採用難も見据えた業務効率化策を探る

株式会社エスプランニングは2011年、保険会社の営業職だった現代表が設立。地元企業や経営者を主要顧客とし、生命保険、損害保険、確定拠出年金などを取り扱う、乗合保険代理店だ。

同社の従業員は、営業、営業事務を主体とする11人。個人事業も珍しくない地元密着型の保険代理店では比較的大きな組織で事務量も多く、本来であれば月内に済ませたい処理が、翌月半ばまでずれ込むケースも生じていた。

そのため、同社の“ひとり情シス”である業務部部長の谷口敬彦氏は、営業活動や事務部門のマネジメントといった他業務のかたわら、グループウェア活用などのDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進。年々深刻化する採用難も念頭に、陣容はそのままでも余力を創出できるよう、さらなる業務効率化策を探っていた。

多忙の合間に踏み出す決断へ後押し

IT関連の展示会などで情報収集していた谷口氏は、自社が課題とする「人手不足に備えた業務効率化」の具体策としてRPAに着目。BizRobo!を試用中、社内開発できそうな感触は得ていたものの、まとまった時間を確保して取り組むきっかけがなかったという。

その後BizRobo!のパートナーである、地元岡山の株式会社キャリアプランニングを紹介され、導入支援担当者とともに自社の業務を検討したことが、結果として本格導入の決め手になった。谷口氏は、こう振り返る。

「おおよそ見当は付いていても『使えるものが本当にできるか、まず試しに作ってみては』と後押しされるまで、なかなか決心がつきませんでした。いったん始めると主要な開発は1カ月ほどで完了し、実際に動くソフトウェアロボットで導入効果を見通せたことから、社内承認もスムーズに進みました」

見積書PDFの作成を自動化

導入したクライアント型RPAツール「BizRobo! mini」を利用し、同社は現在、自動車保険・火災保険の契約更新に伴う事務の一部を自動処理している。

具体的には、満期が近づいた保険契約のデータが配信される月次のタイミングで保険会社のWebシステムにアクセスし、更新見積書PDFを作成後、印刷して顧客に郵送する作業のう
ち、見積書の条件設定からPDF化までの工程を、合計４体のソフトウェアロボットで自動化している。

「契約件数が多く、内容に影響する条件が比較的シンプルな保険の見積は、機械的な処理に向いていると考えました。しかもこれらの作業は絶対的な期限があるのに日程はタイトで時間もかかり、営業事務だけでなく、担当営業もたびたび分担していました。そのため『誰ができるか』と毎回考える負担をなくしたいという思いもありました」（谷口氏）

保険会社のWEBアプリを操作し、保険の満期見積の作成作業

年間240時間相当の余力を創出

現時点で同社が実用化している、見積書作成向けのソフトウェアロボットは、手作業で月間25時間前後かかる作業のうち、標準的なパターンに該当する8割程度を自動実行している。

これにより年間およそ240時間創出された余力を、営業担当は顧客との対話に充てているほか、営業事務担当も顧客の近況をうかがうフォロー電話に注力。強みである地域密着型のサービスをさらに伸ばす結果につながっている。

谷口氏は「RPAで業務効率化し、より重要な業務に集中できるようになったのはもちろん、手作業時にシステムの処理時間待ちで感じていたストレスが解消したことも現場からは好評です。さらに、常時等しくご案内すべき内容を見積書に自動記載する標準化で、各社員に無用な配慮をさせずに済むようにもなり、いわば“一石三鳥”の成果が得られました」と語る。