同院の人事課では、残業が常態化し問題となっていました。コロナ禍以降は採用難が顕著になっており、人員を増加させようにも、有効な手立てがない状況でした。そこで、DXやデジタル化により業務削減ができないかと考え、2023年に医療向けの勤怠管理システムが導入されました。しかし、医療スタッフは不規則な働き方を余儀なくされるため、導入後も勤怠時刻の打刻漏れなどが多くありました。また、給与計算に必要なデータの抽出など、勤怠管理システムでは対応できない業務もあり、人事課の負担は大きく削減されないままでした。

なんとか業務量を削減すべく、勤怠管理システムでは効率化できないルーティーンワークを自動化したいと、人事課の職員がBizRobo!の導入を発案。2か月のトライアル期間を経て、本導入に至りました。

RPA導入に際しては、複数の製品が検討されましたが、以下の3点が決め手となり、BizRobo!が選定されました。

まず、現場主導でロボット開発や運用ができることです。比較的短い学習時間で、現場の職員が自らロボットを開発できそうだという点が評価されました。情報システム課による技術的な支援に適した高い機能性もあり、院内全体に展開可能なシステム基盤になりうるとも考えられました。

2点目は、柔軟なライセンス・料金システムです。最初は1ライセンスから導入し、必要に応じてライセンスを拡張できるため、ロボットの稼働状況に応じた必要最小限のコストで運用できることも理由となりました。

3点目は、同じ日本赤十字社の北海道・旭川赤十字病院で、既にBizRobo!が導入され、実績があったことでした。

同院で最初に開発されたロボットは、勤怠管理システムと連動し、勤怠の打刻漏れがある職員にメッセージを送るものでした。このロボットは、BizRobo!の開発支援をおこなうJRCエンジニアリング社のサポートのもと人事課の職員が作成しました。以降の開発は、グループ病院での研修を受けた職員を中心に、わずか4～5名の事務スタッフが主体となって内製で推進。導入から約2年で、「残業時間が多い職員にアラートを送るロボット」や「入院患者カードの作成ロボット」など130体以上を自ら開発し、そのうち約100体が今も稼働しています。

これらの効果により、同院では現時点で少なくとも年間350時間程度の業務削減を実現しています。さらに、現場からあがる電子カルテシステムの改修要望に対してもBizRobo!で対応するケースが増えているといいます。電子カルテの改修には、通常数十万～数百万円の費用と長い開発期間が必要です。しかし、BizRobo!を上手に活用できれば、事務スタッフが1～2週間、業務の合間にロボットを開発することで課題解決できる可能性があります。そのため、潜在的なコスト削減効果はさらに大きいと見込まれています。