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出張申請データをダウンロードし、結果を通知する業務

選定理由

・1日1回、30分~2時間ほどかけて、社員6名で週単位の当番制で行っている業務
・月ごとに作業量がバラバラで、安定した業務スケジュール設定を阻害する要因となっていた

1. 担当者は、勤怠等申請アプリから、出張申請データ(国内/海外/etc)をダウンロード
2. ファイル名を変更し、サーバーの所定フォルダにコピー
3. システムを用い、サーバー上で申請手続きを実行
4. システムを用い、申請者にメール送信
1. ロボットは、勤怠等申請アプリから、出張申請データ(国内/海外/etc)をダウンロード
2. ファイル名を変更し、サーバーの所定フォルダにコピー
3. 担当者はシステムを用い、サーバー上で申請手続きを実行
4. システムを用い、申請者にメール送信

効果

・1ヶ月あたり12時間の余剰時間を創出した
・出勤直後の忙しい時間帯のルーティンワークがなくなり、想定以上に担当者の負担が軽減された

DHCPサーバに各種設定したPCの有線MACアドレスを登録する業務

選定理由

・1日1回、30分~2時間ほどかけて、社員6名で週単位の当番制で行っている業務。
・月ごとに作業量がバラバラで、安定した業務スケジュール設定を阻害する要因となっていた。

1. 担当者はDHCPサーバを起動
2. マクロを使用し、csvデータからMACアドレスを抽出
3. 抽出した情報をもとにMACアドレスを1つ1つ登録
4. 各種サーバを同期
1. 担当者はDHCPサーバを起動
2. ロボットはMACアドレスを抽出
3. 抽出した情報をもとにMACアドレスを1つ1つ登録
4. 各種サーバを同期
5. 担当者に作業完了の通知を送付

効果

・1ヶ月に10~40時間の余剰時間を創出
・月ごとに作業量がランダムかつ、作業量も予見できなかったが、全てロボットが代行可能となったため、担当者は他の作業に従事でき、安定運用を実現できた

ウィルス検知メールを受信した際に関係者に通知する業務

選定理由

・毎週1回、ウイルス検知メールが届き次第1~2時間かけて行っている業務
・業務時間は少ないが、完全なルーティンワークのため担当者のモチベーション低下の一因となっていた

1. ウイルス検知メールを受信
2. 担当者はウイルス検知メールの添付ファイルに記載の資産番号を確認
3. 資産番号を社内データベースで検索し、社員情報を確認・追記
4. 各グループ会社・子会社ごとにファイルを分割
5. 各社IT担当者へ作成したファイルを添付し、メール送信
1. ウイルス検知メールを受信
2. ロボットはウイルス検知メールの添付ファイルに記載の資産番号を確認
3. 資産番号を社内データベースで検索し、社員情報を確認・追記
4. 各グループ会社・子会社ごとにファイルを分割
5. 各社IT担当者へ作成したファイルを添付し、メール送信

効果

・毎月4~8時間程度の余剰時間を創出
・ルーティンワークゆえの飽きからくる、作業漏れや操作ミスなどの人的ミスを撲滅

休職者・出向者・海外勤務者の勤怠を代行登録する業務

選定理由

・月に1回、30分~5時間ほど時間をかけている業務
・作業時間が多くはないが、完全なルーティンワークであり、ロボットに代行させるのが適切と判断した
・作業漏れやミスが発生することがあり、月次勤怠情報の確定に遅れが生じることがあった

1. 担当者は時間管理アプリを起動
2. 休職者・出向者・海外勤務者の管理一覧Excelを読み込む
3. 当者はExcel情報をもとに、時間管理アプリを用いて勤怠を登録
1. ロボットは時間管理アプリを起動
2. 休職者・出向者・海外勤務者の管理一覧Excelを読み込む
3. Excel情報をもとに、時間管理アプリを用いて勤怠を登録

効果

・グループ会社含め、1ヶ月で20時間ほどの余剰時間を創出
・作業漏れや登録ミスなどがなくなり、円滑に月次勤怠情報を確定することが可能となった

美容品販売サイトで、自社商品の口コミや評価などを収集する業務

選定理由

・収集する情報の項目や、口コミの数などが多く、非常に作業量の多い業務だった
・業務量が多いため、週に1回だけ代表的な情報のみを抜き出すことしかできていなかった

1. 担当者は美容品販売サイトにアクセス
2. 投稿者・年齢・口コミ・購入場所・評価・関連キーワードを確認
3. 自社のデータベースに、商品別に情報を転記
※1~3を繰り返し行う
4. 収集した情報をもとに、営業戦略の立案や商品設計について検討
1. ロボットは美容品販売サイトにアクセス
2. 投稿者・年齢・口コミ・購入場所・評価・関連キーワードを確認
3. 自社のデータベースに、商品別に情報を転記
4. 収集した情報をもとに、営業戦略の立案や商品設計について検討

効果

・全てロボットが代行するため、担当者の負担がゼロとなった
・日次でデータ収集を行えるため、タイムリーに情報取得が可能となった
・データの正確性が向上し、転記ミスなどがなくなった