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【RPA導入事例】BizRobo!活用事例 BizRobo! 導入を成功に導く活用事例を導入前後の図解でご紹介。
※業種、業務別でご覧いただけます。

出張申請データをダウンロードし、結果を通知する業務

選定理由

・1日1回、30分~2時間ほどかけて、社員6名で週単位の当番制で行っている業務
・月ごとに作業量がバラバラで、安定した業務スケジュール設定を阻害する要因となっていた

1. 担当者は、勤怠等申請アプリから、出張申請データ(国内/海外/etc)をダウンロード
2. ファイル名を変更し、サーバーの所定フォルダにコピー
3. システムを用い、サーバー上で申請手続きを実行
4. システムを用い、申請者にメール送信
1. ロボットは、勤怠等申請アプリから、出張申請データ(国内/海外/etc)をダウンロード
2. ファイル名を変更し、サーバーの所定フォルダにコピー
3. 担当者はシステムを用い、サーバー上で申請手続きを実行
4. システムを用い、申請者にメール送信

効果

・1ヶ月あたり12時間の余剰時間を創出した
・出勤直後の忙しい時間帯のルーティンワークがなくなり、想定以上に担当者の負担が軽減された

DHCPサーバに各種設定したPCの有線MACアドレスを登録する業務

選定理由

・1日1回、30分~2時間ほどかけて、社員6名で週単位の当番制で行っている業務。
・月ごとに作業量がバラバラで、安定した業務スケジュール設定を阻害する要因となっていた。

1. 担当者はDHCPサーバを起動
2. マクロを使用し、csvデータからMACアドレスを抽出
3. 抽出した情報をもとにMACアドレスを1つ1つ登録
4. 各種サーバを同期
1. 担当者はDHCPサーバを起動
2. ロボットはMACアドレスを抽出
3. 抽出した情報をもとにMACアドレスを1つ1つ登録
4. 各種サーバを同期
5. 担当者に作業完了の通知を送付

効果

・1ヶ月に10~40時間の余剰時間を創出
・月ごとに作業量がランダムかつ、作業量も予見できなかったが、全てロボットが代行可能となったため、担当者は他の作業に従事でき、安定運用を実現できた

ウィルス検知メールを受信した際に関係者に通知する業務

選定理由

・毎週1回、ウイルス検知メールが届き次第1~2時間かけて行っている業務
・業務時間は少ないが、完全なルーティンワークのため担当者のモチベーション低下の一因となっていた

1. ウイルス検知メールを受信
2. 担当者はウイルス検知メールの添付ファイルに記載の資産番号を確認
3. 資産番号を社内データベースで検索し、社員情報を確認・追記
4. 各グループ会社・子会社ごとにファイルを分割
5. 各社IT担当者へ作成したファイルを添付し、メール送信
1. ウイルス検知メールを受信
2. ロボットはウイルス検知メールの添付ファイルに記載の資産番号を確認
3. 資産番号を社内データベースで検索し、社員情報を確認・追記
4. 各グループ会社・子会社ごとにファイルを分割
5. 各社IT担当者へ作成したファイルを添付し、メール送信

効果

・毎月4~8時間程度の余剰時間を創出
・ルーティンワークゆえの飽きからくる、作業漏れや操作ミスなどの人的ミスを撲滅

休職者・出向者・海外勤務者の勤怠を代行登録する業務

選定理由

・月に1回、30分~5時間ほど時間をかけている業務
・作業時間が多くはないが、完全なルーティンワークであり、ロボットに代行させるのが適切と判断した
・作業漏れやミスが発生することがあり、月次勤怠情報の確定に遅れが生じることがあった

1. 担当者は時間管理アプリを起動
2. 休職者・出向者・海外勤務者の管理一覧Excelを読み込む
3. 当者はExcel情報をもとに、時間管理アプリを用いて勤怠を登録
1. ロボットは時間管理アプリを起動
2. 休職者・出向者・海外勤務者の管理一覧Excelを読み込む
3. Excel情報をもとに、時間管理アプリを用いて勤怠を登録

効果

・グループ会社含め、1ヶ月で20時間ほどの余剰時間を創出
・作業漏れや登録ミスなどがなくなり、円滑に月次勤怠情報を確定することが可能となった

美容品販売サイトで、自社商品の口コミや評価などを収集する業務

選定理由

・収集する情報の項目や、口コミの数などが多く、非常に作業量の多い業務だった
・業務量が多いため、週に1回だけ代表的な情報のみを抜き出すことしかできていなかった

1. 担当者は美容品販売サイトにアクセス
2. 投稿者・年齢・口コミ・購入場所・評価・関連キーワードを確認
3. 自社のデータベースに、商品別に情報を転記
※1~3を繰り返し行う
4. 収集した情報をもとに、営業戦略の立案や商品設計について検討
1. ロボットは美容品販売サイトにアクセス
2. 投稿者・年齢・口コミ・購入場所・評価・関連キーワードを確認
3. 自社のデータベースに、商品別に情報を転記
4. 収集した情報をもとに、営業戦略の立案や商品設計について検討

効果

・全てロボットが代行するため、担当者の負担がゼロとなった
・日次でデータ収集を行えるため、タイムリーに情報取得が可能となった
・データの正確性が向上し、転記ミスなどがなくなった

商品パッケージの表記(税控除マーク、成分表示など)をOCRで 読み取り、元のデータと相違ないか確認する業務

選定理由

・年に数回しか確認漏れによるミスは起こらないが、ミスが起こると数万個単位の商品回収・パッケージ改修など多大な影響が及ぼされる
・従業員に与えるプレッシャーは多大であり、モチベーション低下につながっていた
・新商品が出るたびこの業務を行う必要があり、頻度も少なくはない

1. 工場の担当者が商品の外箱(パッケージ)のサンプルを写真に撮り、送付
2. 品質管理部の担当者は写真をOCRで読み取り、データ化
3. OCRでデータ化したものと、元々社内で作られたデータを見比べ、相違がないか確認
4. 相違があった場合、その箇所をメールで工場の担当者に送付
1. 工場の担当者が商品の外箱(パッケージ)のサンプルを写真に撮り、送付
2. 品質管理部の担当者は写真をOCRで読み取り、データ化
3. ロボットはOCRでデータ化したものと、元々社内で作られたデータを見比べ、相違がないか確認
4. ロボットは相違があった場合、その箇所をメールで工場の担当者に送付

効果

・相違のチェックの正確性を確保することが可能となった
・担当者が「ミスを起こしてはならない」というプレッシャーから解放された

各ドラッグストアのシステムからデータをダウンロードし、 自社フォーマットの実績レポートに転記する業務

選定理由

・各ドラッグストアのデータのフォーマットと、自社の実績レポートのフォーマットが異なっており、担当者が修正する必要があった
・毎日、午前中に数時間かけて担当者が行っている業務のため、業務負荷が高かった

1. 各エリアの担当者は各ドラッグストアのシステムから出荷実績データをダウンロードし、エリア別に集計
2. 集計したデータを、自社の実績レポートのフォーマットに合うように加工(エクセルの行と列を入れ替える)
3. 実績レポートを本部に送付
1. ロボットは各ドラッグストアのシステムから出荷実績データをダウンロードし、エリア別に集計
2. 集計したデータを、自社の実績レポートのフォーマットに合うように加工(エクセルの行と列を入れ替える)
3. 実績レポートを本部に送付

効果

・毎日担当者が午前中かけて行っていた作業が、出社前に完了するようになった
・担当者が行う不毛なルーチンワークを、ロボットに代替させられるようになった

災害時の職員の配備計画作成業務

業種官公庁・自治体

担当部署防災部

選定理由

・1300人以上の職員について、大量の確認事項があり、処理に30日もの時間をかけていた
・「不測人員数の確認」「自覚からの参集時間確認」「参集職員名簿の作成」など、大量の人員に対する業務が多くあり、業務量が尋常ではなかった

1. 担当者は職員名簿を作成
2. 不足人員数と再配備対象者を確認
3. 職員自宅からの参集時間を確認し、人員を再配備
4. 応援参集職員名簿を作成
5. 名簿を関係者に通知
1. 担当者は職員名簿を作成
2. ロボットは、不足人員数と再配備対象者を確認
3. 職員自宅からの参集時間を確認し、人員を再配備
4. 応援参集職員名簿を作成
5. 担当者は名簿を関係者に通知

効果

・30日かかっていた処理時間を5日に短縮
・確認漏れ、転記漏れなどが一切なく、確実に処理を行えるようになった

職員が申請した通勤手当の認定業務

業種官公庁・自治体

担当部署財務課

選定理由

・職員が申請した通勤手当の金額が妥当かどうか、路線情報サイトを検索して確認する業務
・一件あたり20分時間がかかっており、かつ2000件ほどの量があるため、業務量が膨大だった

1. 各職員は住所・最寄り駅・通勤手当の金額を申請
2. 担当者は職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請内容が適切な通勤手当と乖離している場合、職員に連絡
1. 各職員は住所・最寄り駅・通勤手当の金額を申請
2. ロボットは職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請された通勤手当が妥当かどうか判断
5. 担当者は申請内容が妥当でない場合、職員に連絡

効果

・1件あたりにかかる時間が20分から7分に短縮
・職員は一部だけを確認すればよく、業務負荷が大きく軽減
・サーバー実行できるため、この業務と並行して別の業務を行えたり、夜間や休日にロボットを稼働することで、担当者の業務時間を圧迫することなく導入できた

公共料金の支払い事務

業種官公庁・自治体

担当部署財務課

選定理由

・公共料金には「早収料金制度」があり、期限内に支払いができないと料金が高くなってしまうため、すばやく伝票を作成しなければならないが、人力では多くの時間がかかっていた
・上記の点が担当職員にとって精神的なストレスとなっており、解消したいとの要望が大きかった

1. 担当者は市内の全ての部署から公共料金情報を収集
2. 財務会計システムにログイン
3. システム上に情報を手入力
1. 担当者は市内の全ての部署から公共料金情報を収集
2. 引き落とし情報のファイルをロボット専用のファイルに格納
3. ロボットはファイルを読み込み、財務会計システムにログイン
4. 財務会計システムに情報を入力

効果

・業務時間は年間100時間から50時間に変化し、50時間の余剰時間を創出
・「期日を気にする必要がなくなった」と、現場担当者からは定性的な評価を得た
・担当者の作業はエラーの確認のみとなった

健康診断に関連する業務

選定理由

・年間200時間以上もの時間を要する、ボリュームの大きい業務だった
・年々健康診断の申込数が増えており、メインの業務に集中することが出来なくなっていた

1. 各医療機関(40以上)が健康診断の受診結果ファイルを送付
2. 担当者は専用システムにログイン
3. 各受診者の画面を開く
4. 診断結果を入力する
1. 各医療機関(40以上)が健康診断の受診結果がファイルを送付
2. 担当者はファイルをロボット専用のデータベースに転送
3. ロボットは各医療機関の名前を判別し、その医療機関専用のフォーマットに適した形でデータを抽出
4. ロボットは診断結果を専用システムに転記・入力

効果

・年間200時間以上を要していた業務時間を50時間まで短縮
・職員がメインの業務に集中できるようになった
・各医療機関ごとにファイルのフォーマットが異なり、それぞれに対応するロボットが必要であったが、主要な機関からロボットの適用をスタートし、段階的に適用範囲を広げていくことができた

現況調査資料を作成する業務(固定資産税・都市計画税)

業種官公庁・自治体

担当部署課税課

選定理由

・書類のフォーマットが統一されており、ロボットに任せやすいと判断
・将来的に税率が変わってもロボットのパラメ-タを変更するだけで対応可能なため、システム化よりRPAに任せる方が適切と判断

1. 担当者は調査地点の洗い出しを行う
2. 調査地点を社内システムへ入力
3. 社内システムからデータを出力
(住宅地図/航空写真図/地番家屋図/土地家屋台帳)
4. 上記の情報をもとに調査用資料を作成し、印刷
1. 担当者は調査地点を洗い出し、まとめてエクセルに記入
2. ロボットはエクセルのデータを参照し、複数の調査地点に対して一斉に社内システムからデータを出力
(住宅地図/航空写真図/地番家屋図/土地家屋台帳)
3. 上記の情報をもとに調査用資料を作成、印刷

効果

・毎年2,160時間かかっていた担当者の業務時間を、半分の1,080時間に削減
・印刷したい場所の地番をあらかじめまとめて、エクセルで作成しておくことで、ロボットが一斉に資料を作成できるような業務フローに変更できた

法人市民税申告書の印刷及び課税台帳化

業種官公庁・自治体

担当部署課税課

選定理由

・納期が確実に決定している業務のため、業務量が多い場合は頻繁に残業が発生していた
・確実にミスなく入力する必要があり、人力での入力の場合ダブルチェックが必要となり、時間と手間がかかる

1. 担当者はeLTAXで提出された法人市民税申告書の内容を確認
2. 添付書類が2枚以上あるかどうか確認
3. 2枚以上あった場合、2枚目以降を1/4に縮小し印刷
4. 課税台帳へ入力
1. ロボットはeLTAXで提出された法人市民税申告書の内容を確認
2. 添付書類が2枚以上あった場合、2枚目以降を1/4に縮小し印刷
3. ロボットはデータを課税台帳へ入力
4. 担当者はロボットの入力結果をチェック

効果

・毎年22時間かかっていた作業をほとんどすべてロボットに任せることが可能となった
・担当者はチェックするだけとなり、チェックする人員も2人から1人に

複写機使用料の支払い帳票を作成する業務

選定理由

・単純作業かつ繰り返し作業であり、自動化による効果や、他の業務への拡大の可能性が高い
・元データのエクセルのフォーマットが業者によって異なるが、そのような場合でもRPAが対応可能か検証したい

