Industry applications業務適用事例

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業種

メーカー

通関手続きの補助を行う業務

業種メーカー

担当部署貿易部

選定理由

・製品発注から販売までのリードタイムを短縮し、売上アップにつなげたいというニーズがあった
・海外支社では通関手続きが煩雑で、効率化を阻害していた
・海外支社で展開する製品ラインナップが増加しており、通関手続きも比例して増加していた

1. 担当者は通関手続きに必要な製品と申請内容をリストアップ
2. 通関手続き用システムに入力
3. 最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力
1. ロボットは通関手続きに必要な製品と申請内容をリストアップ
2. 通関手続き用システムに入力
3. 担当者は最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力

効果

・従来は最大500分かかっていた手続き時間を20分に短縮
・1日がかりで行っていた業務を確認/承認作業のみの5分に短縮し、担当者の余力が生まれた
・リードタイムが短くなったことで商品ラインナップの増加につながった

合計残高試算をチェックする業務

業種メーカー

担当部署経理部

選定理由

・毎月末に複数にわたるシステムから製品データと補修部品販売データを抽出し合計残高試算表を作成する業務であった
・月末にシステムからのダウンロード処理が集中し、待機時間が長く拘束時間が長かった

1. 担当者は4つの基幹システムから製品データと補修部品販売データをダウンロード
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
1. ロボットは4つの基幹システムから製品データと補修部品販売データをダウンロード
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信

効果

・ロボットが業務を全て代行し、年間100時間の余剰時間を創出
・データの加工・添付ミスを撲滅し、正確性も高めることが可能となった

収支資料を作成し、配信する業務

業種メーカー

担当部署経理部

選定理由

・業務システムから工場の収支データをダウンロードするのに非常に時間がかかっていた
・人手で作業を行うと、長時間拘束されてしまい、精神的な負担が大きかった
・複数資料を複数の対象者に送信するため、資料の添付し忘れやメールの宛先間違いが発生していた

1. 担当者は業務システムから工場収支データをダウンロード
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
1. ロボットは業務システムから工場収支データをダウンロード
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信

効果

・年間130時間の余剰時間を創出した
・単純作業かつ長時間の待機から担当者が解放された
・データの添付ミスがなくなり、業務の正確性も高められた

月次の連結決算業務

業種メーカー

担当部署経理部

選定理由

・親会社が使用する連結決算システムに、決算を毎月入力する必要がある
・M&Aを繰り返してきたため、社内システムが複数混在している
・システム間連携するためには相当な時間とコストがかかるため、システム投資判断ができていなかった

1. 経理担当者は複数システムから15パターンのデータを抽出
2. 担当者はエクセルに転記
3. 転記したデータをエクセル上で突合し、連結決算システムに入力
1. ロボットは複数システムから15パターンのデータを抽出
2. 連結決算システムへの投入用データを作成
3. 担当者はデータをコピー&ペーストし、連結決算システムに登録

効果

・毎月12時間かけていた業務だが、担当者は一度のコピー&ペーストと最終確認のみで完結できるようになった
・納期が厳しいため、従来は残業ありきであったが、これがゼロになった
・残業抑制だけでなく、担当者の身体/精神的負担軽減にもつながっ。

各取引先に入金を行う業務

業種メーカー

担当部署総務部

選定理由

・取引先から毎月段ボール一箱分にもなる紙の支払い明細書が届くため、毎月その処理に追われていた
・紙データのため、RPA(BizRobo!)単体で実施するのは不可能な業務であり、OCRとの組み合わせが必須であった

1. 各取引先から支払い明細書を担当者が受領
2. 各々の担当者ごとに入金処理
1. 各取引先から支払い明細書を担当者が受領。
2. スキャン用担当者が支払い明細書をスキャン。
(OCRの認識率が低いものは担当者が明細書をチェックし手入力)
3. ロボットは入金処理を行う

効果

・全社で毎月260時間かけていた業務を35時間に短縮し、担当者の余剰時間を創出した
・BizRobo!×OCR の組み合わせで、紙のデータ化とルーティンワークの代行を同時に成功した

