Business application examples業務適用事例

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業種

サービス

リスティング広告の予算と残高を確認する業務

業種サービス

担当部署広報部

選定理由

・広告がクリックされた回数によって広告費用が日次で変化するため、残高の予測がしづらい
・残高が少なくなると即時に対応する必要があるため、毎日チェックする必要がある

1. 担当者はリスティング広告の管理画面にアクセス
2. 前日の実績を確認し、予算進捗管理ファイル(Excel)に入力
3. 残高が少ない場合、予算の追加について検討
1. ロボットはリスティング広告の管理画面にアクセス
2. 前日の実績を抽出し、予算進捗管理ファイル(Excel)に転記
3. 関係者に予算の進捗状況をメールで送付
4. 残高が一定値以下の場合、ロボットは関係者にアラートを送信

効果

・広告サイトを毎日チェックすることなく、予算の進捗を関係者全員で共有できるようになった
・予算が少ない場合のみ対応すればよく、月20時間の余剰時間を創出

自社のWebサイトへの掲載希望企業からの問い合わせをまとめる業務

選定理由

・自社のWebサイトに案件や広告の掲載を希望する企業からの、問い合わせをリスト化する必要があった
・新規事業のため現時点の問い合わせ数は少ないが、今後問い合わせ数が飛躍的に増加する場合に備えて、処理速度が圧倒的に早いロボットに代行させたい

1. 企業は問い合わせフォームからメールを送信
2. 担当者は「自社のWebサイトに情報の掲載を希望する企業」からの問い合わせかどうか確認
3. 該当する場合、担当者は問い合わせリスト(Excel)にデータを転記
1. 企業は問い合わせフォームからメールを送信
2. ロボットは「自社のWebサイトに情報の掲載を希望する企業」からの問い合わせかどうか確認。
3. 該当する場合、ロボットは問い合わせリスト(Excel)にデータを転記

効果

・1件あたり5分かかる作業をロボットが完全代行
・今後問い合わせが飛躍的に増加した場合の対応オペレーションも構築

セミナー参加者の情報を顧客情報システムに登録・更新する業務

業種サービス

担当部署顧客管理部

選定理由

・6000人規模の自社イベントの参加者情報を顧客管理システムに転記・更新する業務
・顧客情報の登録に1件当たり5分かかっており、合計500時間以上かかっていた
・スタッフ30名で毎日夜10時頃まで残業する必要があり、精神的・肉体的な負担が大きい

1. Web経由でセミナー参加者の申込情報が送付
2. 担当者はWeb申込者の顧客情報を顧客管理システムに登録
3. セミナー終了後、担当者はセミナー参加者の顧客情報を顧客管理システムに登録
1. Web経由でセミナー参加者の申込情報が送付
2. ロボットはWeb申込者の顧客情報を顧客管理システムに登録
3. セミナー終了後、ロボットはセミナー参加者の顧客情報を顧客管理システムに登録

効果

・従来は複数人が一斉に作業することで顧客管理システムの動作が遅くなることもあったが、現在はロボットが夜間に全ての作業を実行
・残業がほとんどなくなり、焦りからくるミスも減少

労働時間をモニタリングする業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・残業時間削減のためのモニタリングを月末までに実施する必要があった
・勤怠システム単体では月末の残業時間着地見込みの算出ができず、チェックが煩雑
・人事が個別に要注意な従業員をチェックしているが、全員分の実施は工数的に不可能

1. 担当者は各社員の残業時間を確認
2. 基準を超過する見込みのある社員をリストアップ
3. 対象社員にメールでリマインド
1. ロボットは勤怠システムから対象者データを抽出
2. 勤怠システムから勤怠データを取得し、残業チェックシートを更新
3. 残業時間着地見込みをリストに更新
4. 基準超過者にリマインドメールを送付

効果

・人事担当者が手動でやっていた際は、百数十人の従業員しかチェックできていなかったが、全社員を対象に労働時間のモニタリングが可能となった
・月200時間の余剰時間を創出した

勤怠入力をリマインドする業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・オフィスに出社する社員はビル入館時に勤怠情報がシステムに自動入力されるが、直行・直帰の多い社員は直接入力する必要があり、適時に勤怠時間が入力されないケースが多発
・本来タイムリーに入力しなければならず、入力を促すリマインドを行っていたが、対象が数百名と多く、人事担当者が不満を抱えながら作業をしていた

1. 人事担当者は各システム(アカウント管理、勤怠)から情報を抽出
2. 担当者は対象者リスト(社員番号、氏名、アドレス、未入力日数)を作成
3. 対象者にメールでリマインド
1. 人事担当者は対象リストを作成・更新
2. ロボットはリストをもとに情報を抽出
3. 対象者にメールでリマインド

効果

・リマインドメールによって適時に勤怠入力を行う社員が増加
・4名で行っていた業務が短時間で毎日できるようになった
・月間116時間の余剰時間を創出し、惰性で行っていた業務から人事担当者を解放