1. 業者が作成したエクセルデータを受信し、行政管理で調整
2. 1のデータを基に、兼票に変換(データのコピー&ペースト)
3. 兼票を出力し各所属へ送付して決裁開始
1. 担当者は業者が作成したデータを受信、行政管理で調整
2. ロボットは1のデータを基に、兼票に変換
3. 兼票を出力し各所属へ送付
4. 担当者は決済作業を開始

効果

・従来は担当者の作業時間は144時間だったが、ロボット導入後は担当者の作業時間は6時間、ロボット稼働時間が1.8時間となった

地図情報を閲覧し、印刷する業務

選定理由

・作業が多く、人手で行うと確認漏れが起こりうる
・作業頻度が高いためRPA導入による業務時間の短縮効果を体感しやすいと判断し、導入検証として実施
・同じような作業が他の課にも多いため、導入検証がうまくいけば将来的なスケール化にもつながると判断

1. 他の課の職員は工事実施場所の住所を送付
2. 担当者は工事実施場所周辺の地図情報を読込み
3. 地図情報と工事実施場所住所や工事期間を入力し、工事業者に渡すための書類を作成
4. 書類を印刷し、工事業者に譲渡
1. 他の課の職員は工事実施場所の住所を送付
2. ロボットは工事実施場所周辺の地図情報を読込み
3. 地図情報と工事実施場所住所や工事期間を入力し、工事業者に渡すための書類を作成
4. 書類を印刷、担当者は書類を工事業者に譲渡

効果

・他2業務と合計して、年間約500時間の余剰時間を創出
・業務の効率化が行え、印刷漏れを防ぐことができるようになった
・作業頻度が高く、かつ手作業中心の業務を自動化できたことで、同じような他の課の業務に横展開することが可能となった

インターネット受付情報印刷業務

選定理由

・毎年3月,4月に業務量が一時的に増大し、残業して業務を行っていた
・完全にルーティンワークのため業務に対する職員のモチベーションが下がっていた
・申し込み資料は紙媒体で保管する必要があるが、紙媒体だと紛失の恐れがあるため、システム内でも一定期間保管する必要があった

1. 住民は水道・ガスの申込情報をデータで送付
2. 担当者はデータを紙媒体に印刷、申込件数を集計
3. 手続き終了後、一定期間申込データを保管した後に、申込データを削除
4. 担当者は関係者に対し、水道・ガス申込情報をメールで通知
1. 住民は水道・ガスの申込情報をデータで送付
2. ロボットはデータを紙媒体に印刷、申込件数を集計
3. 手続き終了後、申込データをPDFとして保存した後にデータを削除
4. ロボットは関係者に対し、水道・ガス申込情報をメールで通知

効果

・他2業務と合計して、年間約500時間の余剰時間を創出
・データを自動でPDFとして保存する機能を加えることで、業務プロセスがより効率的になった
・申込情報を漏れなく正確に管理することが可能となった
・職員のモチベーション向上に貢献した

時間外勤務を手入力する業務

選定理由

・複数課でそれぞれの担当者が入力業務を行うため、メールでの通知タイミングがバラバラになったり、メールのフォーマットが統一されていないという問題があった
・時間外勤務命令はできるだけ早く職員に通知したいが、担当者が忙しく業務が行えない場合は、その通知が遅くなる場合があった

1. 管理担当者が時間外勤務命令簿に各職員への命令を入力
2. 各課の担当者が名簿を読み込み、その内容を勤怠管理システムに手入力
3. 各課の担当者は時間外勤務命令が出ている職員に対し、時間外勤務の日時をメールで送付
1. 管理担当者が時間外勤務命令簿に各職員への命令を入力
2. ロボットがすべての課の時間外勤務命令簿を一斉に読み込み、勤怠管理システムにその内容を転記
3. 時間外勤務命令があるすべての職員に対し、時間外勤務の日時をメールで一斉送付

効果

・他2業務と合計して、年間約500時間の余剰時間を創出
・RPA導入前はメール通知のタイミングがバラバラで、場合によっては遅れることもあったが、ロボット導入後は一両日中に必ず該当者全員に通知メールが届くようになった
・人が手作業で行う場合と比べて、入力ミスや登録漏れを防ぐことが可能となった

人事異動時に、基本情報を入力する業務

業種官公庁・自治体

担当部署秘書課

選定理由

・毎年1,300人が異動し、人事・給与システムの登録内容を毎年変更していた
・約2,000件の変更があり、繁閑差がありピーク時には数人がかりで、終日登録作業を行っていた
・単調な転記作業ではあるが、決してミスの出来ない業務だった

1. 職員は人事異動データを人事・給与システムに入力
2. 担当者はシステムの内容に基づき、辞令を交付
1. ロボットは人事異動データを人事・給与システムに入力
2. 担当者はシステムの内容に基づき、辞令を交付

効果

・作業時間を約3分の1未満へ短縮
・初期段階では他社製品を検討していたが、画像認識で要素が上手く認識できないため、オブジェクト認識が可能なBizRobo!miniを選択
・IT部門ではなく、業務を一番よく知る秘書課職員がロボットを1から作成し管理・運営ができた

協力会社に住宅補修を依頼する際の連絡業務

選定理由

・エレベータ点検や植栽の手入れなどを行う協力会社が全国に7,000組合あり、非常に膨大な作業量だった
・担当者がPDFのダウンロード・メールへの添付・メール本文の転記を手作業で行っており、負担となっていた
・システム開発と比べて、コストが低く納期も早いBizRobo!の導入が適切と判断した

1. 担当者は依頼する協力会社名を確認
2. 連絡用帳票のPDFを社内システムからダウンロードし、メールに添付
3. 社内システムの記録をもとにメール本文を作成
4. 協力会社にメールを送付
1. 担当者は依頼する協力会社名のリストを作成
2. ロボットは連絡用帳票のPDFを社内システムからダウンロードし、メールに添付
3. 社内システムの記録をもとにExcelマクロを用いてメール本文を作成、転記
4. 協力会社にメールを送付

効果

・ロボットが業務を全て代行し、年間2,250時間相当の余剰時間を創出
・1業務だけでも、BizRobo!導入の初期費用が十分回収可能となった

社員の勤怠時間や業務日誌を確認する業務

業種インフラ・建設

担当部署人事部

選定理由

・全ての社員の申請内容を、担当者が人手でくまなく確認する必要があり、業務負荷が高かった
・勤怠管理システム、残業申請時間、業務日誌など複数の画面を見比べる必要があった
・入力ミスがあった場合、本人に電話かメールを行う必要があり、時間を圧迫していた

1. 担当者は勤怠管理システムにアクセス
2. 残業申請時間を確認し、勤怠管理システムと相違ないか確認
3. 業務日誌を確認し、勤怠管理システムと相違ないか確認
4. 入力ミスがある場合、該当の社員に電話またはメールで連絡
1. ロボットは勤怠管理システムにアクセス
2. 残業申請時間を確認し、勤怠管理システムと相違ないか確認
3. 業務日誌を確認し、勤怠管理システムと相違ないか確認
4. 入力ミスがある場合、該当の社員にメールで通知

効果

・年間60時間の余剰時間を創出
・業務の正確性が格段に上昇するとともに、不要なメールや電話のやりとりが減少
・プレミアムフライデーの導入により業務時間が変更しても、ロボットの微調整により対応可能となった

国土交通省のサイトにアクセスし、建設業の許可番号を調べるロボット

業種インフラ・建設

担当部署事務部

選定理由

・法律違反を防ぐため、発注先が許可されている建設業の種類と、発注しようとしている工事の内容が合致するか確認する必要がある
・建設業のデータ販売業者に頼むと1000万円以上かかり、かつ更新のたびに50万円かかるためコストが高い

1. 担当者は国土交通省のサイトにアクセス。
2. 発注先の会社名を入力し、その会社が許可されている建設業を確認
3. 工事の内容を確認し、許可番号が合致するか判断
・左記1~3と同じ作業をロボットが行う。
※個別に会社名を取得するのみでなく、定期的にアクセスし、登録されている全ての情報を都道府県別に収集することも可能。

効果

・わずか5人日で作成したロボットで、1200万円のコスト削減効果を実現
・4日間連続で稼働させることで、1万2000件ものデータ取得が可能
・夜間に集中的にアクセスすることで、人間の業務時間との切り分けも実現

社内で作成した作業報告書を、顧客用システムに転送する業務

選定理由

・1日600件の作業量があり、業務量が多く従来は行っていなかった
・社内システムの情報を迅速に発注者に共有する仕組みがなく、顧客に十分な対応ができていなかった

・ロボット導入以前は行っていなかった業務
1. 各担当者は社内の帳票システムにおいて、作業報告書を作成
2. ロボットは作業報告書(PDF)をダウンロード
3. 発注者用のシステムに作業報告書を転送

効果

・1日600件ある転送作業をわずかな時間で実現
・従来人手では行えなかった業務を、ロボットの高速性・正確性を利用して行えるようになった
・迅速に発注者に情報共有を行えるようになり、顧客対応が向上

競合店の価格を集計・出力する業務

業種卸売・小売

担当部署商品管理部

選定理由

・競合店の商品数が非常に多く、人手でデータをまとめることは行えていなかった
・類似の、Web上からデータを収集する業務が複数あり、ロボットのヨコ展開が行いやすいと判断した

・ロボット導入以前は行っていなかった業務
1. ロボットは競合店の各種Webサイトにアクセス
2. ロボットは商品名と値段を抽出
3. ロボットは抽出したデータを1つのExcelデータに転記し、集計データを作成

効果

・競合店の価格情報をタイムリーに共有できるようになり、集計データは商品企画会議でも頻繁に使用されるようになった
・価格情報以外にも、「天気・気温・降水量のデータ」や「ゴム・合板・段ボールの相場価格」など、様々なデータを集計するロボットを同様の手順で作成できた

販売実績を集計する業務

業種卸売・小売

担当部署販売管理部

選定理由

・開発商品の種類が1200SKUあり、それぞれに対して週次で多くのデータを集計する必要があった
・集計データをもとに発注数や販売計画を立案するため、データ集計の即時性と正確性の向上が重要だった

1. 集計担当者は販売管理アプリにログイン
2. 毎週の販売数量・店舗在庫数量・DC在庫数量、DC出庫数量を専用フォーマット(Excel)に転記
3. 企画担当者は集計データをもとに、今後の発注数量数の決定や販売計画の見直しを行う
1. ロボットは販売管理アプリにログイン
2. 毎週の販売数量・店舗在庫数量・DC在庫数量、DC出庫数量を専用フォーマット(Excel)に転記
3. 企画担当者は集計データをもとに、今後の発注数量数の決定や販売計画の見直しを行う

効果

・週に32時間かかっていた業務をロボットがすべて代行できるようになった
・データの集計をよりスピーディにできるようになり、企画担当者が任意のタイミングで発注数量数の決定や販売計画の見直しを行えるようになった

カタログ表現ルールをチェックする業務

業種卸売・小売

担当部署EC事業部

選定理由

・表現ルールに沿っていないカタログがあるとサービス品質が下がり、クレームリスクも高かった
・年間で500種類以上のカタログをチェックする必要があり、単純に業務負荷が高かった
・ミスが許されない減点方式の業務であるため、チェックを担当する社員の心理的負担が大きかった

1. カタログ作成担当者がエクセルでカタログの入稿データを作成
2. チェック担当者が、入稿データに「内規NGワード」および「知財NGワード」が含まれてないかチェック(含まれれば差し戻し)
3. チェック担当者が、商品のスペック情報と商品管理データベースの登録情報が一致しているかチェック(含まれれば差し戻し)
4. 担当者はチェックが完了すれば入稿フォルダに保存
1. カタログ作成担当者がエクセルでカタログの入稿データを作成
2. ロボットが、入稿データに「内規NGワード」および「知財NGワード」が含まれてないかチェック(含まれれば差し戻し)
3. 商品のスペック情報と商品管理データベースの登録情報が一致しているかチェック(含まれれば差し戻し)
4. 担当者はチェックが完了すれば入稿フォルダに保存

効果

・年間で360時間の余剰時間を創出し、チェック担当者の心理的な負担(ミスできない状況や、クレームリスク)を軽減
・余剰時間を商品・サービスの開発、業務品質の向上に充てることができた

販売店向けに在庫表を配信する業務

業種卸売・小売

担当部署営業本部

選定理由

・全国に2万社ある取引先に対して在庫表(対象商品、納期、価格などの情報)を定期配信するため、処理量が膨大だった
・取引先によって対象の商品が異なるのはもちろん、在庫表のフォーマットが異なる場合があり、人手で対応する必要があった

1. 担当者は在庫管理システムを参照し、各取引先向けの在庫情報を抽出
2. 在庫情報を各取引先向けのフォーマットに転記し、エクセルファイルを作成
3. エクセルをメールに添付し、取引先へ送付
1. ロボットは在庫管理システムを参照し、各取引先向けの在庫情報を抽出
2. 在庫情報を各取引策向けのフォーマットに転記し、エクセルファイルを作成
3. 担当者はエクセルファイルを確認
4. ロボットはエクセルをメールに添付し、取引先へ送付

効果

・年間120時間の余剰時間を創出
・単純なルーティンワークを減少し、お客様対応などの人が行うべき業務に集中できるようになった
・同様の業務を行っている他拠点に展開することで、ロボットによる効果を最大化できた

商品の納期見通しを通知する業務

業種卸売・小売

担当部署営業本部

選定理由

・全国100拠でそれぞれ取引先(計2万社)を有しており、処理量が非常に多かった
・数100種類の商品の納期を日次で処理する必要があったため、業務担当者が電話対応などでカバーしていた
・納期回答書が取引先によって異なるケースがあり、そのため処理が煩雑になっていた

