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BizRobo!活用事例業種別と業務別でBizRobo!活用事例をご覧いただけます

複数の求人媒体に求人情報を掲載する業務

選定理由

・採用管理システム(ATS)の運用代行事業を行っており、当業務にかかる人的工数が増加していた
・採用は繁閑差が大きいため、繁忙期には人が足りず、閑散期には人が余るといった状況が発生していた
・クライアントによって求人情報を更新する頻度が高く、その都度の対応が求められていた

1. クライアントから求人媒体に掲載する求人情報を受領
2. 担当者はATSのクライアント管理画面に遷移し、求人情報を登録
3. 登録した求人情報を媒体ごとにフォーマットを変更し、登録
4. 求人媒体ごとの応募数やコンバージョン率を測定し、クライアントに報告
1. クライアントから求人媒体に掲載する求人情報を受領
2. ロボットはATSのクライアント管理画面に遷移し、求人情報を登録
3. 登録した求人情報を媒体ごとにフォーマットを変更し、登録
4. 求人媒体ごとの応募数やコンバージョン率を測定し、クライアントに報告

効果

・求人情報の掲載だけでなく、応募情報管理・選考プロセス管理・内定者情報管理などATSの他機能にもBizRobo!を水平展開
・繁忙期、閑散期によって稼働するロボット数を調整し、派遣などの人件費を削減
・1企業あたりの処理時間が30分から5分以内となり、最新情報を掲載するまでのスピードが向上

月次評価対象者を人事管理システムから抽出し、目標シートを作成する業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・正社員以外にも数十社から出向や外部協力会社を受け入れており、処理量やパターンが非常に多かった
・処理完了までに1営業日程度かかり、毎月実施する必要があるため、人事担当者の負担が大きかった
・目標シート作成対象者のリストに漏れが発生すると、正しく人事評価が行えないためミスが許されなかった

1. 担当者は対象となる社員属性を選定
2. 人事管理システムにアクセスし、対象者のファイルをCSVで出力
3. ファイルから必要情報を目標シートのテンプレートに転記
4. 各対象者の上長にメールにて送付
5. 各担当者が目標シートを作成
1. 担当者は対象となる社員属性を選定
2. ロボットは人事管理システムにアクセスし、対象者のファイルをCSVで出力
3. 出力したファイルから必要情報を目標シートのテンプレートに転記
4. 各対象者の上長にメールにて送付
5. 各担当者が目標シートを作成

効果

・目標シート作成の漏れがなくなり、人事担当者の負担が減少
・目標の設定やフィードックといった本来実施すべき業務をタイムリーに実施することが可能になった

在留資格データを抽出し、作成を実施する業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・在留資格チェック対象である外国籍の社員が多数在籍しており、人事担当者の業務負担が大きかった
・在留資格を有していない社員が所属していると指導を受けるため、リスク管理の点からも重要な業務だった
・在留資格を有していない社員は帰国する必要があるため、ミスがあると業務への影響が大きい

1. 担当者は人事システムにアクセス
2. 就労ビザ資格、在留資格の2つのCSVをダウンロード
3. CSVファイルを確認し、一定期間内に更新が必要な社員を確認
4. 更新が必要な社員に通知を送付
1. ロボットは人事システムにアクセス
2. 就労ビザ資格、在留資格の2つのCSVをダウンロード
3. CSVファイルを確認し、一定期間内に更新が必要な社員を確認
4. 更新が必要な社員に通知を送付

効果

・2種類の異なるデータの参照の際にミスが生じていたが、ロボットによりチェック漏れがなくなった
・ロボットが勝手に月次で処理を行うため、担当者負担がゼロとなった

福利厚生の利用者を確認する業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・複数の福利厚生メニューを従業員向けに提供しているが、活用されているかの確認ができておらず、従業員の満足度を測りかねていた
・コスト削減を経営から求められていたが、福利厚生にかけている固定コストの評価が正しく行えていなかった

1. 担当者は福利厚生管理システムにアクセスし、月次で利用者データをCSV形式でダウンロード
2. CSVファイルをエクセルに転記し、エクセル関数で利用者を集計
3. エクセルで利活用度、従業員1人あたりの福利厚生コストを算出
4. 集計結果を経営陣に報告
1. ロボットは福利厚生管理システムにアクセスし、月次で利用者データをCSV形式でダウンロード
2. CSVファイルをエクセルに転記・集計
3. 利活用度と福利厚生コストを算出
4. 担当者は集計結果を経営陣に報告

効果

・1回あたりの作業時間は少なく(30分)、作業が面倒で実施していない部分があったが、もれなく実施することができた
・福利厚生と充実と従業員満足度の向上を可視化し、より良い福利厚生の提供が可能になった

リスティング広告の予算と残高を確認する業務

業種サービス

担当部署広報部

選定理由

・広告がクリックされた回数によって広告費用が日次で変化するため、残高の予測がしづらい
・残高が少なくなると即時に対応する必要があるため、毎日チェックする必要がある

1. 担当者はリスティング広告の管理画面にアクセス
2. 前日の実績を確認し、予算進捗管理ファイル(Excel)に入力
3. 残高が少ない場合、予算の追加について検討
1. ロボットはリスティング広告の管理画面にアクセス
2. 前日の実績を抽出し、予算進捗管理ファイル(Excel)に転記
3. 関係者に予算の進捗状況をメールで送付
4. 残高が一定値以下の場合、ロボットは関係者にアラートを送信

