協力会社に住宅補修を依頼する際の連絡業務
選定理由
・エレベータ点検や植栽の手入れなどを行う協力会社が全国に7,000組合あり、非常に膨大な作業量だった
・担当者がPDFのダウンロード・メールへの添付・メール本文の転記を手作業で行っており、負担となっていた
・システム開発と比べて、コストが低く納期も早いBizRobo!の導入が適切と判断した
2. 連絡用帳票のPDFを社内システムからダウンロードし、メールに添付
3. 社内システムの記録をもとにメール本文を作成
4. 協力会社にメールを送付
2. ロボットは連絡用帳票のPDFを社内システムからダウンロードし、メールに添付
3. 社内システムの記録をもとにExcelマクロを用いてメール本文を作成、転記
4. 協力会社にメールを送付
効果
・ロボットが業務を全て代行し、年間2,250時間相当の余剰時間を創出
・1業務だけでも、BizRobo!導入の初期費用が十分回収可能となった
社員の勤怠時間や業務日誌を確認する業務
選定理由
・全ての社員の申請内容を、担当者が人手でくまなく確認する必要があり、業務負荷が高かった
・勤怠管理システム、残業申請時間、業務日誌など複数の画面を見比べる必要があった
・入力ミスがあった場合、本人に電話かメールを行う必要があり、時間を圧迫していた
2. 残業申請時間を確認し、勤怠管理システムと相違ないか確認
3. 業務日誌を確認し、勤怠管理システムと相違ないか確認
4. 入力ミスがある場合、該当の社員に電話またはメールで連絡
2. 残業申請時間を確認し、勤怠管理システムと相違ないか確認
3. 業務日誌を確認し、勤怠管理システムと相違ないか確認
4. 入力ミスがある場合、該当の社員にメールで通知
効果
・年間60時間の余剰時間を創出
・業務の正確性が格段に上昇するとともに、不要なメールや電話のやりとりが減少
・プレミアムフライデーの導入により業務時間が変更しても、ロボットの微調整により対応可能となった
国土交通省のサイトにアクセスし、建設業の許可番号を調べるロボット
選定理由
・法律違反を防ぐため、発注先が許可されている建設業の種類と、発注しようとしている工事の内容が合致するか確認する必要がある
・建設業のデータ販売業者に頼むと1000万円以上かかり、かつ更新のたびに50万円かかるためコストが高い
2. 発注先の会社名を入力し、その会社が許可されている建設業を確認
3. 工事の内容を確認し、許可番号が合致するか判断
※個別に会社名を取得するのみでなく、定期的にアクセスし、登録されている全ての情報を都道府県別に収集することも可能。
効果
・わずか5人日で作成したロボットで、1200万円のコスト削減効果を実現
・4日間連続で稼働させることで、1万2000件ものデータ取得が可能
・夜間に集中的にアクセスすることで、人間の業務時間との切り分けも実現
社内で作成した作業報告書を、顧客用システムに転送する業務
選定理由
・1日600件の作業量があり、業務量が多く従来は行っていなかった
・社内システムの情報を迅速に発注者に共有する仕組みがなく、顧客に十分な対応ができていなかった
2. ロボットは作業報告書(PDF)をダウンロード
3. 発注者用のシステムに作業報告書を転送
効果
・1日600件ある転送作業をわずかな時間で実現
・従来人手では行えなかった業務を、ロボットの高速性・正確性を利用して行えるようになった
・迅速に発注者に情報共有を行えるようになり、顧客対応が向上
中途採用希望者に対して、説明会案内と予約受付を行う業務
選定理由
・職種ごとに応募条件が異なり、応募条件を満たすかどうか、担当者が逐一確認する必要があった
・複数の転職サイトがあり、それぞれにフォーマットが異なるため、担当者が手作業で行っていた
2. 各種転職サイトにログインし、応募者情報を確認
3. 応募条件を満たす場合、担当者は中途説明会の案内を送付
4. 応募者は参加希望日をメールで返信
5. 担当者は各転職サイトにログインし、受付承諾のメールを送付
2. ロボットは各種転職サイトにログインし、応募者情報を確認
3. 応募条件を満たす場合、ロボットは中途説明会の案内を送付
4. 担当者は参加希望日をメールで返信
5. ロボットは各転職サイトにログインし、受付承諾のメールを送付
効果
・年間150時間の余剰時間を創出
・担当者はルーティンワークから解放され、ストレス軽減
・応募者からの申込みに対して迅速な対応ができる