1. 担当者は納期回答書の共通テンプレートを各取引先ごとに作成
2. 受注管理システムから、商品の納期見通し情報を抽出
3. 納期見通し情報をエクセルのテンプレートに転記、共有フォルダに保存
4. 納期回答書のエクセルを取引先にメール送付
1. 担当者は納期回答書の共通テンプレートを各取引先ごとに作成
2. ロボットは受注管理システムから、商品の納期見通し情報を抽出
3. 納期見通し情報をエクセルのテンプレートに転記、共有フォルダに保存
4. 納期回答書のエクセルを取引先にメール送付

効果

・年間200時間程度の余剰時間を創出
・日次で実施していた当業務の負担が例外パターンを除いてほぼゼロとなった
・従来多発していた入力ミスや回答への催促がなくなり、スピーディーに対応できるようになった

在庫の変動を複数サイトに反映する業務

業種卸売・小売

担当部署EC事業部

選定理由

・実店舗の在庫を複数のECサイト経由で販売しており、1時間かけて更新作業を実施する必要があった
・頻繁に商品リストが更新されるため、更新作業のための担当者が常にはりつく必要があった
・新たなECシステムの構築も検討したが、外部ベンダーへの依頼コストや実装までのスピード感を比較し、BizRobo!を採用した

1. ECサイトの販売管理画面を参照し、売上情報を転記
2. 複数店舗の売上情報をエクセルに集約
3. 直前までの実店舗の在庫リストと突合し、差分を更新
4. ECサイトの販売管理画面で在庫情報を更新
5. 担当者がECサイトへの更新を確認
1. ロボットはECサイトの販売管理画面を参照し、売上情報を転記
2. 複数店舗の売上情報をエクセルに集約
3. 直前までの実店舗の在庫リストと突合し、差分を更新
4. ECサイトの販売管理画面で在庫情報を更新
5. ECサイトへの更新を確認

効果

・在庫更新業務は始業時に1時間をかけて担当者が実施していたが、作業負担がゼロにとなった
・更新を日次から1時間毎にすることができたため、在庫情報Webサイトへの反映時間を大幅に短縮

カード会員の購買動向を収集する業務

業種卸売・小売

担当部署販売支援部

選定理由

・人手で扱える量には限界があり、エリア・性別・年代・イベント別などの、購買情報の細かな仕分けができていなかった
・どの販促施策が効果的なのかデータをもとに分析できておらず、担当者の勘や経験に依存していた

1. カード会員情報システムに顧客の購買情報が自動で反映される
2. 担当者は条件別に情報を収集して、リストを作成
3. カスタマーサポート部にそれぞれ転送
4. カスタマーサポート部は顧客ステータスに応じたメールや印刷物を送付
1. カード会員情報システムに顧客の購買情報が自動で反映される
2. ロボットは細かな条件別に情報を収集して、リストを作成
3. データ分析部、カスタマーサポート部にそれぞれ転送
4. カスタマーサポート部は顧客ステータスに応じたメールや印刷物を送付
5. データ分析部は分析を行う

効果

・データ収集と仕分けをロボットが代行し、人員に余剰時間を創出
・データ分析を専門に行う人員を配置し、データに基づいた販促施策を行えるようになった

納品時の受領証明書をサプライヤー別にメール送付する業務

選定理由

・納品時の受領証明書をサプライヤー別にメール送付する業務

1. 全国の物流センターから商品が納品
2. 担当者はシステムから納品された商品名・数量を確認し、受領証明書を作成
3. 受領証明書を紙に印刷
4. 各サプライヤー別に、印刷した受領証明書を郵送
1. 全国の物流センターから商品が納品
2. ロボットはシステムから納品された商品名・数量を確認し、受領証明書を作成
3. ロボットは受領証明書をPDF化し、各サプライヤー別にメール送付

効果

・毎日5000件あった処理業務をロボットが代行し、年間16,000時間の余剰時間を創出
・RPAをきっかけとして業務の行い方の改革に取り組み、従来の紙を用いた業務から脱却

短期滞在患者のリストを作成する業務

選定理由

・2種類の膨大なデータベースから患者データを確認し、突合する作業であり、担当者の負担が大きかった
・多くの件数を人手で確認するため、突合や転記作業にミスが発生していた

1. 担当者は医療事務システムから短期滞在手術など対象患者データを出力
2. 医療事務データベースから在院患者データを出力
3. 2種類のデータを突合し、短期滞在患者リストを作成
1. ロボットは医療事務システムから短期滞在手術など対象患者データを出力
2. 医療事務データベースから在院患者データを出力
3. 2種類のデータを突合し、短期滞在患者リストを作成

効果

・年間100時間以上の余剰時間を創出し、リスト作成におけるミスも少なくなった
・面倒で疲労感の多い業務をロボットに代行し、担当者をルーティンワークから解放した

既存の研究者名簿と人事異動情報を突合し、新規名簿を作成する業務

選定理由

・人事異動の際に行う業務だが、締め切りが設定されており、できるだけリードタイムを短くする必要がある
・登録漏れがある場合、その後の影響が大きくなるため、できるだけヒューマンエラーを削減したかった

1. 担当者は新規採用・退職・役職変更のデータを既存の登録情報と突合
2. 名簿への新規登録・修正や、研究費の移管の要否を判定
3. 外部の研究者登録システムにおいて登録手続きを行う
4. 登録時に付与される研究者番号とパスワードを、登録者にメールで送付
1. ロボットは新規採用・退職・役職変更のデータを既存の登録情報を突合
2. 名簿への新規登録や修正や、研究費の移管の要否を判定
3. 外部の研究者登録システムにおいて登録手続きを行う
4. 登録時に付与される研究者番号とパスワードを、登録者にメールで送付

効果

・年間95時間の余剰時間を創出
・登録漏れによるミスがなくなり、ミスによる関係各所との無駄なやりとりもなくなった

外来患者数など、各種月報を作成する業務

選定理由

・複数種類の月報について帳票を作成する必要があり、同じようなルーティンワークを繰り返す必要があった
・システム内でデータから帳票を作成するのに10分ほどかかり、ムダな「待ち時間」が発生していた

1. 担当者は医事システムを起動し、ログイン
2. メニューから「医事統計→月次処理→月の設定」を行い、帳票作成ボタンを選択
3. 10分後、作成されたファイルを確認し、名前を付けて保存
1. ロボットは医事システムを起動し、ログイン
2. メニューから「医事統計→月次処理→月の設定」を行い、帳票作成ボタンを選択
3. 作成されたファイルを確認し、名前を付けて保存

効果

・月次の処理を完全に代行するため、担当者のムダな待ち時間や残業を削減し、モチベーション維持にもつながった
・完全にルール化されている業務のため、ロボット作成を短時間で行え、効果もすぐ検証できた

重症度、医療・看護必要度の算出を行う業務

選定理由

・数100人以上の患者の明細データを目視で確認し、看護対象かどうかを判断する必要があり、担当者の負担となっていた
・ミスがないか見直す必要があり、業務時間を圧迫していた

1. 担当者は電子カルテの管理日誌メニューにアクセス、医療・看護必要度の明細データを出力
2. 担当者は非看護対象者のデータを除外
3. 看護必要度を算出
4. 経営分析係と看護部へ報告
1. ロボットは電子カルテの管理日誌メニューにアクセス、医療・看護必要度の明細データを出力
2. ロボットは非看護対象者のデータを除外
3. 看護必要度を算出し、経営分析係と看護部へ報告

効果

・全てロボットが代行することで、年間114時間の余剰時間を創出
・月1回だけのイレギュラーな業務を行う必要がなくなり、担当者のスケジュール立てがしやすくなった

過誤納リストを入力する業務

選定理由

・患者が本来より多く納金するケースが月に数十件発生していた
・過誤納金は患者に還付する必要があるため、当業務はミスと漏れが許されなかった
・複数部門から送付される書類を1枚のリストにまとめる作業を日時で行うため、担当者の負担が大きかった

1. 各部門より過誤納金に関するデータを受理
2. 複数のデータの内容を、1枚の過誤納リストに一つずつ手作業で転記
3. 記入後のリストを上長に送付
4. 上長承認後、関係者に送付
1. 各部門より過誤納金に関するデータを受理
2. ロボットは全てのデータを過誤納リストに自動で転記
3. 記入後のリストを上長に送付
4. 上長承認後、関係者に送付

効果

・月に400分、年間で4800分(80時間)の余剰時間を創出
・過誤納リストに漏れが発生した際の対応がなくなり、担当者がダブルチェックする業務もなくなった

生命倫理審査の電子申請システムにデータをインポートする業務

選定理由

・臨床研究法が新たに制定されたことに伴い発生した新業務
・今までメールに添付して提出していた書類をシステムにインポートする必要があり、手作業であれば最低でも3~4日かかる見込みだった
・システムにデータを一括してインポートする機能がなく、1つずつ登録する必要がある

・ロボット導入以前は行っていなかった業務
1. 担当者はインポート用データのファイル名を統一し、データの一覧表を作成
2. ロボットは電子システムで、研究課題名・研究期間・医師名などを転記
3. ロボットは申請データをアップロードし、一時保存
4. 担当者は登録内容を確認し、申請を確定

効果

・ロボット開発・実行時間は3時間であり、人手で行う場合に想定していた3、4日から大幅短縮
・データインポートという一度きりの業務であっても、業務負荷の軽減ができた
・類似業務への展開も可能となった

院内の定例会議開催を支援する業務

選定理由

・会議開催にあたり、開催通知のメール送付・出欠取りまとめ・座席表作成・名簿作成・日程調整・議事録作成、など非常に多岐に渡る業務が多かった
・会議資料や議事録を作成する十分な時間がなく、明確な会議テーマの設定や意義のある話し合いが行えていなかった

1. 上層部が会議の日程と検討テーマを設定
2. 担当者は上層部とメールをやりとりし、日程を調整
3. 開催通知メールを送付、座席表を作成、名簿を作成、会議資料を作成
4. 会議終了後、担当者は議事録を作成し、共有
1. 上層部が会議の日程と検討テーマを設定
2. ロボットは上層部のスケジュールを確認、日程を決定
3. 開催通知メールを送付、座席表を作成、名簿を作成
4. 担当者は会議資料を作成
5. 会議終了後、担当者は議事録を作成し、共有

効果

・日程調整、座席表や名簿の作成など、諸々の雑務をロボットが全て代行し、年間150時間の余剰時間を創出
・会議資料や議事録の作成にかける時間が多くなり、資料のクオリティが上がることで会議内容が向上

職員全員の超過勤務時間を集計する業務

選定理由

・昨今の働き方改革において、医師や看護師の超過勤務時間の可視化・整理必要となっている
・毎月、先月のデータを読み込み当月のデータに超過勤務時間を転記・加算する作業に時間がかかっていた

1. 担当者は勤怠管理対象の名簿をリストアップ、勤怠状況をシステムで参照
2. 超過勤務時間のある職員の勤務データを別途エクセルに転記
3. 当月までの時間を合計し、まとめたデータを関係者に送付
4. 年に1度、1年間全ての合計時間をまとめたデータを作成し、関係者に送付
1. ロボットは職員の勤務データを全て確認し、超過勤務の職員を判別
2. 当月に超過勤務のある職員のデータを抽出し、合計時間などをまとめたデータを関係者に送付
3. 年に1度、1年間全ての合計時間をまとめたデータを作成し、関係者に送付

効果

・年間50時間の業務時間を短縮
・職員別の超過勤務時間の可視化が行えるようになり、部署ごとの勤務状況を加味した業務時間短縮の立案につながった

電子カルテの情報が更新されているか確認する業務

選定理由

・毎日合計700名以上の患者の情報を確認する必要があり、業務時間を阻害していた
・700名以上の情報を確認していても、情報が更新されているのは10分の1程度なため、確認の大部分が無駄になっていた
・複数部署で同じ患者の情報を確認していることがあり、二度手間になっていた

1. 担当者は電子カルテを開く
2. 全ての患者情報を確認(700名分の情報を別ウインドウで開く)
3. 情報が更新されていれば、その内容を確認し、書かれている情報に応じて処置
1. ロボットは電子カルテを開く
2. 電子カルテの日付情報だけを確認し、当日の更新の有無を判断
3. 更新があった患者のリストを作成し、担当者に通知

効果

・電子カルテの情報を更新する回数が約10分の1程度となり、別の業務に充てる時間が増えた
・ムダな作業をしている、という感覚が消え、担当者がストレスから解放された
・複数担当者が同じ情報を確認することがなくなり、業務フローの改革にも成功

患者の在院日数の適正化を図る業務

選定理由

・患者の入院期間を十分な範囲かつタイムリーに把握できておらず、入院期間Ⅱに達する場合も多かった
・病床回転率が低く、入院患者数の増加が頭打ちとなっていた

・ロボット導入以前は行っていなかった業務
1. 入院期間が迫っている患者情報をロボットが検索
2. 患者の詳細情報をロボットが把握し、ベッドコントローラーに一覧リストのExcel添付メールを送付
3. ベッドコントロール調整会議にて、適切な患者退院を実施

効果

・ベッドコントロール調整会議において、適切な患者退院を実施することが可能となった
・結果として入院単価の向上と病床回転率の向上を実現

退院サマリ達成率を監視する業務

選定理由

・診療禄管理体制加算Iでは、退院翌日から14日以内に90%、30日以内に100%の退院サマリ作成が求められる。
・締め切りが決定しているため、担当者が時間に追われており、働き方に余裕がなかった
・退院サマリの作成状況を確認するために全員分の患者情報を逐一確認する必要があった

