出張申請データをダウンロードし、結果を通知する業務
選定理由
・1日1回、30分～2時間ほどかけて、社員6名で週単位の当番制で行っている業務
・月ごとに作業量がバラバラで、安定した業務スケジュール設定を阻害する要因となっていた
2. ファイル名を変更し、サーバーの所定フォルダにコピー
3. システムを用い、サーバー上で申請手続きを実行
4. システムを用い、申請者にメール送信
2. ファイル名を変更し、サーバーの所定フォルダにコピー
3. 担当者はシステムを用い、サーバー上で申請手続きを実行
4. システムを用い、申請者にメール送信
効果
・1ヶ月あたり12時間の余剰時間を創出した
・出勤直後の忙しい時間帯のルーティンワークがなくなり、想定以上に担当者の負担が軽減された
DHCPサーバに各種設定したPCの有線MACアドレスを登録する業務
選定理由
・1日1回、30分～2時間ほどかけて、社員6名で週単位の当番制で行っている業務。
・月ごとに作業量がバラバラで、安定した業務スケジュール設定を阻害する要因となっていた。
2. マクロを使用し、csvデータからMACアドレスを抽出
3. 抽出した情報をもとにMACアドレスを１つ１つ登録
4. 各種サーバを同期
2. ロボットはMACアドレスを抽出
3. 抽出した情報をもとにMACアドレスを１つ１つ登録
4. 各種サーバを同期
5. 担当者に作業完了の通知を送付
効果
・1ヶ月に10～40時間の余剰時間を創出
・月ごとに作業量がランダムかつ、作業量も予見できなかったが、全てロボットが代行可能となったため、担当者は他の作業に従事でき、安定運用を実現できた
ウィルス検知メールを受信した際に関係者に通知する業務
選定理由
・毎週1回、ウイルス検知メールが届き次第1～2時間かけて行っている業務
・業務時間は少ないが、完全なルーティンワークのため担当者のモチベーション低下の一因となっていた
2. 担当者はウイルス検知メールの添付ファイルに記載の資産番号を確認
3. 資産番号を社内データベースで検索し、社員情報を確認・追記
4. 各グループ会社・子会社ごとにファイルを分割
5. 各社IT担当者へ作成したファイルを添付し、メール送信
2. ロボットはウイルス検知メールの添付ファイルに記載の資産番号を確認
3. 資産番号を社内データベースで検索し、社員情報を確認・追記
4. 各グループ会社・子会社ごとにファイルを分割
5. 各社IT担当者へ作成したファイルを添付し、メール送信
効果
・毎月4～8時間程度の余剰時間を創出
・ルーティンワークゆえの飽きからくる、作業漏れや操作ミスなどの人的ミスを撲滅
休職者・出向者・海外勤務者の勤怠を代行登録する業務
選定理由
・月に1回、30分～5時間ほど時間をかけている業務
・作業時間が多くはないが、完全なルーティンワークであり、ロボットに代行させるのが適切と判断した
・作業漏れやミスが発生することがあり、月次勤怠情報の確定に遅れが生じることがあった
2. 休職者・出向者・海外勤務者の管理一覧Excelを読み込む
3. 当者はExcel情報をもとに、時間管理アプリを用いて勤怠を登録
2. 休職者・出向者・海外勤務者の管理一覧Excelを読み込む
3. Excel情報をもとに、時間管理アプリを用いて勤怠を登録
効果
・グループ会社含め、1ヶ月で20時間ほどの余剰時間を創出
・作業漏れや登録ミスなどがなくなり、円滑に月次勤怠情報を確定することが可能となった
美容品販売サイトで、自社商品の口コミや評価などを収集する業務
選定理由
・収集する情報の項目や、口コミの数などが多く、非常に作業量の多い業務だった
・業務量が多いため、週に1回だけ代表的な情報のみを抜き出すことしかできていなかった
2. 投稿者・年齢・口コミ・購入場所・評価・関連キーワードを確認
3. 自社のデータベースに、商品別に情報を転記
※１～３を繰り返し行う
4. 収集した情報をもとに、営業戦略の立案や商品設計について検討
2. 投稿者・年齢・口コミ・購入場所・評価・関連キーワードを確認
3. 自社のデータベースに、商品別に情報を転記
4. 収集した情報をもとに、営業戦略の立案や商品設計について検討
効果
・全てロボットが代行するため、担当者の負担がゼロとなった
・日次でデータ収集を行えるため、タイムリーに情報取得が可能となった
・データの正確性が向上し、転記ミスなどがなくなった
