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災害時の職員の配備計画作成業務

業種官公庁・自治体

担当部署防災部

選定理由

・1300人以上の職員について、大量の確認事項があり、処理に30日もの時間をかけていた
・「不測人員数の確認」「自覚からの参集時間確認」「参集職員名簿の作成」など、大量の人員に対する業務が多くあり、業務量が尋常ではなかった

1. 担当者は職員名簿を作成
2. 不足人員数と再配備対象者を確認
3. 職員自宅からの参集時間を確認し、人員を再配備
4. 応援参集職員名簿を作成
5. 名簿を関係者に通知
1. 担当者は職員名簿を作成
2. ロボットは、不足人員数と再配備対象者を確認
3. 職員自宅からの参集時間を確認し、人員を再配備
4. 応援参集職員名簿を作成
5. 担当者は名簿を関係者に通知

効果

・30日かかっていた処理時間を5日に短縮
・確認漏れ、転記漏れなどが一切なく、確実に処理を行えるようになった

職員が申請した通勤手当の認定業務

業種官公庁・自治体

担当部署財務課

選定理由

・職員が申請した通勤手当の金額が妥当かどうか、路線情報サイトを検索して確認する業務
・一件あたり20分時間がかかっており、かつ2000件ほどの量があるため、業務量が膨大だった

1. 各職員は住所・最寄り駅・通勤手当の金額を申請
2. 担当者は職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請内容が適切な通勤手当と乖離している場合、職員に連絡
1. 各職員は住所・最寄り駅・通勤手当の金額を申請
2. ロボットは職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請された通勤手当が妥当かどうか判断
5. 担当者は申請内容が妥当でない場合、職員に連絡

効果

・1件あたりにかかる時間が20分から7分に短縮
・職員は一部だけを確認すればよく、業務負荷が大きく軽減
・サーバー実行できるため、この業務と並行して別の業務を行えたり、夜間や休日にロボットを稼働することで、担当者の業務時間を圧迫することなく導入できた

公共料金の支払い事務

業種官公庁・自治体

担当部署財務課

選定理由

・公共料金には「早収料金制度」があり、期限内に支払いができないと料金が高くなってしまうため、すばやく伝票を作成しなければならないが、人力では多くの時間がかかっていた
・上記の点が担当職員にとって精神的なストレスとなっており、解消したいとの要望が大きかった

1. 担当者は市内の全ての部署から公共料金情報を収集
2. 財務会計システムにログイン
3. システム上に情報を手入力
1. 担当者は市内の全ての部署から公共料金情報を収集
2. 引き落とし情報のファイルをロボット専用のファイルに格納
3. ロボットはファイルを読み込み、財務会計システムにログイン
4. 財務会計システムに情報を入力

効果

・業務時間は年間100時間から50時間に変化し、50時間の余剰時間を創出
・「期日を気にする必要がなくなった」と、現場担当者からは定性的な評価を得た
・担当者の作業はエラーの確認のみとなった

健康診断に関連する業務

選定理由

・年間200時間以上もの時間を要する、ボリュームの大きい業務だった
・年々健康診断の申込数が増えており、メインの業務に集中することが出来なくなっていた

1. 各医療機関(40以上)が健康診断の受診結果ファイルを送付
2. 担当者は専用システムにログイン
3. 各受診者の画面を開く
4. 診断結果を入力する
1. 各医療機関(40以上)が健康診断の受診結果がファイルを送付
2. 担当者はファイルをロボット専用のデータベースに転送
3. ロボットは各医療機関の名前を判別し、その医療機関専用のフォーマットに適した形でデータを抽出
4. ロボットは診断結果を専用システムに転記・入力

効果

・年間200時間以上を要していた業務時間を50時間まで短縮
・職員がメインの業務に集中できるようになった
・各医療機関ごとにファイルのフォーマットが異なり、それぞれに対応するロボットが必要であったが、主要な機関からロボットの適用をスタートし、段階的に適用範囲を広げていくことができた

現況調査資料を作成する業務(固定資産税・都市計画税)

業種官公庁・自治体

担当部署課税課

選定理由

・書類のフォーマットが統一されており、ロボットに任せやすいと判断
・将来的に税率が変わってもロボットのパラメ-タを変更するだけで対応可能なため、システム化よりRPAに任せる方が適切と判断

1. 担当者は調査地点の洗い出しを行う
2. 調査地点を社内システムへ入力
3. 社内システムからデータを出力
(住宅地図/航空写真図/地番家屋図/土地家屋台帳)
4. 上記の情報をもとに調査用資料を作成し、印刷
1. 担当者は調査地点を洗い出し、まとめてエクセルに記入
2. ロボットはエクセルのデータを参照し、複数の調査地点に対して一斉に社内システムからデータを出力
(住宅地図/航空写真図/地番家屋図/土地家屋台帳)
3. 上記の情報をもとに調査用資料を作成、印刷

効果

・毎年2,160時間かかっていた担当者の業務時間を、半分の1,080時間に削減
・印刷したい場所の地番をあらかじめまとめて、エクセルで作成しておくことで、ロボットが一斉に資料を作成できるような業務フローに変更できた