2024年6月、RPAテクノロジーズ株式会社は、会社統合の上、オープン株式会社へ社名を変更予定です。
 
 
 

 

BizRobo! mini

福岡県済生会福岡総合病院

4時間かかっていた事務作業がRPAの導入で、たったの5分に!

Highlight

  • コロナ禍を機に、事務部門のDXを本格化
  • 既存業務を可視化した中からRPAの適用対象を選定
  • 240分の作業が5分に。成果を踏まえ、開発体制強化へ

福岡県済生会福岡総合病院は2022年、DX戦略の一環としてRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を導入しました。同院は、RPAの運用を外注せずに、院内スタッフに任せる方針であったため、手軽に導入ができて医療界での実績も豊富な「BizRobo! mini」を採用しました。

同院ではまず、事務作業の時間を削減するために、各部門の代表者を集めて、ロボットに任せられる業務を選定。その後、院内のシステムエンジニアがロボットを開発し、それまで4時間かかっていた手作業をわずか5分で完了するなど、劇的な業務改善を達成しました。今後は、開発メンバーを増やして、部署単位での運用を計画しています。

導入背景コロナ禍を機に「DX戦略チーム」を発足

コロナ禍を機に、約120名の事務職員の在宅勤務を進めようと考えていた同院でしたが、院内でしか使えないシステムや紙の書類を多用していたため、なかなか実現できずにいました。その状況を打破すべく、2021年4月に事務各部門の代表者を集めた「DX戦略チーム」を院長の直轄で新設しました。同チームは、まず紙でのやりとりを減らすために業務の実態把握に努めました。事務作業の内容や時間、頻度を分析しながら、徐々にデジタル化を進めていきました。
例えば「議事録の稟議」を回覧板からWeb閲覧に切り替えたケースでは、1か月かかっていた決裁が1週間で完了するなどの大きな成果を上げられました。そこで、RPAの導入による、さらなる効率化の検討が始まりました。

BizRobo!を
選んだ理由業界内でRPAの知見を「共有できる体制」を評価

同院は、複数の事業者のRPAツールを比較検討して、医療機関への導入実績が多い「BizRobo!」の採用を決定しました。そして、2022年1月から3か月のトライアルを経て、同年4月から本格的に運用を開始しました。DX戦略チームのリーダー田中健一氏は、BizRobo!を選んだ理由をこう説明します。「医療界では、診療報酬の請求など業界特有の事務が多く、また勤務医の業務負担軽減といった経営課題も共通しています。そのため病院間の横のつながりを生かし、RPAの先行事例に学びながら進めることが肝要と考えていました。価格や機能面のほか『一般社団法人メディカルRPA協会』を通じて知見が共有できることや、近隣を含む医療機関での実績を評価し、BizRobo!の採用に至りました」
saiseikaifukuoka

対象業務と
導入効果「症例の登録」や「メールの個別送信」にかかる時間を大幅に削減!

同院では、まずシステムエンジニアの島添敦氏が、eラーニングでツール操作を習得。オンラインサポートを利用しつつ、ロボットの試作を重ねていきました。
現在は、2種類のロボットが実務に活用されています。
1つ目は、症例の登録を自動化するロボットで、1回あたり120分かかっていた作業が30分に短縮しました。
2つ目は、メールの個別送信を自動化するロボットで、こちらは240分の手作業が5分にまで短縮しました。saiseikaifukuoka

「症例登録や、外部の医療機関の責任者宛てに会議のURLをメールで送る作業は、単純ですがミスの許されない作業です。実務担当者を作業から解放しただけでなく、精神衛生的にも大きな効果がありました」(新田氏)

今後は、紙帳票の記載をデータ化できるAI-OCRのソリューション「BizRobo! OCR with AI inside」を併用し、業者からの請求書に記載された価格をシステムに転記するロボットの導入も予定しています。

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CORPORATE PROFILE

社名
社会福祉法人恩賜財団済生会
福岡県済生会福岡総合病院
事業内容
医療機関
福岡県済生会福岡総合病院は、福岡市中心部に380床の病床を持つ三次救急医療機関です。2019年に開設100周年を迎え、現在1,000人近くが勤務する総合病院です。
ウェブサイト
https://www.saiseikai-hp.chuo.fukuoka.jp/
話を伺った方
事務部 課長
DX戦略チーム チームリーダー
田中 健一 氏
経営企画課・経営分析室 DX戦略チーム サブリーダー
新田 怜 氏
情報システム室・経営分析室 DX戦略チーム
島添 敦 氏
  • ここまでの内容に加えて下記を追加
    「今後について」
    「現場の声」
  • 印刷用PDF(フルカラー)4ページ

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