商品パッケージの表記(税控除マーク、成分表示など)をOCRで 読み取り、元のデータと相違ないか確認する業務
選定理由
・年に数回しか確認漏れによるミスは起こらないが、ミスが起こると数万個単位の商品回収・パッケージ改修など多大な影響が及ぼされる
・従業員に与えるプレッシャーは多大であり、モチベーション低下につながっていた
・新商品が出るたびこの業務を行う必要があり、頻度も少なくはない
2. 品質管理部の担当者は写真をOCRで読み取り、データ化
3. OCRでデータ化したものと、元々社内で作られたデータを見比べ、相違がないか確認
4. 相違があった場合、その箇所をメールで工場の担当者に送付
2. 品質管理部の担当者は写真をOCRで読み取り、データ化
3. ロボットはOCRでデータ化したものと、元々社内で作られたデータを見比べ、相違がないか確認
4. ロボットは相違があった場合、その箇所をメールで工場の担当者に送付
効果
・相違のチェックの正確性を確保することが可能となった
・担当者が「ミスを起こしてはならない」というプレッシャーから解放された
各ドラッグストアのシステムからデータをダウンロードし、 自社フォーマットの実績レポートに転記する業務
選定理由
・各ドラッグストアのデータのフォーマットと、自社の実績レポートのフォーマットが異なっており、担当者が修正する必要があった
・毎日、午前中に数時間かけて担当者が行っている業務のため、業務負荷が高かった
2. 集計したデータを、自社の実績レポートのフォーマットに合うように加工(エクセルの行と列を入れ替える)
3. 実績レポートを本部に送付
2. 集計したデータを、自社の実績レポートのフォーマットに合うように加工(エクセルの行と列を入れ替える)
3. 実績レポートを本部に送付
効果
・毎日担当者が午前中かけて行っていた作業が、出社前に完了するようになった
・担当者が行う不毛なルーチンワークを、ロボットに代替させられるようになった
短期滞在患者のリストを作成する業務
選定理由
・２種類の膨大なデータベースから患者データを確認し、突合する作業であり、担当者の負担が大きかった
・多くの件数を人手で確認するため、突合や転記作業にミスが発生していた
2. 医療事務データベースから在院患者データを出力
3. ２種類のデータを突合し、短期滞在患者リストを作成
2. 医療事務データベースから在院患者データを出力
3. ２種類のデータを突合し、短期滞在患者リストを作成
効果
・年間100時間以上の余剰時間を創出し、リスト作成におけるミスも少なくなった
・面倒で疲労感の多い業務をロボットに代行し、担当者をルーティンワークから解放した
既存の研究者名簿と人事異動情報を突合し、新規名簿を作成する業務
選定理由
・人事異動の際に行う業務だが、締め切りが設定されており、できるだけリードタイムを短くする必要がある
・登録漏れがある場合、その後の影響が大きくなるため、できるだけヒューマンエラーを削減したかった
2. 名簿への新規登録・修正や、研究費の移管の要否を判定
3. 外部の研究者登録システムにおいて登録手続きを行う
4. 登録時に付与される研究者番号とパスワードを、登録者にメールで送付
2. 名簿への新規登録や修正や、研究費の移管の要否を判定
3. 外部の研究者登録システムにおいて登録手続きを行う
4. 登録時に付与される研究者番号とパスワードを、登録者にメールで送付
効果
・年間95時間の余剰時間を創出
・登録漏れによるミスがなくなり、ミスによる関係各所との無駄なやりとりもなくなった
外来患者数など、各種月報を作成する業務
選定理由
・複数種類の月報について帳票を作成する必要があり、同じようなルーティンワークを繰り返す必要があった
・システム内でデータから帳票を作成するのに10分ほどかかり、ムダな「待ち時間」が発生していた
2. メニューから「医事統計→月次処理→月の設定」を行い、帳票作成ボタンを選択
3. 10分後、作成されたファイルを確認し、名前を付けて保存
2. メニューから「医事統計→月次処理→月の設定」を行い、帳票作成ボタンを選択
3. 作成されたファイルを確認し、名前を付けて保存
効果
・月次の処理を完全に代行するため、担当者のムダな待ち時間や残業を削減し、モチベーション維持にもつながった
・完全にルール化されている業務のため、ロボット作成を短時間で行え、効果もすぐ検証できた