担を軽減
・予算管理の適正化、効率化
・本来であればシステム改修を実施し予算超過対策を実施する予定であったが、ロボット化によりシステム投資予算の削減につながった
合計残高試算をチェックする業務
選定理由
・毎月末に複数にわたるシステムから製品データと補修部品販売データを抽出し合計残高試算表を作成する業務であった
・月末にシステムからのダウンロード処理が集中し、待機時間が長く拘束時間が長かった
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
効果
・ロボットが業務を全て代行し、年間100時間の余剰時間を創出
・データの加工・添付ミスを撲滅し、正確性も高めることが可能となった
収支資料を作成し、配信する業務
選定理由
・業務システムから工場の収支データをダウンロードするのに非常に時間がかかっていた
・人手で作業を行うと、長時間拘束されてしまい、精神的な負担が大きかった
・複数資料を複数の対象者に送信するため、資料の添付し忘れやメールの宛先間違いが発生していた
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
効果
・年間130時間の余剰時間を創出した
・単純作業かつ長時間の待機から担当者が解放された
・データの添付ミスがなくなり、業務の正確性も高められた
月次の連結決算業務
選定理由
・親会社が使用する連結決算システムに、決算を毎月入力する必要がある
・M&Aを繰り返してきたため、社内システムが複数混在している
・システム間連携するためには相当な時間とコストがかかるため、システム投資判断ができていなかった
2. 担当者はエクセルに転記
3. 転記したデータをエクセル上で突合し、連結決算システムに入力
2. 連結決算システムへの投入用データを作成
3. 担当者はデータをコピー＆ペーストし、連結決算システムに登録
効果
・毎月12時間かけていた業務だが、担当者は一度のコピー＆ペーストと最終確認のみで完結できるようになった
・納期が厳しいため、従来は残業ありきであったが、これがゼロになった
・残業抑制だけでなく、担当者の身体/精神的負担軽減にもつながった