定型的な事務作業の効率化策としてRPAに着目

新潟県南魚沼市に本社を置くセキ技研株式会社は、1991年の創業から800種類以上を世に送り出してきた、オーダーメードの自動機メーカーだ。1999年以降は自社製装置による電子部品の受託生産も手がけ、部品の搬送に関する特許技術も保有している。

約100人の従業員を擁する同社では、特に量産部品の受託生産を担う「EMS事業部」で、定型的な事務作業が繰り返し発生。県内の採用難を受け、限られた人員で業務を進めている中、足下では半導体不足解消後の増産に備える取引先の大量発注に伴い、納期を再調整して関係先に通知するなどの業務負担も増していた。

人でなければできない仕事に集中し、また自動化可能なタスクのヒューマンエラーを早期に解消すべきとの考えから、同社は2021年から業務改革の検討を本格化。専用システム構築よりも格段に低コストで自動処理が可能なRPAに着目した。

地元パートナー企業による手厚いサポート提案も決め手に

パソコン1台へのインストールで手早く使い始められるクライアント型のRPAツール6製品を比較検討した同社は、RPAテクノロジーズ株式会社が提供する「BizRobo! mini」の採用を決定。1カ月間のトライアルと2カ月間のサポートを経て、2021年10月から本稼働を開始した。

同社管理部の野口裕輔氏は、選定プロセスを次のように振り返る。
「当社ともお付き合いがある地元新潟の第四北越銀行がBizRobo!の活用で成果を上げているのは、以前から耳にしていました。業種や組織規模が異なる当社にとっても、小さく安価な構成で使い始められ、必要に応じてアップグレードできるBizRobo!の製品体系は魅力的で、機能面と併せて『唯一の選択肢』だと判断しました。そこで同行のグループであり、地場中小企業のBizRobo!導入に対する手厚い支援メニューを提案いただいた、株式会社ブリッジにいがたをパートナーに選びました」

既存業務の代替と新規タスクで18のロボットが稼働中

RPA活用を円滑に進めるため、現場からの理解・協力を重視した同社では、主要部署の代表者を集めた「RPA委員会」を結成。各部署から効率化したい業務を募り、手順を明らかにする可視化を経て、実装しやすく効果の大きいものから社内開発を進めた。

現在同社では「出退勤打刻の漏れや日報との差異を検出後、該当者に対応依頼メールを送信」など、合計18業務をRPA化している。このうち「発注元と生産部門の間で受注や出荷を伝達する入力作業」は、担当者の退職に伴い、引き継ぐ業務の省人化を狙ってロボット化された。

また、ガソリン価格高騰を受けてBizRobo!が新規に担うこととなった「車通勤者の交通費精算」では、資源エネルギー庁のサイトで定期更新される小売価格調査結果と、従業員名簿で管理する通勤距離、さらに出勤の実績を、ロボットがそれぞれ取得して自動計算を行っている。

出退勤打刻の漏れや日報との差異を検出後、該当者に対応依頼メールを送信する作業

毎日の社内作業時間を9割削減した例も

ロボット化した作業のうち、EDI（電子データ交換）のシステムを通じて部品生産の発注元に対し出荷を伝達する作業では、それまで週1回、2時間かかっていた手入力が、日次で自動実行されるようになった。

これにより社内の作業負担が軽減しただけでなく、情報がより速く・確実に届くようになったことは、取引先からも高く評価されている。

全工程の自動化まで至らないものの大幅に効率化した例もあり、例えば出退勤時刻の確認業務では、担当者が毎日行う作業時間が9割減り、月5時間超相当のリソースを創出。ロボットによるメール自動送信への移行で、「不備がある同僚への対応依頼」という気の重いタスクから解放された担当者の心理的なメリットも大きかった。

推進側の配慮が実り、当初懸念された現場からの抵抗はみられず、BizRobo!の効果を実感した部署からの導入要望も増えつつあるという。