1. 担当者は診療情報を確認し、退院サマリを1つ1つ検索
2. 退院サマリ未入力の箇所を特定し、担当医と看護師にメールで通知
3. 医師は退院未入力箇所を確認し、退院サマリを記載
1. ロボットは退院サマリ未入力カルテを検索
2. 退院サマリの未入力箇所を特定し、担当医、看護師にメールで通知
3. 医師は退院サマリを記載。看護師は看護サマリを記載

効果

・診療禄管理体制加算Iの要件を満たすことで、入院単価増を図るとともに、一定の診療報酬額を確実に受けることが可能となった
・ロボットは休みなく通知を正確に送るため、かつ担当医師の対応スピードを各段に向上

複数の求人媒体に求人情報を掲載する業務

選定理由

・採用管理システム(ATS)の運用代行事業を行っており、当業務にかかる人的工数が増加していた
・採用は繁閑差が大きいため、繁忙期には人が足りず、閑散期には人が余るといった状況が発生していた
・クライアントによって求人情報を更新する頻度が高く、その都度の対応が求められていた

1. クライアントから求人媒体に掲載する求人情報を受領
2. 担当者はATSのクライアント管理画面に遷移し、求人情報を登録
3. 登録した求人情報を媒体ごとにフォーマットを変更し、登録
4. 求人媒体ごとの応募数やコンバージョン率を測定し、クライアントに報告
1. クライアントから求人媒体に掲載する求人情報を受領
2. ロボットはATSのクライアント管理画面に遷移し、求人情報を登録
3. 登録した求人情報を媒体ごとにフォーマットを変更し、登録
4. 求人媒体ごとの応募数やコンバージョン率を測定し、クライアントに報告

効果

・求人情報の掲載だけでなく、応募情報管理・選考プロセス管理・内定者情報管理などATSの他機能にもBizRobo!を水平展開
・繁忙期、閑散期によって稼働するロボット数を調整し、派遣などの人件費を削減
・1企業あたりの処理時間が30分から5分以内となり、最新情報を掲載するまでのスピードが向上

月次評価対象者を人事管理システムから抽出し、目標シートを作成する業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・正社員以外にも数十社から出向や外部協力会社を受け入れており、処理量やパターンが非常に多かった
・処理完了までに1営業日程度かかり、毎月実施する必要があるため、人事担当者の負担が大きかった
・目標シート作成対象者のリストに漏れが発生すると、正しく人事評価が行えないためミスが許されなかった

1. 担当者は対象となる社員属性を選定
2. 人事管理システムにアクセスし、対象者のファイルをCSVで出力
3. ファイルから必要情報を目標シートのテンプレートに転記
4. 各対象者の上長にメールにて送付
5. 各担当者が目標シートを作成
1. 担当者は対象となる社員属性を選定
2. ロボットは人事管理システムにアクセスし、対象者のファイルをCSVで出力
3. 出力したファイルから必要情報を目標シートのテンプレートに転記
4. 各対象者の上長にメールにて送付
5. 各担当者が目標シートを作成

効果

・目標シート作成の漏れがなくなり、人事担当者の負担が減少
・目標の設定やフィードックといった本来実施すべき業務をタイムリーに実施することが可能になった

在留資格データを抽出し、作成を実施する業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・在留資格チェック対象である外国籍の社員が多数在籍しており、人事担当者の業務負担が大きかった
・在留資格を有していない社員が所属していると指導を受けるため、リスク管理の点からも重要な業務だった
・在留資格を有していない社員は帰国する必要があるため、ミスがあると業務への影響が大きい

1. 担当者は人事システムにアクセス
2. 就労ビザ資格、在留資格の2つのCSVをダウンロード
3. CSVファイルを確認し、一定期間内に更新が必要な社員を確認
4. 更新が必要な社員に通知を送付
1. ロボットは人事システムにアクセス
2. 就労ビザ資格、在留資格の2つのCSVをダウンロード
3. CSVファイルを確認し、一定期間内に更新が必要な社員を確認
4. 更新が必要な社員に通知を送付

効果

・2種類の異なるデータの参照の際にミスが生じていたが、ロボットによりチェック漏れがなくなった
・ロボットが勝手に月次で処理を行うため、担当者負担がゼロとなった

福利厚生の利用者を確認する業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・複数の福利厚生メニューを従業員向けに提供しているが、活用されているかの確認ができておらず、従業員の満足度を測りかねていた
・コスト削減を経営から求められていたが、福利厚生にかけている固定コストの評価が正しく行えていなかった

1. 担当者は福利厚生管理システムにアクセスし、月次で利用者データをCSV形式でダウンロード
2. CSVファイルをエクセルに転記し、エクセル関数で利用者を集計
3. エクセルで利活用度、従業員1人あたりの福利厚生コストを算出
4. 集計結果を経営陣に報告
1. ロボットは福利厚生管理システムにアクセスし、月次で利用者データをCSV形式でダウンロード
2. CSVファイルをエクセルに転記・集計
3. 利活用度と福利厚生コストを算出
4. 担当者は集計結果を経営陣に報告

効果

・1回あたりの作業時間は少なく(30分)、作業が面倒で実施していない部分があったが、もれなく実施することができた
・福利厚生と充実と従業員満足度の向上を可視化し、より良い福利厚生の提供が可能になった

不動産情報のデータ化案件作業を行う物件情報の資料(紙媒体) をスキャンし、電子データとして保管・登録する業務

業種不動産

担当部署賃貸営業部

選定理由

・従来は物件情報を紙に印刷していたが、今後はそれらをスキャンし電子化するように業務内容が変更した
・スキャン後のファイル名の決定や物件情報の設定が煩雑で、非常に手間がかかっていた

1. 担当者は紙に印刷された物件情報をスキャン
2. スキャンしたデータを確認し、物件情報を一つ一つ入力
3. 名前を付けて保存
1. 担当者は紙に印刷された物件情報をスキャン
2. ロボット(OCR)はデータを物件番号・住所などにわけて自動的に転記
3. 名前を付けて保存

効果

・人が行うと曖昧な部分が多かったファイル名のつけ方を、標準化することで、ファイル検索が容易になった
・単純な転記作業をロボットが全て代行することで、担当者は余剰時間を創出できた

通関手続きの補助を行う業務

業種製造

担当部署貿易部

選定理由

・製品発注から販売までのリードタイムを短縮し、売上アップにつなげたいというニーズがあった
・海外支社では通関手続きが煩雑で、効率化を阻害していた
・海外支社で展開する製品ラインナップが増加しており、通関手続きも比例して増加していた

1. 担当者は通関手続きに必要な製品と申請内容をリストアップ
2. 通関手続き用システムに入力
3. 最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力
1. ロボットは通関手続きに必要な製品と申請内容をリストアップ
2. 通関手続き用システムに入力
3. 担当者は最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力

効果

・従来は最大500分かかっていた手続き時間を20分に短縮
・1日がかりで行っていた業務を確認/承認作業のみの5分に短縮し、担当者の余力が生まれた
・リードタイムが短くなったことで商品ラインナップの増加につながった

合計残高試算をチェックする業務

業種製造

担当部署経理部

選定理由

・毎月末に複数にわたるシステムから製品データと補修部品販売データを抽出し合計残高試算表を作成する業務であった
・月末にシステムからのダウンロード処理が集中し、待機時間が長く拘束時間が長かった

1. 担当者は4つの基幹システムから製品データと補修部品販売データをダウンロード
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
1. ロボットは4つの基幹システムから製品データと補修部品販売データをダウンロード
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信

効果

・ロボットが業務を全て代行し、年間100時間の余剰時間を創出
・データの加工・添付ミスを撲滅し、正確性も高めることが可能となった

収支資料を作成し、配信する業務

業種製造

担当部署経理部

選定理由

・業務システムから工場の収支データをダウンロードするのに非常に時間がかかっていた
・人手で作業を行うと、長時間拘束されてしまい、精神的な負担が大きかった
・複数資料を複数の対象者に送信するため、資料の添付し忘れやメールの宛先間違いが発生していた

1. 担当者は業務システムから工場収支データをダウンロード
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
1. ロボットは業務システムから工場収支データをダウンロード
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信

効果

・年間130時間の余剰時間を創出した
・単純作業かつ長時間の待機から担当者が解放された
・データの添付ミスがなくなり、業務の正確性も高められた

月次の連結決算業務

業種製造

担当部署経理部

選定理由

・親会社が使用する連結決算システムに、決算を毎月入力する必要がある
・M&Aを繰り返してきたため、社内システムが複数混在している
・システム間連携するためには相当な時間とコストがかかるため、システム投資判断ができていなかった

1. 経理担当者は複数システムから15パターンのデータを抽出
2. 担当者はエクセルに転記
3. 転記したデータをエクセル上で突合し、連結決算システムに入力
1. ロボットは複数システムから15パターンのデータを抽出
2. 連結決算システムへの投入用データを作成
3. 担当者はデータをコピー&ペーストし、連結決算システムに登録

効果

・毎月12時間かけていた業務だが、担当者は一度のコピー&ペーストと最終確認のみで完結できるようになった
・納期が厳しいため、従来は残業ありきであったが、これがゼロになった
・残業抑制だけでなく、担当者の身体/精神的負担軽減にもつながった

各取引先に入金を行う業務

業種製造

担当部署総務部

選定理由

・取引先から毎月段ボール一箱分にもなる紙の支払い明細書が届くため、毎月その処理に追われていた
・紙データのため、RPA(BizRobo!)単体で実施するのは不可能な業務であり、OCRとの組み合わせが必須であった

1. 各取引先から支払い明細書を担当者が受領
2. 各々の担当者ごとに入金処理
1. 各取引先から支払い明細書を担当者が受領。
2. スキャン用担当者が支払い明細書をスキャン。
(OCRの認識率が低いものは担当者が明細書をチェックし手入力)
3. ロボットは入金処理を行う

効果

・全社で毎月260時間かけていた業務を35時間に短縮し、担当者の余剰時間を創出した
・BizRobo!×OCR の組み合わせで、紙のデータ化とルーティンワークの代行を同時に成功した

基幹システムからデータを収集し、販売見込みを予測する業務

業種製造

担当部署販売本部

選定理由

・膨大な基幹システムからデータを収集する必要があり、人手で行うには限界があった
・データの収集に労力がかかっており、肝心のデータ分析や予測に十分な時間を使えていなかった

1. 担当者は基幹システムからデータをピックアップする。
※売上・マーケティング・季節などの様々な要因を考慮し、 担当者が個々に情報を収集する。
2. 別の担当者がデータを分析し、販売見込みを予測する。
1. ロボットは基幹システムからデータをピックアップする。
※売上・マーケティング・季節などの様々な要因に対し、キーワード検索等を用いて自動で情報を収集する。
2. 別の担当者がデータを分析し、販売見込みを予測する。

効果

・年間720時間の余剰時間を創出した
・データの収集範囲を広げ、正確性も高めることが可能となった
・データ収集はロボットが代行し、人間は分析と予測に集中できるようになった

商品情報をWebサイトから収集し、登録する業務

業種製造

担当部署商品サービス部

選定理由

・従来アルバイトを年に2回、20名雇っていた業務
・作業量が多いため、一時的に専用の人員を雇うしかできなかった

1. 情報収集専用の担当者(アルバイト)を雇用
2. 担当者は様々なWebページから、自動車やタイヤに関する情報を収集
3. 社内のデータベースに転記
4. 商品企画や営業戦略の立案を行う担当者が使用
1. ロボットは様々なWebページから、自動車やタイヤに関する情報を収集
2. 社内のデータベースに転記
3. 商品企画や営業戦略の立案を行う担当者が使用

効果

・年間2100時間以上の業務時間削減を実現
・任意のタイミングでデータ収集を行えるようになった
・データ収集の「短サイクル化」が可能となり、商品や営業戦略への反映速度が上昇

輸出入用Webサイトに物品内容を登録する業務

業種製造

担当部署海外事業部

選定理由

・月に30件ほどある業務だが、物品内容の登録項目が多く、手順が非常に煩雑だった
・単純な転記作業の繰り返しであり、ヒューマンエラーの発生や担当者のモチベーション低下につながっていた

1. 担当者は対象品目を確認
2. Webサイトにアクセスし、1件ずつ物品情報を登録
3. 登録した内容にミスがないか十分に確認
1. 担当者は対象品目を確認し、品目リストをロボットが認識可能な形に加工
2. ロボットはWebサイトにアクセスし、全ての情報を自動的に登録
3. 担当者が確認

効果

・月30時間かかっていた業務を1時間に短縮
・これまで「事務作業が膨大」という理由で断念していた案件を受注でき、新規顧客の獲得につながった

客先納品書への必要事項を手書きする業務

業種製造

担当部署営業部

選定理由

・レガシーなシステムを利用しており、作業を人手で行うと1件あたり1時間近くもの時間を費やしていた
・月に50件以上の件数があり、担当者は50時間以上を費やしていた
・PDFに注文書番号を手書きするなど、非システムかつ属人的な作業が残っていた

1. 担当者は顧客のEDIサイトにアクセスし、対象の納品書をダウンロード
2. 納品書を印刷
3. 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
4. 自社における注文番号をPDFに手入力
1. ロボットは顧客のEDIサイトにアクセスし、対象の納品書をダウンロード
2. 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
3. 自社における注文番号を納品書に記載
4. 担当者は納品書を印刷

効果

・以前は毎月50時間かかっていた業務が、数分で終了するようになった
・手書き要素がなくなり業務実行スピードも向上したため、顧客への対応が迅速に行えるようになった

受注データを自社システムへ取り込み、納品書を出力する業務

業種製造

担当部署生産管理部

選定理由

・ヒューマンエラーが発生した際に、製品の納入遅れにつながる事態が発生していた
・同様な業務へ水平展開できることを念頭に、ロボット化を目指した

1. 担当者は顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. ダウンロードしたデータと自社システムのデータから、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
1. ロボットは顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. データを抽出・転記し、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付

