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通関手続きの補助を行う業務

業種製造

担当部署貿易部

選定理由

・製品発注から販売までのリードタイムを短縮し、売上アップにつなげたいというニーズがあった
・海外支社では通関手続きが煩雑で、効率化を阻害していた
・海外支社で展開する製品ラインナップが増加しており、通関手続きも比例して増加していた

1. 担当者は通関手続きに必要な製品と申請内容をリストアップ
2. 通関手続き用システムに入力
3. 最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力
1. ロボットは通関手続きに必要な製品と申請内容をリストアップ
2. 通関手続き用システムに入力
3. 担当者は最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力

効果

・従来は最大500分かかっていた手続き時間を20分に短縮
・1日がかりで行っていた業務を確認/承認作業のみの5分に短縮し、担当者の余力が生まれた
・リードタイムが短くなったことで商品ラインナップの増加につながった

合計残高試算をチェックする業務

業種製造

担当部署経理部

選定理由

・毎月末に複数にわたるシステムから製品データと補修部品販売データを抽出し合計残高試算表を作成する業務であった
・月末にシステムからのダウンロード処理が集中し、待機時間が長く拘束時間が長かった

1. 担当者は4つの基幹システムから製品データと補修部品販売データをダウンロード
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
1. ロボットは4つの基幹システムから製品データと補修部品販売データをダウンロード
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信

効果

・ロボットが業務を全て代行し、年間100時間の余剰時間を創出
・データの加工・添付ミスを撲滅し、正確性も高めることが可能となった

収支資料を作成し、配信する業務

業種製造

担当部署経理部

選定理由

・業務システムから工場の収支データをダウンロードするのに非常に時間がかかっていた
・人手で作業を行うと、長時間拘束されてしまい、精神的な負担が大きかった
・複数資料を複数の対象者に送信するため、資料の添付し忘れやメールの宛先間違いが発生していた

1. 担当者は業務システムから工場収支データをダウンロード
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
1. ロボットは業務システムから工場収支データをダウンロード
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信

効果

・年間130時間の余剰時間を創出した
・単純作業かつ長時間の待機から担当者が解放された
・データの添付ミスがなくなり、業務の正確性も高められた

月次の連結決算業務

業種製造

担当部署経理部

選定理由

・親会社が使用する連結決算システムに、決算を毎月入力する必要がある
・M&Aを繰り返してきたため、社内システムが複数混在している
・システム間連携するためには相当な時間とコストがかかるため、システム投資判断ができていなかった

1. 経理担当者は複数システムから15パターンのデータを抽出
2. 担当者はエクセルに転記
3. 転記したデータをエクセル上で突合し、連結決算システムに入力
1. ロボットは複数システムから15パターンのデータを抽出
2. 連結決算システムへの投入用データを作成
3. 担当者はデータをコピー&ペーストし、連結決算システムに登録

効果

・毎月12時間かけていた業務だが、担当者は一度のコピー&ペーストと最終確認のみで完結できるようになった
・納期が厳しいため、従来は残業ありきであったが、これがゼロになった
・残業抑制だけでなく、担当者の身体/精神的負担軽減にもつながった

各取引先に入金を行う業務

業種製造

担当部署総務部

選定理由

・取引先から毎月段ボール一箱分にもなる紙の支払い明細書が届くため、毎月その処理に追われていた
・紙データのため、RPA(BizRobo!)単体で実施するのは不可能な業務であり、OCRとの組み合わせが必須であった

1. 各取引先から支払い明細書を担当者が受領
2. 各々の担当者ごとに入金処理
1. 各取引先から支払い明細書を担当者が受領。
2. スキャン用担当者が支払い明細書をスキャン。
(OCRの認識率が低いものは担当者が明細書をチェックし手入力)
3. ロボットは入金処理を行う

効果

・全社で毎月260時間かけていた業務を35時間に短縮し、担当者の余剰時間を創出した
・BizRobo!×OCR の組み合わせで、紙のデータ化とルーティンワークの代行を同時に成功した