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予約情報を更新し、基幹システムに転記する業務

業種物流

担当部署運行管理部

選定理由

・毎週、通常時は300件、ピーク時には3000件以上の業務量があり、担当者の人数も状況に応じて2~5人に変化していた
・ピーク時には、週にのべ30時間の業務量があり担当者の負担となっていた
・人が作業する場合エラー件数が10%と、かなり高い数値だった

1. 担当者は予約情報システムから、一週間分の新規予約情報を確認
2. 予約情報の一部を社内の基幹システムに転記

※人手で行う場合、上記作業を300~3000件繰り返し行う必要がある
1. ロボットは予約情報システムにログインし、一週間分の新規予約情報を確認
2. 予約情報の一部を社内の基幹システムに転記

効果

・ロボット2台が常に稼働し、ピーク時においても担当者5人分の業務を代行
・ヒューマンエラーがなくなり、正確な情報の更新が行えるようになった
・人手で30時間かかっていた業務をロボットが6時間で終了するようになった

積荷商品の情報を検索し、更新がある場合に情報を書き換える業務

業種物流

担当部署商品管理部

選定理由

・不定期に情報が更新されるサイトから情報収集を行いたい
・商品情報が更新されておらず、チェックが空振りに終わることが頻発していた
・チェックの対象が大量にあるため、長時間の作業がほとんどが無駄になっていた

1. 担当者は商品情報掲載サイトで全ての商品を確認
2. 現在の情報と比べて更新があるかどうか確認
3. 更新された商品があった場合、その情報をまとめてファイル作成
4. まとめたファイルを関係者に送信
1. ロボットは定期的に商品情報掲載サイトを監視し、更新があるか確認
2. 更新のあった商品の画像を取得し、担当者に連絡
3. 担当者は報告用ファイルを作成し、関係者に送信

効果

・情報更新があった場合のみ、かつ更新された商品の情報のみ取得できるため大幅に業務時間が短縮
・徒労に終わってしまう作業がなくなったため、担当者のモチベーション向上に大きくつながった

貿易用の和文の書類を、海外の船会社用に英文に直す業務

業種物流

担当部署営業部

選定理由

・複数の書類や対応表を一度に画面で開いて見比べる必要があるため、人力では対応しづらい業務だった
・時期によって業務量が増減するため、担当者のスケジュール管理が難しくなっていた

1. 和文の書類が担当者に送付される
2. 日本語と英語を対応させたエクセルファイル(辞書として活用)を開く
3. エクセルファイルと照らし合わせながら、和文の書類内容を英文の書類内容に書き換え
※海外の船会社ごとにフォーマットが異なり、10数社に対して類似の業務がある
1. 和文の書類が担当者に送付される
2. ロボットはエクセルファイルと照らし合わせながら、和文の書類内容を英文の書類内容に書き換え
3. ロボットは英文の書類を海外の船会社にメールで送付

効果

・ロボットが1週間で50枚の書類作成をミスなく代行できるため、担当者の余剰時間の創出につながった
・業務量が変動しても担当者に影響がないため、担当者のスケジュール管理に見通しが立ちやすくなった

各拠点に向けてトラックが出発した時刻を集計する業務

業種物流

担当部署運送部門

選定理由

・毎晩3000便以上のトラックの出発時刻を集計しており、人手で行うには多大な負担がかかっていた
・出発時刻の集計に非常に時間がかかっており、出発が遅れた場合の原因分析を十分行えていなかった

1. 各運転手が社内システムにトラックの出発時刻を入力
2. 担当者は社内システムにログインし、各トラックの出発時刻を確認
3. トラックの出発時刻を集計してまとめ、報告用ファイルを作成
4. 上司に報告用ファイルをメールで送信
1. 各運転手が社内システムにトラックの出発時刻を入力
2. ロボットは社内システムにログインし、各トラックの出発時刻を確認
3. トラックの出発時刻を集計してまとめ、報告用ファイルを作成
4. 上司に報告用ファイルをメールで送信

効果

・全社で50体以上のロボットを導入し、毎月360時間の余剰時間を創出
・締め切り時刻前に急いで作業する必要がなくなった

システムからデータ抽出し、予算超過部署にメール送信する業務

業種物流

担当部署経理部

選定理由

・前期の決算で予算超過が発生し、その対応を経営層から求められていた
・その過程において、予算超過のプロセスおよび管理体制の可視化が必須だった
・可視化は強く求められていた一方で、膨大な業務量になることが予測されたため、ロボット化をするに至った

・ロボット導入以前は行っていなかった業務
1. 社内基幹システム・設備投資予算システムからデータを抽出
2. 上記2種類のデータから、予決算一覧表を作成
3. 予決算を計算し、予算超過をチェック
4. 予算超過した部署にのみ対象データをメール送付
5. ファイルを上書き保存し、動作完了の知らせを担当者に送付

効果

・月40時間かかっていた業務時間が1時間となり、担当者の負担を軽減
・予算管理の適正化、効率化
・本来であればシステム改修を実施し予算超過対策を実施する予定であったが、ロボット化によりシステム投資予算の削減につながった