効果

・1部署のみで年間200時間の余剰時間を創出、今後全社へ展開する予定
・業務プロセスを見直し、ムダな業務フローを省くとともに、業務の標準化も促進
・業務担当者のストレスを大幅に軽減

出荷状況のお問い合わせ対応業務

業種製造

担当部署リテール部門

選定理由

・出荷状況の問い合わせ対応が毎日5~10件あり、その都度業務が止まり作業者の負担が大きい
・問い合わせごとに物流部門に確認する必要があり、対応にかかる工数が増大していた
・問い合わせを行うのは主に得意の取引先のため、丁寧に対応する必要があった

1. 得意先から出荷状況の確認メールまたは電話を受領し確認
2. 物流部門に出荷状況を問い合わせる
3. 出荷状況を確認
4. 出荷状況を得意先で電話にて連絡
1. 物流部門にて送り状を発行、その際問い合わせ番号をロボットが得意先にメール送付
2. 問い合わせ番号をメールにて受領、問い合わせ対象をリスト化
3. ロボットが社内システムにて問い合わせ番号を参照し、発送状況を取得
4. 取得した発送状況を得意先にメールにて連絡

効果

・問い合わせ対応にかかる工数が大幅に削減され、うんざりする業務から解放された
・ロボット導入にあわせて、既存の業務のやり方を変えるBPRも実施できた
・ロボット導入により、自社内での業務効率化につながったのに加え、得意先の満足度も向上

受注データを自社システムへ取り込み、納品書を出力する業務

業種製造

担当部署生産管理部

選定理由

・ヒューマンエラーが発生した際に、製品の納入遅れにつながる事態が発生していた
・同様な業務へ水平展開できることを念頭に、ロボット化を目指した

1. 担当者は顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. ダウンロードしたデータと自社システムのデータから、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
1. ロボットは顧客のWebサイトから受注データをダウンロード
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. データを抽出・転記し、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付

効果

・1部署のみで年間200時間の余剰時間を創出、今後全社へ展開する予定
・業務プロセスを見直し、ムダな業務フローを省くとともに、業務の標準化も促進
・業務担当者のストレスを大幅に軽減

社用車のドライブレコーダーの運行データをダウンロード・整理する業務

業種製造

担当部署IT部

選定理由

・1,000台以上の社用車があり、各々の運転者が各週に時間を見つけてドライブデータをダウンロードしていた
・1,000台以上のデータを1つにまとめる必要があるため、非常に時間がかかっていた

1. 各々の運転者はドライブレコーダーのデータをダウンロード
2. 運転者はダウンロードしたデータと業務記録を社内のシステムに登録
3. 事務担当者はシステムのデータを集計し、部署や場所ごとに整理してまとめた報告書を作成
1. ドライブレコーダーのデータが1つのサーバーに保管
2. ロボットはサーバーから全てのデータをダウンロード
3. ダウンロードしたデータを部署や場所ごとに整理し、報告書を作成
4. 担当者は確認

効果

・年間1万4,000時間相当の余剰時間を創出
・もともと1,000人の運転者が行っていた作業を、1台のロボットで代行可能
・業務を全てBizRobo!が代行し、運転者と事務担当者はルーティンワークから解放

ハウスメーカーからの修理を受付する業務

選定理由

・繁忙期と閑散期の受付数の差が2倍程度あり、時期によっては大幅に顧客への連絡が遅れていた
・FAXやWEB申し込みの転記作業に時間がかかり、対応スピードが鈍化し顧客満足度が低下していた
・顧客ごとに申込みのシステムが違うため、電子データであっても人がデータを転記する必要があった

1. 顧客(ハウスメーカー)から修理の依頼が届く
※FAXの申し込みが80%、WEB申し込みが20%。
2. 担当者はサポート管理システムに申し込み内容を手入力・転記
3. 転記内容をもとに申し込み内容を各支社にメールで送信
4. 顧客に、申し込みを受け取った旨をメールまたは電話で連絡
1. 顧客(ハウスメーカー)から修理の依頼が届く
2. FAXの内容はOCRを用いて電子データに変換
3. ロボットは電子化された申し込み内容をサポート管理システムに転記
4. 電子化データの住所を判断し、各支社にメールを送信
5. 顧客に、申し込みを受け取った旨をメール送信

効果

・繁忙期に修理手配が遅くなることに不満があったが、受付スピードの向上により満足度が向上
・担当者は緊急性かつ柔軟性の必要な電話対応に多くの時間を使うことが可能となった

請求書の内容を経費として登録・印刷する業務

業種製造

担当部署IT企画部

選定理由

・本来ならば項目を詳しく分けて経費登録を行いたいが、項目が多くなると人手では対応できないため、大まかな「外注費」「雑費」などの名前で登録していた
・このような状況だと明細登録を見ても内容が何も分からず、コスト分析業務が全く行えない

1. 担当者はメールに添付された請求書を受領。
2. 請求書のデータをExcelに転記し、加工(行の入れ替えなど)
3. 請求書データの項目をまとめ、SAPに伝票として登録。
4. 請求書のデータとSAPに登録された伝票を突合し、ミスがないか確認し、伝票を印刷
1. 担当者はメールに添付された請求書を受領。
2. 請求書のデータをExcelに転記し、加工(行の入れ替えなど)
3. 請求書データの項目をまとめ、SAPに伝票として登録。
4. 請求書のデータとSAPに登録された伝票を突合し、ミスがないか確認し、伝票を印刷

効果

・業務時間が40時間から2時間に
・ロボットが代行することにより、項目数が膨大でも短時間で業務を遂行できるようになった
・明細登録の項目をより詳細に作成でき、詳細な伝票内容に基づいたコスト分析も行えるようになった

通信費請求書を社内システムに登録・伝票として印刷する業務

業種製造

担当部署IT企画部

選定理由

・人間が入力内容を肉眼で確認するために、一度請求書を全てコピーする必要があったが、これに時間がかかりかつ紙資源もムダとなっていた。
・書類をデータ化する部分と、データを転記・修正する部分両方に時間がかかっており、OCRとBizRobo!の融合が適していると判断した。

1. 担当者は請求書を紙媒体で受領
2. 請求書をコピー機で複製
3. 請求書の内容を伝票としてSAPに登録
4. コピーした請求書とSAPの伝票の内容を肉眼で見比べる
5. 伝票を印刷
1. 担当者は請求書を紙媒体で受領
2. OCRにより請求書の内容をcsvとしてデータ化
3. ロボットは請求書データをSAPに伝票として登録
4. csv化した請求書とSAPの伝票データを突合し、不一致部分があれば担当者にアラートを送信

効果

・1件あたりの登録作業スピードが13倍になった
・業務全体の処理時間を22時間から2時間に
・OCRとBizRobo!を組み合わせることで、紙媒体に関わる業務でも一気通貫でロボットが代行可能

倉庫の在庫を編集する業務

業種製造

担当部署在庫管理部

選定理由

・毎日決まったタイミングで行うルーティンワークのため、スケジュール管理が可能なBizRobo!で業務を代行することが適していると判断
・時期によって業務量が変化するため、担当者の作業量も大きく変化し、この業務に束縛される時間を一定に保つためにもロボットによる代行を実施

1. 担当者はSAPから3つのExcelファイルをダウンロード
2. Excelファイルの内容を社内データベースに取り込む
3. データベースの「作業負荷ステータス」をもとに在庫不足か判断
4. 在庫不足の場合、データベースに不足であるという情報を更新
5. 在庫不足の部分について、SAPから情報を削除
1. ロボットはSAPから3つのExcelファイルをダウンロード
2. Excelファイルの内容を社内データベースに取り込む
3. データベースの「作業負荷ステータス」をもとに在庫不足か判断
4. 在庫不足の場合、データベースに不足であるという情報を更新
5. 在庫不足の部分について、SAPから情報を削除

効果

・在庫が状況を自動的に確認することができるようになった
・普段は定期的に稼働するようにしておいて、時期によっては稼働回数を任意で増やせる

過重労働の可能性がある社員の上司にメールを通知する業務

業種製造

担当部署総務部

選定理由

・社内において勤怠管理が厳しくなったため出来た新しい業務だが、忙しくあまり手が付けられていない
・ルールベースかつスケジュールが完全に定まっている(金曜日に1回行う)業務のため、RPAに任せやすいと判断した

1. 担当者は勤怠システムからデータをダウンロード
2. 各従業員の労働時間を確認し、過重労働の可能性を判断
3. 過重労働の可能性がある従業員のデータを課ごとに取りまとめる
4. 取りまとめた課ごとのデータを、各課の上司にメール送信
1. ロボットは勤怠システムからデータをダウンロード
2. 各従業員の労働時間を確認し、過重労働の可能性を判断
3. 過重労働の可能性がある従業員のデータを課ごとに取りまとめる
4. 各課ごとの従業員の労働時間をグラフにまとめる
5. 取りまとめた課ごとのデータとグラフを、各課の上司にメール送信

効果

・これまで担当者が忙しく定期的に行えていなかったが、ロボットに代行させることで、必ず週1回業務を遂行できるようになった
・従来はまとめてデータを送付するだけだったが、従業員のデータをグラフにしたものも添付するようになったため、上司は部下の労働状況を一目で把握できるようになった

RPAの開発状況を週ごとに集計し、メールで通知する業務

業種製造

担当部署RPA推進部

選定理由

・RPAを社内全体に展開していくなかで必要となった業務
・他のプロジェクト管理にも応用が可能なため、プロジェクト管理ロボットの第一号として作成した

1. 各ロボットの開発者が、ロボットの開発状況を手入力
2. 担当者はデータを確認し、部門全体のための資料を作成
3. まとめたデータを関係者に一斉送信
1. 各ロボットの開発者が、ロボットの開発状況を手入力
2. ロボットはデータを確認し、部門全体に共有するための資料を作成
3. まとめたデータを関係者に一斉送信

効果

・週報をもとにRPA推進やロボット開発の状況を議論することが可能となった
・定例会議で情報共有の時間が短くなり、次のアクションプランを考える時間を増やすことが可能となった
・他のプロジェクト管理にも同様のロボットを導入できた

製品品質情報の管理業務

業種製造

担当部署品質管理部

選定理由

・品質が落ちてはならない
・納品時期が決まっている中で品質管理担当者が必ずチェックし、品質担保のうえ納品する必要がある
・担当者の数は増やせない中で業務量は一時的に大きくなるためRPAを導入して負担を減らしたい

1. 現場担当者が製品品質情報システムに対して成果物の品質を入力
2. 品質管理担当者がシステムからデータを抽出
3. 品質管理すべき対象データとシステム内のデータを照合
4. 抽出した結果の中から、品質をクリアしていないデータ(製品)をピックアップ
5. 不適合なものをエクセル報告書としてまとめ、他部署に報告書を送付
1. 現場担当者が製品品質情報システムに対して成果物の品質を入力
2. ロボットがシステムからデータを抽出
3. 品質管理すべき対象データとシステム内のデータを照合
4. 抽出した結果から、品質をクリアしていないデータをピックアップ
5. 不適合なものをエクセル報告書としてまとめ、他部署に報告書を送付

効果

・作業に関わる工数削減
・品質向上に向けた新規施策提案・実現に注力でき、不適合製品の減少につながった
・データを簡単に可視化できるようになった

化粧品の原料の安全評価に関する業務

業種製造

担当部署研究開発部門

選定理由

・一つの商品あたり数十件の原材料があり、それぞれについて複数のデータベースを確認する必要がある
・評価基準をクリアしたものでないと既製品として出せないので、複数のデータベースから評価を何重にも行う必要があった
・人手をかけて行うことが必要なため、業務量の削減が課題であった

1. 担当者が化粧品に使用している原料のリストアップ
2. 国内外の公的なデータベースの検索対象のリストアップ
3. 原料をデータベースで検索し、情報抽出
4. 抽出したデータを社内データベースに登録
5. データベースに登録した内容をもとに安全性の評価を実施
1. 担当者が化粧品に使用している原料のリストアップ
2. ロボットが国内外の公的なデータベースの検索対象のリストアップ
3. 原料をデータベースで検索し、情報抽出
4. 抽出したデータを社内データベースに登録
5. 担当者がデータベースに登録した内容をもとに安全性の評価を実施

効果

・膨大な量の検索・情報抽出作業および安全評価に関わる情報収集工数の削減
・安全性評価に人的リソースを割くことにより、安全性の向上と担当者の負担減少に寄与

経理・財務・企業情報・購買システムの情報を出力し共有する業務

業種製造

担当部署先端研究本部

選定理由

・5種類の社内外のシステムを用いてデータを抽出・加工するため、システム間のデータの行き来が面倒
・既存のデータを一カ所に集めるだけの業務のため、社員がモチベーションを維持しにくい
・それぞれの作業は単純だが、複数作業を行うと煩雑になりマニュアルでは効率が悪くなる

1. 担当者は経理・財務システムを起動し情報を抽出
2. 固定資産システムを起動し情報を抽出
3. 企業情報システムを起動し情報を抽出
4. 購買システムから情報をダウンロード
5. データを加工し、一つにまとめたファイルを作成し、アップロード
1. ロボットは経理・財務システムを起動し情報を抽出
2. 固定資産システムを起動し情報を抽出
3. 企業情報システムを起動し情報を抽出
4. 購買システムから情報をダウンロード
5. データを加工し、一つにまとめたファイルを作成し、アップロード

効果

・マニュアルで行っていた業務全てをロボットに代行させることに成功
・5種類のシステムを用いる業務でも、多くのアプリケーションに対応可能なBizRobo!は全て代行可能で他部門でもRPAの活用が始まった