基幹システムからデータを収集し、販売見込みを予測する業務

業種メーカー

担当部署販売本部

選定理由

・膨大な基幹システムからデータを収集する必要があり、人手で行うには限界があった
・データの収集に労力がかかっており、肝心のデータ分析や予測に十分な時間を使えていなかった

1. 担当者は基幹システムからデータをピックアップする。
※売上・マーケティング・季節などの様々な要因を考慮し、 担当者が個々に情報を収集する。
2. 別の担当者がデータを分析し、販売見込みを予測する。
1. ロボットは基幹システムからデータをピックアップする。
※売上・マーケティング・季節などの様々な要因に対し、キーワード検索等を用いて自動で情報を収集する。
2. 別の担当者がデータを分析し、販売見込みを予測する。

効果

・年間720時間の余剰時間を創出した
・データの収集範囲を広げ、正確性も高めることが可能となった
・データ収集はロボットが代行し、人間は分析と予測に集中できるようになった

商品情報をWebサイトから収集し、登録する業務

選定理由

・従来アルバイトを年に2回、20名雇っていた業務
・作業量が多いため、一時的に専用の人員を雇うしかできなかった

1. 情報収集専用の担当者(アルバイト)を雇用
2. 担当者は様々なWebページから、自動車やタイヤに関する情報を収集
3. 社内のデータベースに転記
4. 商品企画や営業戦略の立案を行う担当者が使用
1. ロボットは様々なWebページから、自動車やタイヤに関する情報を収集
2. 社内のデータベースに転記
3. 商品企画や営業戦略の立案を行う担当者が使用

効果

・年間2100時間以上の業務時間削減を実現
・任意のタイミングでデータ収集を行えるようになった
・データ収集の「短サイクル化」が可能となり、商品や営業戦略への反映速度が上昇

輸出入用Webサイトに物品内容を登録する業務

業種メーカー

担当部署海外事業部

選定理由

・月に30件ほどある業務だが、物品内容の登録項目が多く、手順が非常に煩雑だった
・単純な転記作業の繰り返しであり、ヒューマンエラーの発生や担当者のモチベーション低下につながっていた

1. 担当者は対象品目を確認
2. Webサイトにアクセスし、1件ずつ物品情報を登録
3. 登録した内容にミスがないか十分に確認
1. 担当者は対象品目を確認し、品目リストをロボットが認識可能な形に加工
2. ロボットはWebサイトにアクセスし、全ての情報を自動的に登録
3. 担当者が確認

効果

・月30時間かかっていた業務を1時間に短縮
・これまで「事務作業が膨大」という理由で断念していた案件を受注でき、新規顧客の獲得につながった

客先納品書への必要事項を手書きする業務

業種メーカー

担当部署営業部

選定理由

・レガシーなシステムを利用しており、作業を人手で行うと1件あたり1時間近くもの時間を費やしていた
・月に50件以上の件数があり、担当者は50時間以上を費やしていた
・PDFに注文書番号を手書きするなど、非システムかつ属人的な作業が残っていた

1. 担当者は顧客のEDIサイトにアクセスし、対象の納品書をダウンロード
2. 納品書を印刷
3. 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
4. 自社における注文番号をPDFに手入力
1. ロボットは顧客のEDIサイトにアクセスし、対象の納品書をダウンロード
2. 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
3. 自社における注文番号を納品書に記載
4. 担当者は納品書を印刷

効果

・以前は毎月50時間かかっていた業務が、数分で終了するようになった
・手書き要素がなくなり業務実行スピードも向上したため、顧客への対応が迅速に行えるようになった

受注データを自社システムへ取り込み、納品書を出力する業務

業種メーカー

担当部署生産管理部

選定理由

・ヒューマンエラーが発生した際に、製品の納入遅れにつながる事態が発生していた
・同様な業務へ水平展開できることを念頭に、ロボット化を目指した

1. 担当者は顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. ダウンロードしたデータと自社システムのデータから、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
1. ロボットは顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. データを抽出・転記し、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付

効果

・1部署のみで年間200時間の余剰時間を創出、今後全社へ展開する予定
・業務プロセスを見直し、ムダな業務フローを省くとともに、業務の標準化も促進
・業務担当者のストレスを大幅に軽減