効果

・広告サイトを毎日チェックすることなく、予算の進捗を関係者全員で共有できるようになった
・予算が少ない場合のみ対応すればよく、月20時間の余剰時間を創出

自社のWebサイトへの掲載希望企業からの問い合わせをまとめる業務

選定理由

・自社のWebサイトに案件や広告の掲載を希望する企業からの、問い合わせをリスト化する必要があった
・新規事業のため現時点の問い合わせ数は少ないが、今後問い合わせ数が飛躍的に増加する場合に備えて、処理速度が圧倒的に早いロボットに代行させたい

1. 企業は問い合わせフォームからメールを送信
2. 担当者は「自社のWebサイトに情報の掲載を希望する企業」からの問い合わせかどうか確認
3. 該当する場合、担当者は問い合わせリスト(Excel)にデータを転記
1. 企業は問い合わせフォームからメールを送信
2. ロボットは「自社のWebサイトに情報の掲載を希望する企業」からの問い合わせかどうか確認。
3. 該当する場合、ロボットは問い合わせリスト(Excel)にデータを転記

効果

・1件あたり5分かかる作業をロボットが完全代行
・今後問い合わせが飛躍的に増加した場合の対応オペレーションも構築

セミナー参加者の情報を顧客情報システムに登録・更新する業務

業種サービス

担当部署顧客管理部

選定理由

・6000人規模の自社イベントの参加者情報を顧客管理システムに転記・更新する業務
・顧客情報の登録に1件当たり5分かかっており、合計500時間以上かかっていた
・スタッフ30名で毎日夜10時頃まで残業する必要があり、精神的・肉体的な負担が大きい

1. Web経由でセミナー参加者の申込情報が送付
2. 担当者はWeb申込者の顧客情報を顧客管理システムに登録
3. セミナー終了後、担当者はセミナー参加者の顧客情報を顧客管理システムに登録
1. Web経由でセミナー参加者の申込情報が送付
2. ロボットはWeb申込者の顧客情報を顧客管理システムに登録
3. セミナー終了後、ロボットはセミナー参加者の顧客情報を顧客管理システムに登録

効果

・従来は複数人が一斉に作業することで顧客管理システムの動作が遅くなることもあったが、現在はロボットが夜間に全ての作業を実行
・残業がほとんどなくなり、焦りからくるミスも減少

労働時間をモニタリングする業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・残業時間削減のためのモニタリングを月末までに実施する必要があった
・勤怠システム単体では月末の残業時間着地見込みの算出ができず、チェックが煩雑
・人事が個別に要注意な従業員をチェックしているが、全員分の実施は工数的に不可能

1. 担当者は各社員の残業時間を確認
2. 基準を超過する見込みのある社員をリストアップ
3. 対象社員にメールでリマインド
1. ロボットは勤怠システムから対象者データを抽出
2. 勤怠システムから勤怠データを取得し、残業チェックシートを更新
3. 残業時間着地見込みをリストに更新
4. 基準超過者にリマインドメールを送付

効果

・人事担当者が手動でやっていた際は、百数十人の従業員しかチェックできていなかったが、全社員を対象に労働時間のモニタリングが可能となった
・月200時間の余剰時間を創出した

勤怠入力をリマインドする業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・オフィスに出社する社員はビル入館時に勤怠情報がシステムに自動入力されるが、直行・直帰の多い社員は直接入力する必要があり、適時に勤怠時間が入力されないケースが多発
・本来タイムリーに入力しなければならず、入力を促すリマインドを行っていたが、対象が数百名と多く、人事担当者が不満を抱えながら作業をしていた

1. 人事担当者は各システム(アカウント管理、勤怠)から情報を抽出
2. 担当者は対象者リスト(社員番号、氏名、アドレス、未入力日数)を作成
3. 対象者にメールでリマインド
1. 人事担当者は対象リストを作成・更新
2. ロボットはリストをもとに情報を抽出
3. 対象者にメールでリマインド

効果

・リマインドメールによって適時に勤怠入力を行う社員が増加
・4名で行っていた業務が短時間で毎日できるようになった
・月間116時間の余剰時間を創出し、惰性で行っていた業務から人事担当者を解放

新入社員の入社手続きに関わる情シスの業務

選定理由

・各システムのアカウント発行・ユーザー登録・権限設定など、複数の業務を社員ごとに個別で行う必要があった
・数百人規模の新入社員がいる場合は、すべての登録終了までに1~2ヶ月かかっている。

1. 人事担当者が新入社員の情報リストを作成
2. 情報システム担当はリストの内容をもとに、各種システムのアカウント発行・ユーザー登録・権限設定を行う
※その他、入退室管理システムのID発行、個人メールやグループウェアのユーザー登録、社内ネットワークの設定などをそれぞれ行う
1. 人事担当者が新入社員の情報リストを作成する
2. 各種登録を全てロボットが行う

効果

・年度初めの新入社員が多い時期に情報システム担当者の負担を軽減し、余剰時間を創出
・会社規模拡大にともなう本業務の増加にも対応し、業務の標準化にも成功
・多くの業務を入社前までに終わらせる必要があったが、その時間的制約から担当者が解放