仕向け先特定業務

業種製造

担当部署部品事業部

選定理由

・補給品版情報を自社内の基幹システムで管理しているが、仕向け情報はシステムで自動処理できない
 そのため大量の情報を人間が目視で検索・転記していた
・品番は約65種類あり、検索パターンや検索量が膨大
・1日約8時間、月に160時間かかるほど業務量が多い

1. 担当者が基幹システムで品番を検索し、表示された品番を転記
2. 補給品版情報をシステムからエクセルに転記
3. 調達優先順位情報をシステムからエクセルに転記
4. 確認結果に基づき、仕向け先情報を設定
1. ロボットが基幹システムで品番を検索し、表示された品番を転記
2. 補給品版情報をシステムからエクセルに転記
3. 調達優先順位情報をシステムからエクセルに転記
4. 確認結果に基づき、仕向け先情報を設定
(エクセルで品番情報などをまとめ、作成)

効果

・全体業務の75%をロボットが代行し、人間の作業量は160時間→40時間に減少
・ロボットが代行することにより、ロボが稼働している間に担当者は別の仕事が行えるようになった

新聞折込の仕分けに必要な情報を入力する業務

選定理由

・紙面が55種類あり、それぞれに折り込むチラシの種類が700~800種類あり、作業時間が膨大
・全て手入力で情報システムに入力するため、作業ミスがありミス防止の確認業務に人手がかかっていた

1. 自社の情報システムに折り込みチラシの情報が入力
2. 担当者は販売管理システムに情報を転記・入力
3. 業務システムに情報を転記・入力
4. 業務終了後、関係者にアラートを飛ばす
1. 自社の情報システムに折り込みチラシの情報が入力
2. ロボットは販売管理システムに情報を転記・入力
3. 業務システムに情報を転記・入力
4. 業務終了後、関係者にアラートを飛ばす

効果

・転記作業をロボットが代行することにより、年間で2000時間の余剰時間を創出
・転記ミスがなくなり、チェック作業員が別の仕事に時間を割けるようになった

商品掲載サイトからアフィリエイトリンクを作成する業務

選定理由

・アフィリエイトリンクを策する商品リストが数百以上あり、手作業では到底不可能だった
・商品名とアフィリエイトリンクが不一致となるミスが発生しており、ダブルチェックに時間と人手が必要だった

1. アフィリエイトリンクするターゲット商品のリストを作成
2. 担当者はアフィリエイトサービスサイトに移行し、特定商品のURLの一部をコピー
3. アフィリエイトリンクを作成
4. アフィリエイトリンクを自社で扱うWebページに埋め込む
1. アフィリエイトリンクするターゲット商品のリストを作成
2. ロボットはアフィリエイトサービスサイトで、商品のページのURLの一部をコピー
3. アフィリエイトリンクを作成
4. 全ての商品のアフィリエイトページを作成し、リストを担当者に送付
5. 担当者は、アフィリエイトリンクを自社で扱うWebページに埋め込む

効果

・大量のリンクを、ミスなく一度に生成できるようになった
・担当者は情報収集以外の、Webページ改善に注力できるようになった

社員の残業時間を集計し、担当部署ごとにまとめて保存する業務

業種メディア

担当部署人事部

選定理由

・勤怠管理から社員データを抽出・並び替え・整理するフローが25手順以上あり、煩雑な業務だった
・約20の部署ごとに別々のデータをメールで送信する必要があり、担当者に負荷がかかっていた

1. 各社員が勤怠管理システムに自らの勤怠時間を入力
2. 担当者は残業時間を全て抽出
3. 残業時間データを並び替え、部署ごとにまとめる
4. 集計したデータをエクセルに保存し、各部署にメール送信
1. 各社員が勤怠管理システムに自らの勤怠時間を入力
2. 残業時間を全て抽出
3. 残業時間データを並び替え、部署ごとにまとめる
4. 集計したデータをエクセルに保存し、各部署にメール送信

効果

・全ての業務をロボットが代行し、担当者のストレス削減ならびに余剰時間の創出
・月に1回しか行わないイレギュラーな業務がなくなったため、担当者のスケジュール管理が楽になった

記事のネタ収集のため、数百のコンテンツ媒体からデータ収集する業務

業種メディア

担当部署製作部

選定理由

・毎日400~800もの媒体から情報を収集する必要があり、人手では非常に業務量が多い
・FTP, WEB, テキストデータ, メールなど、複数種類の媒体から収集数必要があり、全ての種類に対応できるRPA製品のBizRobo!に業務を任せるのが適していた

1. 担当者は複数の媒体から情報を収集
2. それぞれのデータ形式に合わせて転記やダウンロードを実行
3. まとめたファイルをデータベースに入力
4. 上記を毎日400~800媒体に対して実施
1. ロボットは複数の媒体から情報を収集
2. それぞれのデータ形式に合わせて転記やダウンロードを実施
3. まとめたファイルをデータベースに入力

効果

・あらゆる媒体からのデータ情報収集時間を大幅削減し、担当者を別業務にもアサインすることも出来るようになった

官公庁のWebサイトの新着情報を取得する業務

業種メディア

担当部署広報部

選定理由

・官公庁のWebページ毎にレイアウトや取得項目が異なるため、Webページ毎に情報取得マニュアルを作成する必要があり、煩雑だった
・新着情報を即座に顧客に提供する必要があり、24時間働くロボットの方が最適

1. 担当者は官公庁のWebサイトにアクセス
2. 所定のページをクリックし、記事タイトルや内容などをコピーし、社内のまとめ用ファイルに転記
3. PDFファイルなどがある場合、ダウンロードして所定の場所に保存
4. 上記操作を各Webページにおいて繰り返す
1. ロボットは官公庁のWebサイトにアクセス
2. 所定のページをクリックし、記事タイトルや内容などをコピーし、社内のまとめ用ファイルに転記
3. PDFファイルなどがある場合、ダウンロードして所定の場所に保存
4. 上記操作を各Webページにおいて繰り返す

効果

・データ情報収集にかかる時間を大幅に短縮し、顧客対応に多くの時間を割ける
・類似の業務に対しても、ロボットを微修正することで対応でき、関連業務だけで20体以上のロボットを複数部署に展開

配信前の記事内容をチェックする業務

選定理由

・記事内容(プレスリリース等)における顧客ごとの必須ワード、NGワードを目検で確認する必要があり、担当者のストレス過多となっていた
・毎月10000本以上の記事があり、顧客数も増大しており、業務量に対して人手が圧倒的に不足していた

1. ライターが記事を作成し、社内サーバーに格納
2. 担当者が記事を確認し、記事内容とワードリストを照合し、目で確認
3-1. 記事内容に不備がなければ、記事をチェック済みフォルダに格納
3-2. 記事内容に不備があれば、コメントをつけた上でライターに返却
1. ライターが記事を作成し、社内サーバーに格納
2. ロボットが記事を確認し、記事内容とワードリストを照合
3-1. 記事内容に不備がなければ、記事をチェック済みフォルダに格納
3-2. 記事内容に不備があれば、コメントをつけた上でライターに返却
4. 記事内容に不備がない場合、ロボットが記事を投稿

効果

・チェック業務の工数が大幅に削減し、余剰時間を活用し、さらなる顧客獲得につながった
・ロボットが行うとチェックミスがなくなるため、チェックミスによるクレーム防止につながった
・記事内容のチェックのみならず、記事の投稿まで一気通貫でロボットが代行できる

勤怠入力漏れをチェックし、入力依頼メールを送信する業務

業種メディア

担当部署人事部

選定理由

・勤怠入力チェック対象リストを逐一確認しながら入力依頼メールを送信するため、見間違いによるミスが発生していた
・量の多いルーティンワークだが、非常に単調なため担当者のモチベーション低下につながっていた

1. 担当者は勤務入力チェック対象リストを印刷
2. リストを確認しながら、勤怠システムに勤怠入力がされているか確認
3. 勤怠入力がなされていない場合、該当者に勤怠入力の依頼メールを送付
1. 担当者は勤務入力チェック対象リストを作成し、ロボットに設定
2. ロボットはリストを確認しながら、勤怠システムに勤怠入力がされているか確認
3. 勤怠入力をしていない該当者に勤怠入力の依頼メールを送付
4. 勤怠入力をしていない該当者のリストを担当者に送付

効果

・担当者は内容確認するのみで、入力漏れもなくなり、より正確な労働時間の把握につながった
・既存システムを変更することなく、実働4日でロボットを作成することができ、システム改修と比べて大幅に短期かつ安価な業務効率化を実現

1ヶ月間実施するイベントの有料チケットの販売実績を把握する業務

選定理由

・夏に行われる期間限定イベントの有料チケットの販売実績を把握し、販売企画を検討していたが手作業では困難
・毎日必ず集計するため、いかに短時間で大量の販売実績を集計するかがカギとなっていた
・販売パターンが日々変化するため、稼働後も修正が容易に可能なBizRobo!で代行するのが適していた

・データ収集に非常に時間がかかっており、データ分析に注力できていなかった
1. ロボットは、POSレジ・チケットサービス・自動券売機・天気情報などのデータを収集
2. 販売経路が分かるようにデータベースに登録
3. 担当者は集められたデータを確認し、翌日の販売数予測や企画を検討

効果

・POSレジ・チケットサービス・自動券売機など複数の販売経路別にデータをまとめ、短時間かつ正確に分析ツールに入力できる
・1日1回しか行えなかったデータ分析のための定例会が、1日に何度もタイムリーに行える
・イベント中に業務フローが変化したが、BizRobo!の内容を書き換えることで迅速に対応できた

本社内の展示用テレビ端末が正常に動作しているか確認する業務

業種メディア

担当部署設備管理部

選定理由

・テレビ端末がランダムに停止することがあり、警備員が定期的に見回っていた
・停止からシステム担当者への報告までタイムラグがあり、迅速な対応ができていなかった

1. 警備員はテレビ端末が停止していないか、定期的に見回りを行う
2. テレビ端末が停止している場合、警備員は再生PCのブラウザを再起動
3. 再起動しても回復しない場合、警備員はシステム担当者に報告
4. システム担当者はテレビ端末回復のための処理
1. ロボットは定期的に再生状況を確認
2. 停止している場合は、ブラウザを再起動
3. 再起動しても映像が再生されない場合、システム担当者にメールを送付

効果

・警備担当者が見回りに行く必要がなくなり、負担が軽減
・映像停止してから再生するまで、迅速な対応が可能

リスティング広告の予算と残高を確認する業務

業種サービス

担当部署広報部

選定理由

・広告がクリックされた回数によって広告費用が日次で変化するため、残高の予測がしづらい
・残高が少なくなると即時に対応する必要があるため、毎日チェックする必要がある

1. 担当者はリスティング広告の管理画面にアクセス
2. 前日の実績を確認し、予算進捗管理ファイル(Excel)に入力
3. 残高が少ない場合、予算の追加について検討
1. ロボットはリスティング広告の管理画面にアクセス
2. 前日の実績を抽出し、予算進捗管理ファイル(Excel)に転記
3. 関係者に予算の進捗状況をメールで送付
4. 残高が一定値以下の場合、ロボットは関係者にアラートを送信

効果

・広告サイトを毎日チェックすることなく、予算の進捗を関係者全員で共有できるようになった
・予算が少ない場合のみ対応すればよく、月20時間の余剰時間を創出

自社のWebサイトへの掲載希望企業からの問い合わせをまとめる業務

選定理由

・自社のWebサイトに案件や広告の掲載を希望する企業からの、問い合わせをリスト化する必要があった
・新規事業のため現時点の問い合わせ数は少ないが、今後問い合わせ数が飛躍的に増加する場合に備えて、処理速度が圧倒的に早いロボットに代行させたい

1. 企業は問い合わせフォームからメールを送信
2. 担当者は「自社のWebサイトに情報の掲載を希望する企業」からの問い合わせかどうか確認
3. 該当する場合、担当者は問い合わせリスト(Excel)にデータを転記
1. 企業は問い合わせフォームからメールを送信
2. ロボットは「自社のWebサイトに情報の掲載を希望する企業」からの問い合わせかどうか確認。
3. 該当する場合、ロボットは問い合わせリスト(Excel)にデータを転記

効果

・1件あたり5分かかる作業をロボットが完全代行
・今後問い合わせが飛躍的に増加した場合の対応オペレーションも構築

セミナー参加者の情報を顧客情報システムに登録・更新する業務

業種サービス

担当部署顧客管理部

選定理由

・6000人規模の自社イベントの参加者情報を顧客管理システムに転記・更新する業務
・顧客情報の登録に1件当たり5分かかっており、合計500時間以上かかっていた
・スタッフ30名で毎日夜10時頃まで残業する必要があり、精神的・肉体的な負担が大きい

1. Web経由でセミナー参加者の申込情報が送付
2. 担当者はWeb申込者の顧客情報を顧客管理システムに登録
3. セミナー終了後、担当者はセミナー参加者の顧客情報を顧客管理システムに登録
1. Web経由でセミナー参加者の申込情報が送付
2. ロボットはWeb申込者の顧客情報を顧客管理システムに登録
3. セミナー終了後、ロボットはセミナー参加者の顧客情報を顧客管理システムに登録

効果

・従来は複数人が一斉に作業することで顧客管理システムの動作が遅くなることもあったが、現在はロボットが夜間に全ての作業を実行
・残業がほとんどなくなり、焦りからくるミスも減少

労働時間をモニタリングする業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・残業時間削減のためのモニタリングを月末までに実施する必要があった
・勤怠システム単体では月末の残業時間着地見込みの算出ができず、チェックが煩雑
・人事が個別に要注意な従業員をチェックしているが、全員分の実施は工数的に不可能