社員の居住物件の契約手続きを、不動産代理店に依頼する業務
選定理由
・社員の居住物件の契約情報を、不動産代理店にメールで依頼する業務
・社員1人あたりの作業に15分かかっており、面倒なルーティンワーク
・社員の給与に反映されるため、更新作業にはミスが許されない
2. CSVデータを、「物件契約申し込み書」の空欄に1つずつ転記
3. ２の書類を名前を付けて保存
4. 書類をメールに添付し、不動産代理店に送付
5. 「給与変動データ 更新リスト」の情報を更新
2. 抽出したデータを、「物件契約申し込み書」に転記
3. ２の書類を名前を付けて保存
4. 書類をメールに添付し、不動産代理店に送付
5. 「給与変動データ 更新リスト」の情報を更新
効果
・年間85時間の余剰時間を創出
・担当者はルーティンワークから解放され、情報の転記ミスや添付ミスがなくなった
面接官ごとに面接予定を通知する業務
選定理由
・月で合計5時間程度の、少量の業務だが、発生がランダムで担当者のスケジュールが乱れる要因だった
・面接ごとに少量だが複数のルーティンワークがあり、担当者のストレスがたまっていた
2. CSVデータを面接官ごとに分け、時間順に並び替え保存
3. データベースから、応募者毎のESやWeb適正結果のPDFをダウンロード
4. 各面接官に、面接予定・エントリーシート・PDFをメールで送信
2. CSVデータを面接官ごとに分け、時間順に並び替え保存
3. データベースから、応募者毎のESやWeb適正結果のPDFをダウンロード
4. ロボットは各々の面接官に、面接予定・エントリーシート・PDFをメールで送信
効果
・月5時間程度だが、ロボットが完全に業務を代行し、担当者をルーティンワークから解放
・繁忙期と閑散期で作業量が異なる業務から解放されたため、別業務にリソースが割けるようになった
単価マスタを改訂する業務
選定理由
・ExcelからCSVに加工するルーティンワークを毎月手作業で実施しており作業ミスが発生していた
・数百件以上のデータを修正する必要があり、入力期限もあるため、休日出勤を余儀なくされていた
2. 改訂情報を、改訂が必要な品目に対してのみ、資材情報システムに手動で登録
3. 担当者は結果にミスがないか、全件を目視確認
2. ロボットは改訂情報を、資材情報システムに自動で転記
3. 担当者は、ロボット実行にエラーがないかのみ確認
効果
・業務時間の内98％をロボットが代行し、担当者の負荷が大幅軽減
・ヒューマンエラーがなくなり、担当者はエラーと報告されるデータのみの確認で済む
ガス使用予測データを作成する業務
選定理由
・売上を予測するために、自社ガスサービスの需要を日常的に計測する必然性があった
・ガスの需要は気温データと連動することは把握しており、定期的に気温データを収集する必要があった
・単純業務故に、担当者のモチベーションが上がらず、本来実施すべきデータ分析等に集中できていなかった
2. 抽出したデータをCSVに出力
3. CSVを担当部署に送付し、確認
4. 担当部署は気温データをもとにガス需要を予測
2. ロボットは抽出したデータをCSVに出力
3. ロボットはCSVを担当部署に送付し、確認
4. 担当部署は気温データをもとにガス需要を予測
効果
・月30分程度の工数である小粒な業務であったが、開発難易度が高くないためヨコ展開に成功
・他社料金やその他の気象データなど、業務の幅を広げることに成功
補修サービスの現場図面をサーバーに登録する業務
選定理由
・全国35の拠点や協力業者など約700人が日々連絡を取り合うため、作業量が多く煩雑だった
・システム化に見合わない小粒の定型業務が多く残り、「細かい手間」の省力化に対するニーズがあった
2. 担当者は一つひとつの現場図面をPDFとして保存
3. どの物件の図面なのか確認しながら、各物件ごとにPDFを社内サーバーに登録
※発注者に協力を依頼し、同じ物件の現場図面には全て同じIDをファイル名に入れてデータを送付してもらうように変更した
2. ファイル名の中のIDを読み込み、どの物件の現場図面なのか判断
3. 物件ごとにPDFを社内サーバーに登録
効果
・ロボット化により年間30,000時間の余力を創出
・完全自社開発により、90業務で120体のロボットを導入
・Webブラウザで操作する基幹システム関連の作業に改善余地が大きいことが分かり、ブラウザ内蔵のBizRobo!でさらに横展開