新入社員の入社手続きに関わる情シスの業務

選定理由

・各システムのアカウント発行・ユーザー登録・権限設定など、複数の業務を社員ごとに個別で行う必要があった
・数百人規模の新入社員がいる場合は、すべての登録終了までに1~2ヶ月かかっている。

1. 人事担当者が新入社員の情報リストを作成
2. 情報システム担当はリストの内容をもとに、各種システムのアカウント発行・ユーザー登録・権限設定を行う
※その他、入退室管理システムのID発行、個人メールやグループウェアのユーザー登録、社内ネットワークの設定などをそれぞれ行う
1. 人事担当者が新入社員の情報リストを作成する
2. 各種登録を全てロボットが行う

効果

・年度初めの新入社員が多い時期に情報システム担当者の負担を軽減し、余剰時間を創出
・会社規模拡大にともなう本業務の増加にも対応し、業務の標準化にも成功
・多くの業務を入社前までに終わらせる必要があったが、その時間的制約から担当者が解放

EDIシステム(電子データ交換システム)の監視業務

選定理由

・システムがダウンするとクライアントに多大な迷惑がかかるため、定期的に確認する必要があったが、担当者がいない夜中は迅速に対応できないこともあった
・監視と報告レポート作成に時間がかかり、業務時間を圧迫していた

1. 担当者は業務時間中に1時間ごとにシステムにアクセス
2. サーバーの状態(疎通確認など)を検証
3. レポート(OK, NG, 集計情報)を作成し、関係者にメールを送信
1. ロボットは昼夜問わず、1時間ごとにシステムにアクセス
2. サーバーの状態(疎通確認など)を検証
3. レポート(OK, NG, 集計情報)を作成し、関係者にメールを送信

効果

・平日の業務時間中のみならず、24時間365日監視できるようになった
・複数の関係者に迅速に連絡がいくため、トラブル時の対応速度が飛躍的に向上

部屋の価格調整の実施およびシステムへの価格反映を行う業務

業種サービス

担当部署サービス部

選定理由

・ホテルの稼働率を高める(=収益最大化)ためにはイールドマネジメントの果たす役割は大きい
・料金を変更するにあたって、各媒体へ情報を反映するオペレーションが非常に煩雑であった。
・複数の料金プランを毎日複数サイトに対して変更する必要があるため、業務担当者への負担が大きい

1. ホテル管理システムを参照し昨年の実績値を算出
2. ホテル管理システムを参照し、作業実施時の予約状況を確認
3. 1~2の工程を参考に、部屋の価格調整を実施
4. 調整後の価格を予約システム(自社予約サイト、他旅行サービス)に入力
1. ロボットはホテル管理システムから昨年の実績値をCSVで出力
2. 担当者が作業実施時の予約状況を確認
3. 1~2の工程を参考に、担当者が部屋の価格調整を実施
4. ロボットは調整後の価格を予約システムに入力し、 人は入力完了後、反映結果を確認

効果

・イールドマネジメントは人が実施し、ロボットは負担が大きい各サイトへ価格反映する業務を代行するといった役割分担が可能となった
・システムへの反映業務時間を1日30分~1時間程度を確保できるようになった

案件管理情報を入力する業務

業種サービス

担当部署営業部

選定理由

・案件管理のための入力作業が10ステップ以上あり、時間がかかっていた
・案件ごとに入金や上司の承認作業があり、非常に煩雑だった
・業務が月末に集中し、担当者の業務時間を非常に圧迫していた

1. 担当者は案件を受注
2. 案件情報を基幹システムへ入力し、発注業務を行う
3. 仕入れ業務・売上計上・支払い手続きを行う
4. 上司は承認する
1. 担当者は案件を受注
2. ロボットは案件情報を基幹システムへ入力し、発注業務を行う
3. 仕入れ業務・売上計上・支払い手続きを行う
4. 担当者は確認し、上司は承認する

効果

・ロボットが業務の一部を代行することにより、担当者の業務量が5分の1になった
・月末に担当者の業務量が減り、受注獲得など売り上げ増大につながる業務を行えるようになった

中古車オークションを監視し、情報収集する業務

業種サービス

担当部署中古車部門

選定理由

・業者用中古車オークションサイトを毎日大量に監視する必要があり、担当者の業務時間を圧迫していた
・売れ筋の中古車を見落としてしまうことが多くあり、売上アップの機会を失っていた

1. 担当者が中古車オークションを確認
2. 希望の条件を満たす中古車を、複数のオークション会場から捜索
3. 条件に合う中古車を購入し、自社の管理ファイルに情報を保存
1. 担当者はどのような条件の中古車がほしいか、あらかじめ設定
2. ロボットは全国の中古車オークションを確認
3. 希望の条件を満たす中古車を、複数のオークション会場から抽出
4. 条件に合う中古車を購入し、自社の管理ファイルに情報を保存

効果

・売れ筋の中古車数百件を漏らさず確保できるようになり、売上が3倍にアップ
・年中無休で、夜寝ている間でも中古車を購入できるようになった
・担当者の業務時間を圧迫せず情報収集を行い、他の業務と並行して業務を進められるようになった