1. 担当者は各社員の残業時間を確認
2. 基準を超過する見込みのある社員をリストアップ
3. 対象社員にメールでリマインド
1. ロボットは勤怠システムから対象者データを抽出
2. 勤怠システムから勤怠データを取得し、残業チェックシートを更新
3. 残業時間着地見込みをリストに更新
4. 基準超過者にリマインドメールを送付

効果

・人事担当者が手動でやっていた際は、百数十人の従業員しかチェックできていなかったが、全社員を対象に労働時間のモニタリングが可能となった
・月200時間の余剰時間を創出した

勤怠入力をリマインドする業務

業種サービス

担当部署人事部

選定理由

・オフィスに出社する社員はビル入館時に勤怠情報がシステムに自動入力されるが、直行・直帰の多い社員は直接入力する必要があり、適時に勤怠時間が入力されないケースが多発
・本来タイムリーに入力しなければならず、入力を促すリマインドを行っていたが、対象が数百名と多く、人事担当者が不満を抱えながら作業をしていた

1. 人事担当者は各システム(アカウント管理、勤怠)から情報を抽出
2. 担当者は対象者リスト(社員番号、氏名、アドレス、未入力日数)を作成
3. 対象者にメールでリマインド
1. 人事担当者は対象リストを作成・更新
2. ロボットはリストをもとに情報を抽出
3. 対象者にメールでリマインド

効果

・リマインドメールによって適時に勤怠入力を行う社員が増加
・4名で行っていた業務が短時間で毎日できるようになった
・月間116時間の余剰時間を創出し、惰性で行っていた業務から人事担当者を解放

新入社員の入社手続きに関わる情シスの業務

選定理由

・各システムのアカウント発行・ユーザー登録・権限設定など、複数の業務を社員ごとに個別で行う必要があった
・数百人規模の新入社員がいる場合は、すべての登録終了までに1~2ヶ月かかっている。

1. 人事担当者が新入社員の情報リストを作成
2. 情報システム担当はリストの内容をもとに、各種システムのアカウント発行・ユーザー登録・権限設定を行う
※その他、入退室管理システムのID発行、個人メールやグループウェアのユーザー登録、社内ネットワークの設定などをそれぞれ行う
1. 人事担当者が新入社員の情報リストを作成する
2. 各種登録を全てロボットが行う

効果

・年度初めの新入社員が多い時期に情報システム担当者の負担を軽減し、余剰時間を創出
・会社規模拡大にともなう本業務の増加にも対応し、業務の標準化にも成功
・多くの業務を入社前までに終わらせる必要があったが、その時間的制約から担当者が解放

EDIシステム(電子データ交換システム)の監視業務

選定理由

・システムがダウンするとクライアントに多大な迷惑がかかるため、定期的に確認する必要があったが、担当者がいない夜中は迅速に対応できないこともあった
・監視と報告レポート作成に時間がかかり、業務時間を圧迫していた

1. 担当者は業務時間中に1時間ごとにシステムにアクセス
2. サーバーの状態(疎通確認など)を検証
3. レポート(OK, NG, 集計情報)を作成し、関係者にメールを送信
1. ロボットは昼夜問わず、1時間ごとにシステムにアクセス
2. サーバーの状態(疎通確認など)を検証
3. レポート(OK, NG, 集計情報)を作成し、関係者にメールを送信

効果

・平日の業務時間中のみならず、24時間365日監視できるようになった
・複数の関係者に迅速に連絡がいくため、トラブル時の対応速度が飛躍的に向上

部屋の価格調整の実施およびシステムへの価格反映を行う業務

業種サービス

担当部署サービス部

選定理由

・ホテルの稼働率を高める(=収益最大化)ためにはイールドマネジメントの果たす役割は大きい
・料金を変更するにあたって、各媒体へ情報を反映するオペレーションが非常に煩雑であった。
・複数の料金プランを毎日複数サイトに対して変更する必要があるため、業務担当者への負担が大きい

1. ホテル管理システムを参照し昨年の実績値を算出
2. ホテル管理システムを参照し、作業実施時の予約状況を確認
3. 1~2の工程を参考に、部屋の価格調整を実施
4. 調整後の価格を予約システム(自社予約サイト、他旅行サービス)に入力
1. ロボットはホテル管理システムから昨年の実績値をCSVで出力
2. 担当者が作業実施時の予約状況を確認
3. 1~2の工程を参考に、担当者が部屋の価格調整を実施
4. ロボットは調整後の価格を予約システムに入力し、 人は入力完了後、反映結果を確認

効果

・イールドマネジメントは人が実施し、ロボットは負担が大きい各サイトへ価格反映する業務を代行するといった役割分担が可能となった
・システムへの反映業務時間を1日30分~1時間程度を確保できるようになった

案件管理情報を入力する業務

業種サービス

担当部署営業部

選定理由

・案件管理のための入力作業が10ステップ以上あり、時間がかかっていた
・案件ごとに入金や上司の承認作業があり、非常に煩雑だった
・業務が月末に集中し、担当者の業務時間を非常に圧迫していた

1. 担当者は案件を受注
2. 案件情報を基幹システムへ入力し、発注業務を行う
3. 仕入れ業務・売上計上・支払い手続きを行う
4. 上司は承認する
1. 担当者は案件を受注
2. ロボットは案件情報を基幹システムへ入力し、発注業務を行う
3. 仕入れ業務・売上計上・支払い手続きを行う
4. 担当者は確認し、上司は承認する

効果

・ロボットが業務の一部を代行することにより、担当者の業務量が5分の1になった
・月末に担当者の業務量が減り、受注獲得など売り上げ増大につながる業務を行えるようになった

中古車オークションを監視し、情報収集する業務

業種サービス

担当部署中古車部門

選定理由

・業者用中古車オークションサイトを毎日大量に監視する必要があり、担当者の業務時間を圧迫していた
・売れ筋の中古車を見落としてしまうことが多くあり、売上アップの機会を失っていた

1. 担当者が中古車オークションを確認
2. 希望の条件を満たす中古車を、複数のオークション会場から捜索
3. 条件に合う中古車を購入し、自社の管理ファイルに情報を保存
1. 担当者はどのような条件の中古車がほしいか、あらかじめ設定
2. ロボットは全国の中古車オークションを確認
3. 希望の条件を満たす中古車を、複数のオークション会場から抽出
4. 条件に合う中古車を購入し、自社の管理ファイルに情報を保存

効果

・売れ筋の中古車数百件を漏らさず確保できるようになり、売上が3倍にアップ
・年中無休で、夜寝ている間でも中古車を購入できるようになった
・担当者の業務時間を圧迫せず情報収集を行い、他の業務と並行して業務を進められるようになった

オンラインゲームの不正を監視する業務

選定理由

・一部ユーザーの不正行為・違法取引が社会問題化し、消費者庁からサービス規制を検討されていた
・不正を放置しておくと被害拡大につながるため、常に監視・摘発する必要があった

1. 担当者がオンラインゲーム掲示板を確認
2. 不正行為となるような書き込みを探索
3. 不正行為となる書き込みに対し、不正ユーザーリストへの追加やアカウント削除などを実行
1. あらかじめ、不正行為の可能性がある「NGワード」を登録
2. ロボットはオンラインゲーム掲示板の情報をすべて確認
3. 「NGワード」があった場合、担当者にアラートを送付
4. 担当者は書き込み内容を確認し、不正があれば不正ユーザーリストへの追加やアカウント削除など実行

効果

・24時間365日休むことなく、常に不正を監視できるようになった
・不正行為による問題が表面化する前に対応が可能となり、サービスの信用性が向上
・消費者庁によるサービス規制を回避し、安定した市場拡大に寄与

大量のWebサイトからデータを収集し、飲食店舗情報をまとめる業務

選定理由

・データ収集に多くの時間を使用し、肝心のマーケティング活用に労力を割けていなかった
・複数のWebサイト毎にフォーマットが異なるため、システム化する場合は納期とコストの増大が問題となっていた

1. 担当者は飲食業の店舗情報が載っているWebサイトにアクセス
2. 店舗情報をコピーし、CSVに転記
3. CSVに転記したデータを、自社内のデータベースに登録
※70以上のWebサイトについて行い、手作業では収集データ量に限界があった
1. ロボットは飲食業の店舗情報が載っているWebサイトにアクセス
2. 店舗情報を抽出し、csvファイルに転記
3. CSVに転記したデータを、自社内のデータベースに登録

効果

・半年で70体のロボットを開発し、全てのWebサイトに対してロボットが情報収集を代行可能となった
・情報収集の時間をマーケティング活動に充てることができ、高品質な提案を顧客に行えるようになった

自社サイトの航空券価格を自動で修正する業務

業種サービス

担当部署旅行事業部

選定理由

・自社サイトの価格を他社より常に低くするため、リアルタイムで価格を更新する必要があった
・システム化すると納期が長くコストも高いため、BizRobo!を採用

1. 担当者は競合他社のサイトで航空券を検索
2. 自社サイトの価格と見比べ、他社より高いか安いか確認
3. 自社サイトの方が高い場合、価格を安く変更

※人手ではリアルタイムで全ての商品を確認することは不可能だった
1. ロボットは競合他社のサイトで航空券を検索
2. 自社サイトの価格と見比べ、他社より高いか安いか確認
3. 自社サイトの方が高い場合、価格を安く変更
4. 担当者に価格変更したことをメールで連絡

効果

・自社サイトでの経由の申込数が2.5倍になり、収益が増大
・他社の動きが把握でき、戦略を分析できるようになった
・システム化する場合と比べて、業務フローが変更しても柔軟に対応できるようになった

自社のWebサービスにおける顧客アカウントを発行する業務

業種サービス

担当部署営業部

選定理由

・アカウント発行業務は顧客の要望ベースで随時発生し、営業担当に余計な工数がかかっていた
・アカウント発行に管理者権限が必要となり、管理者権限を有する社員が乱立し、困難だった

1. 顧客はWebページからアカウントの発行を依頼
2. 担当者は申込データを顧客管理アプリに転記
3. 顧客管理アプリに登録後、アカウントが発行され顧客にメールで通知
1. 顧客はWebページからアカウントの発行を依頼
2. ロボットは申込データを顧客管理アプリに転記
3. 顧客管理アプリに登録すると、アカウントが発行され顧客にメールで通知

効果

・アカウント発行がボタン一つで実行可能となり、営業担当の負担軽減
・管理者数が少なくなり、アカウント発行状況の把握と管理が容易になった

中途採用希望者に対して、説明会案内と予約受付を行う業務

業種インフラ・建設

担当部署人事部

選定理由

・職種ごとに応募条件が異なり、応募条件を満たすかどうか、担当者が逐一確認する必要があった
・複数の転職サイトがあり、それぞれにフォーマットが異なるため、担当者が手作業で行っていた

1. 担当者は説明会の日程リストを作成
2. 各種転職サイトにログインし、応募者情報を確認
3. 応募条件を満たす場合、担当者は中途説明会の案内を送付
4. 応募者は参加希望日をメールで返信
5. 担当者は各転職サイトにログインし、受付承諾のメールを送付
1. 担当者は説明会の日程リストを作成
2. ロボットは各種転職サイトにログインし、応募者情報を確認
3. 応募条件を満たす場合、ロボットは中途説明会の案内を送付
4. 担当者は参加希望日をメールで返信
5. ロボットは各転職サイトにログインし、受付承諾のメールを送付

効果

・年間150時間の余剰時間を創出
・担当者はルーティンワークから解放され、ストレス軽減
・応募者からの申込みに対して迅速な対応ができる

社員の居住物件の契約手続きを、不動産代理店に依頼する業務

業種インフラ・建設

担当部署総務部

選定理由

・社員の居住物件の契約情報を、不動産代理店にメールで依頼する業務
・社員1人あたりの作業に15分かかっており、面倒なルーティンワーク
・社員の給与に反映されるため、更新作業にはミスが許されない

1.担当者は勤怠管理システムから社員情報をCSVで出力
2. CSVデータを、「物件契約申し込み書」の空欄に1つずつ転記
3. 2の書類を名前を付けて保存
4. 書類をメールに添付し、不動産代理店に送付
5. 「給与変動データ 更新リスト」の情報を更新
1. ロボットは勤怠管理システムから社員情報を抽出
2. 抽出したデータを、「物件契約申し込み書」に転記
3. 2の書類を名前を付けて保存
4. 書類をメールに添付し、不動産代理店に送付
5. 「給与変動データ 更新リスト」の情報を更新

効果

・年間85時間の余剰時間を創出
・担当者はルーティンワークから解放され、情報の転記ミスや添付ミスがなくなった

面接官ごとに面接予定を通知する業務

業種インフラ・建設

担当部署人事部

選定理由

・月で合計5時間程度の、少量の業務だが、発生がランダムで担当者のスケジュールが乱れる要因だった
・面接ごとに少量だが複数のルーティンワークがあり、担当者のストレスがたまっていた

1. 担当者はデータベースから翌日の面接者リストを抽出し、CSVに出力
2. CSVデータを面接官ごとに分け、時間順に並び替え保存
3. データベースから、応募者毎のESやWeb適正結果のPDFをダウンロード
4. 各面接官に、面接予定・エントリーシート・PDFをメールで送信
1. ロボットはデータベースから翌日の面接者リストを抽出し、CSVに出力
2. CSVデータを面接官ごとに分け、時間順に並び替え保存
3. データベースから、応募者毎のESやWeb適正結果のPDFをダウンロード
4. ロボットは各々の面接官に、面接予定・エントリーシート・PDFをメールで送信

効果

・月5時間程度だが、ロボットが完全に業務を代行し、担当者をルーティンワークから解放
・繁忙期と閑散期で作業量が異なる業務から解放されたため、別業務にリソースが割けるようになった

