「デジタル推進係」設置時のアンケートで課題が浮上

太平洋に面した高知県西南部に位置する黒潮町は、人口約9,900人。およそ約190人が従事する町役場では2022年度から、庁内の業務効率化や職員のスキル向上などを目指す「黒潮町デジタル化推進計画」が進められている。

副町長をトップとするDX推進体制では、同計画のもと新設されたデジタル推進係と、IT担当である情報推進係が事務局を担当。手始めに庁内全15課室から最低1名ずつ「デジタル化推進委員」を選任し、現場担当者からの声を集約したところ、153件もの課題が明らかになった。

挙げられた課題には、解決に向けて大規模なシステム構築を要するものもみられた一方、より簡便な手法であるRPAで実現できる内容も約1割を占めた。一定以上の用途・効果が確実に見込めると判明したのを受けて、かねて比較検討していたRPAツールの本格的な導入プロセスが動きだした。

利用環境に適したライセンス体系にも好感

複数ツールで同一業務をロボット化するトライアルの結果、ならびに事業者によるプロポーザルの内容を踏まえ、同町はBizRobo!の採用を決定。サポート体制を評価した事業者をパートナーに選び、2022年10月にクライアント型ツール「BizRobo! mini（ガバメントライセンス）」を2ライセンス導入した。

導入検討に加わったデジタル推進係長の中屋 力信氏は、BizRobo!の優位性をこう語る。

「他製品に比べ処理速度に優れていたほか、行政の専用ネットワークであるLGWANに対応し、導入実績も豊富だったため安心して導入できました。また導入後は、セキュリティー対策としてインターネット・LGWAN・マイナンバー利用事務系を分離した環境下でも単一のフローティングライセンスを一貫して利用できるメリットを実感しています。ライセンスを個別に用意しなくて済み、出費を抑えつつ柔軟に活用法を考えられます」

チェック強化・ペーパーレス化などを同時達成

黒潮町役場では現在、デジタル化推進委員経由で当初要望があった工程を中心に、合計13業務でソフトウエアロボットが稼働している。

このうち職員の勤怠管理業務では、打刻漏れの抽出と本人・所属長への修正依頼メール送信を自動化。月1回だった確認頻度が週1回に強化された。

また、納入業者など町からの支払いが発生する債権者の登録業務では、電子申請に対応したタイミングで会計システムへの入力をロボットで代替。手続きの簡素化・ペーパーレス化に貢献している。

RPAが得意とする用途への理解が進み、新たな導入要望に応じるケースも増えている。例えば人口統計業務では、毎月公表する町内人口の集計業務を手作業から一部移管。住基ネット（住民基本台帳ネットワークシステム）から取得したCSVをもとに年代別・地区別などに再集計する工程が自動化された。

勤怠の打刻漏れチェックとメールで修正依頼をする業務

住民向けサービスの強化にも貢献

導入3年目を迎えた黒潮町役場のRPAは、庁内業務への活用が一定の定着が認められる。数値目標は設けていないものの、創出された人的リソースは累計およそ1,400時間相当にのぼり、従来の手作業との比較で「作業時間の最大98％を削減」という完全自動化に近い成果も達成している。

内部的な事務処理の効率化にとどまらず、RPAは住民サービスを強化する取り組みにも生かされつつある。具体的には、来庁時に繰り返し同一内容を記入する手間を省く「書かない窓口」の専用端末から住基ネットへ直接データを転送できる体制構築にあたり、2023年3月追加したBizRobo!のライセンスを専用で供する方式が採用された。

中屋氏は「システム開発で同じ機能を実装するのに比べ格段に安価。届出用紙に代わって今後増えていくデジタルデータの受領・転送に応用できるかもしれません」と手応えを語る。