単価マスタを改訂する業務

選定理由

・ExcelからCSVに加工するルーティンワークを毎月手作業で実施しており作業ミスが発生していた
・数百件以上のデータを修正する必要があり、入力期限もあるため、休日出勤を余儀なくされていた

1. 担当者は単価の改訂が必要かどうか、単価情報をもとに判断
2. 改訂情報を、改訂が必要な品目に対してのみ、資材情報システムに手動で登録
3. 担当者は結果にミスがないか、全件を目視確認
1. 担当者は単価の改訂が必要かどうか、単価情報をもとに判断
2. ロボットは改訂情報を、資材情報システムに自動で転記
3. 担当者は、ロボット実行にエラーがないかのみ確認

効果

・業務時間の内98%をロボットが代行し、担当者の負荷が大幅軽減
・ヒューマンエラーがなくなり、担当者はエラーと報告されるデータのみの確認で済む

ガス使用予測データを作成する業務

選定理由

・売上を予測するために、自社ガスサービスの需要を日常的に計測する必然性があった
・ガスの需要は気温データと連動することは把握しており、定期的に気温データを収集する必要があった
・単純業務故に、担当者のモチベーションが上がらず、本来実施すべきデータ分析等に集中できていなかった

1. 担当者は気象庁のホームページにアクセスし、気温データを抽出
2. 抽出したデータをCSVに出力
3. CSVを担当部署に送付し、確認
4. 担当部署は気温データをもとにガス需要を予測
1. ロボットは気象庁のホームページにアクセスし、気温データを抽出
2. ロボットは抽出したデータをCSVに出力
3. ロボットはCSVを担当部署に送付し、確認
4. 担当部署は気温データをもとにガス需要を予測

効果

・月30分程度の工数である小粒な業務であったが、開発難易度が高くないためヨコ展開に成功
・他社料金やその他の気象データなど、業務の幅を広げることに成功

各ドラッグストアの販売実績をダウンロードし、集計・加工する業務

選定理由

・ダウンロードするデータが多数あり、なおかつダウンロードにも時間がかかる
・季節商品のエリアごとの売上を日次で正確に把握し、生産量を最適化したかった

1. 各エリアの担当者は、各ドラッグストアのシステムから販売実績をダウンロード
2. ダウンロードした各エリアの販売データを自社フォーマットに修正・加工し、Excelのピボットを用いて集計
3. 各エリアの担当者は、日次報告書を作成
1. ロボットは、各ドラッグストアのシステムから販売実績データをダウンロード
2. 各エリアの販売データを自社フォーマット用に加工し、Excelのピボットを用いて集計
3. 日次報告書を作成
4. 日次報告書を本部に送付

効果

・人手ではできなかった膨大な量のデータ収集及び報告が日次でできるようになった
・正確かつ遅延のないデータ収集が可能となり、過剰な在庫を減らすための需要予測の第一歩となった

商品をWeb上の販売サイトに登録する業務

業種卸売・小売

担当部署EC事業部

選定理由

・月で合計5時間程度の、少量の業務だが、発生がランダムで担当者のスケジュールが乱れる要因だった
・面接ごとに少量だが複数のルーティンワークがあり、担当者のストレスがたまっていた

1. 担当者はWebの販売サイトにログイン、在庫データアップロード画面を表示
2. データベースから商品ごとの在庫情報をダウンロード
3. ダウンロードしたデータを、アップロード用のフォーマットに1つずつ転記
1. ロボットはWebの販売サイトへログインし、在庫データアップロード画面を表示
2. データベースから商品ごとの在庫情報をダウンロード
3. ダウンロードしたデータを、アップロード用のフォーマットに転記
4. 担当者に完了通知メールを送付

効果

・毎日1時間かけていた作業をロボットが全て代行するため、多くの余剰時間を創出
・転記ミスや作業のし忘れがなくなり、顧客からの問い合わせやクレームの減少にもつながった

職員の基本情報を入力し、書類作成する業務

業種官公庁・自治体

担当部署総務部

選定理由

・基本的に紙による引継ぎのため、業務効率化が難しい
・個別のシステムごとに職員の基本情報等を繰り返し入力しているため、非効率

1. 各職員が、個別のシステムごとに書類を作成
2. 同じ情報を別々の書類に何度も入力
1. 職員の基本情報(所属・職位・住所・メールアドレス等)をシステムに登録
2. ロボットは基本情報を検索・振り分け
3. 振り分けた情報を各々の書類に転記し、印刷

効果

・手作業だった人給システムへの入力作業をロボット化することで、年間150時間の時間を削減
・BizRobo!がサーバ実行型のため複数システムにまたがった作業を他部署の人と連携できるようになった

補修サービスの現場図面をサーバーに登録する業務

選定理由

・全国35の拠点や協力業者など約700人が日々連絡を取り合うため、作業量が多く煩雑だった
・システム化に見合わない小粒の定型業務が多く残り、「細かい手間」の省力化に対するニーズがあった

1. 1物件に複数の現場図面が存在するので発注者はそれぞれ好きなルールで名前をつけ、自社に送付
2. 担当者は一つひとつの現場図面をPDFとして保存
3. どの物件の図面なのか確認しながら、各物件ごとにPDFを社内サーバーに登録
1. 物件ごとにあらかじめIDを設定
※発注者に協力を依頼し、同じ物件の現場図面には全て同じIDをファイル名に入れてデータを送付してもらうように変更した
2. ファイル名の中のIDを読み込み、どの物件の現場図面なのか判断
3. 物件ごとにPDFを社内サーバーに登録

効果

・ロボット化により年間30,000時間の余力を創出
・完全自社開発により、90業務で120体のロボットを導入
・Webブラウザで操作する基幹システム関連の作業に改善余地が大きいことが分かり、ブラウザ内蔵のBizRobo!でさらに横展開

プライスライン(商品の売価)を変更し集約する業務

業種卸売・小売

担当部署棚割業務部

選定理由

・延べ60,000SKUもの売価変更を人力で行っており、業務量が膨大だった
・自社システムとExcelなど、システム間の連携に労力を多く消費し、リソースを新規業務に割く必要があった
・担当者がロボットをスケジュール管理し、ロボット共通部品を共有できるBizRobo!が社内のRPA推進体制に適していた

1. 担当者が商品コード・価格が記載されたExcelシートを作成
2. 担当者が自社内の販売システムに変更後の売価を入力
3. 入力後上司が確認
1. 担当者が商品コード・価格が記載されたExcelシートを作成
2. ロボットが自社内の販売システムに変更後の売価を入力
3. 入力後上司が確認

効果

・延べ180時間分の余剰時間を創出し、人が行うチェック・監査に時間をかけられるようになった
・短時間で業務を終了できるため、今後、迅速かつ大量に売価を変更する際の機動性を確保できた
・土日や夜間をロボットの作業時間にあてることで、人数が足りずに諦めていた週次業務を日次業務に変更できた

診断結果を医師が確認しているかモニタリングする業務

選定理由

・医療ミスを防ぐために、対応が必要な感情情報をモニタリングする医師事務支援機能を設定した
・しかし、人為ミスが発生する可能性はゼロにはできない
・確保できる担当者数により、対応可能範囲が限定的となる可能性がある

1. 事務担当者は検査結果を医師が確認しているかモニタリングし、結果をExcelにまとめる
2. 電子カルテから患者情報を抽出し、各医局へ配布
3. 診療部門が診療し、電子カルテに結果を入力
1. ロボットは検査結果を医師が確認しているかモニタリングし、結果をExcelにまとめる
2. 事務担当者は電子カルテから患者情報を抽出し、各医局へ配布
3. 診療部門が診療し、電子カルテに結果を入力

効果

・ロボットが代行する、モニタリング業務の部分は人為的ミスはゼロとなった
・対応可能な患者の範囲が、担当者数により制限されることがなくなった
・患者情報を検索するスピードが圧倒的に向上した

求人サイトへの入稿を行い、案件登録を行う業務

業種サービス

担当部署総務部

選定理由

・1つの同じ情報を複数の求人情報誌に合わせた仕様に変換するため、かなりの工数がかかっていた

1. 担当者は自社内の基幹システムにある案件情報を確認
2. 複数の求人サイト(リクナビ派遣、dodaなど)にアクセス
3. それぞれの求人サイトにおいて複数の情報を入力し、登録
※それぞれの求人サイトにおいて、入力する情報は違うフォーマットになっており、このデータを作成する作業が非常に負担となっていた
1. ロボットは社内データベースから案件情報を抽出
2. ひとつの案件情報に対して、求人情報サイト毎に複数のロボットが稼働
※例えば「リクナビ派遣に登録するロボット」「dodaに登録するロボット」など
3. それぞれのロボットはそれぞれの求人サイトのフォーマットにあわせて、 案件情報を入力する


効果

・この業務単体では月120時間の業務時間削減に成功
・新規人材の採用を抑制し、残業時間も削減でき、付加価値の高い業務に工数を展開可能となった
・エンジニアではないスタッフでもある程度容易に扱えるため、 117体のロボット現場が作成できた

商品仕様の変更に伴い、契約情報を一括で変更する業務

業種不動産

担当部署営業部

選定理由

・8000件以上の処理数があり、システム登録と目視での確認に130時間かかっていた
・不定期かつ突発的に発生する業務であり、担当者は業務スケジュールの急な変更を余儀なくされていた

1. 担当者は商品仕様の変更と変更対象となる会員コードのデータを準備
2. 受注登録システムを開き、対象の会員コードを検索
3. 会員コードを選択し、契約情報を変更し登録
4. 2~3の手順を件数分繰り返し
5. 入力後、ミスがないか再確認
1. 担当者は商品仕様の変更と変更対象となる会員コードのデータを準備
2. ロボットは受注登録システムを開き、対象の会員コードを検索
3. 会員コードを選択し、契約情報を変更し登録
4. 2~3を件数分繰り返し
5. 作業完了の通知を担当者に送付

効果

・業務時間が130時間から10時間に減少し、担当者は最終確認のみで済むようになった
・以前は担当者が急いで行っていたためミスが発生していたが、人為的ミスがなくなった
・担当者が時間に追われることがなくなり、単純な作業ミスがなくなり、プレッシャーから解放された

商社向け見積業務

業種製造

担当部署部品事業部

選定理由

・取引が1か月あたり80件以上あり、人間が行うとミスが少なからず生じていた
・業務にかかる時間そのものは短いが、書類データの転記やメールの送付など細々とした作業が多く、ロボット化して従業員が他の業務に充てる時間を増やしたい

1. 担当者が商社からの見積を受領
2. 見積書のデータを社内システムに入力・転記
3. 販売代理店へ受領通知のメール送付
4. システム処理の結果を目視で確認し、事務作業を行う
5. 代理店に見積通知メールを送付(転記作業)
1. ロボットが見積の受領を感知
2. 見積書のデータを社内システムに入力・転記
3. ロボットが代理店へ受領通知のメールを送付
4. 担当者がシステム処理の結果を確認し、ロボットが事務作業を行う
5. 代理店に見積通リメールを送付(転記作業)

効果

・この業務は月に30時間ほどかかっているが、ロボット導入後は6時間ほどに短縮が可能
・出力ミスがゼロになった

自社Webメディアでの広告効果データを取得し、社内に転記する業務

業種メディア

担当部署総務部

選定理由

・業務の大半をWeb上で処理しており、ブラウザ内蔵型のBizRobo!によりWeb関連作業を効率よくインフラコストをかけずに代替できると考えた
・定型的なルーティンワークであり、RPAに任せるのに最適と判断

1. 担当者は社外サイトから、自社メディアの広告効果データを取得
2. 必要な情報を判別し、社内管理用のスプレッドシートに転記
3. 作成したスプレッドシートを関係者に送付
1. ロボットは社外サイトから、自社メディアの広告効果データを取得
2. 必要な情報を判別し、社内管理用のスプレッドシートに転記
3. 作成したスプレッドシートを関係者に送付

効果

・作業が短時間で終了するため、データ分析などのより高度な業務に時間が割ける
・全社において50ロボットが稼働し、月150時間の余剰時間を創出

レンタカー予約受付情報を基幹システムに入力する業務

選定理由

・WEBからの申し込みが約50%であり、ロボットが代行することで大きく業務量を短縮できる見込みがあった
・繁忙期は大幅に人員を増強する必要があった
・本来ならば即時対応が望ましいが、完了処理までの期間を「1~2営業日」以内に設定せざるを得なかった

1. 複数のWebページからレンタカーの申込を受付
2. 担当者は自社システムにログインし、予約者情報を基幹システムに手入力
3. 上司に報告し、上司はミスがないか再確認
4. ミスがあった場合は改めて担当者が入力
1. 複数のWebページからレンタカーの申込を受付
2. ロボットは自社システムにログインし、予約者情報を基幹システムに入力
3. 担当者に業務終了の報告をメールで送付

効果

・1期あたりのミスが10件から0件となり、ダブルチェック制度も廃止
・1時間当たりの処理件数が10件から80件の8倍と飛躍的に増加
・臨時人員を補強することなく繁忙期に対応することが可能となった

営業が入力した顧客企業情報を、 Webサイトの記載をもとに補完する業務

選定理由

・自社のERPとの相性がよい
・他拠点でのロボット運用を一元的に統制できるサーバ型である

・毎回情報を保管するのは非常に時間がかかるため、そもそも対応できていなかった
・自社で取り組みたいと思っていたが、あきらめていた業務
1. ロボットは営業支援ツールにログインし、顧客の企業名を取得
2. 顧客企業名でWebサイトを検索し、企業情報のページにアクセス
3. ロボットは得た情報を自社の営業支援ツールに登録

効果

・一元的な運用統制に長けているBizRobo!の特長を生かし、営業拠点50カ所にロボットを一斉展開
・年750時間の余力を創出