院長の谷合久憲氏は、秋田県内での病院勤務を経て、2020年春に同クリニックを開業しました。期せずして新型コロナウイルスの感染拡大と時期が重なり、未曾有の事態に突入しながらのスタートとなりました。そこで谷合氏は、DXを活用して難局を乗り越えようとの方針を立てました。日々増える問い合わせには「電話自動応答システム」を、新たな検査体制づくりには「電子契約システム」を導入するなど、デジタルツールを積極的に活用しました。その結果、コロナワクチン接種では地域の全医療機関の中でもトップクラスの成果を収めました。

一方で、院内では事務処理が多忙を極めていました。個別のデジタルツールで局所的に効率化しても、それらをつなぐ転記などの定型作業や個別対応はなお残ります。事務担当でないスタッフまで事務処理を担っている状況が続いており、谷合氏は次の一手を模索していました。

さらなる効率化を求める中で谷合氏は、パソコン上の定型作業を自動化できるRPAに可能性を見出しました。

「感染症の報告のように全国共通の事務でさえ、自治体ごとに書式やデータの仕様がバラバラなのが実状です。そのためデジタルを活用してクリニック全体の業務効率化を進めるには、汎用的で、しかも細かいカスタマイズが容易なRPAが唯一の方法と考えました」（谷合氏）

最終的に選んだのが、RPAテクノロジーズが提供する 「BizRobo! mini」でした。事務作業を自動化するためにシステムを構築するよりも格段に安価だったこと、カスタマイズや導入後の改良＆拡張が容易なことがポイントでした。またBizRobo!パートナーの役割を秋田県で担う株式会社Local Powerによる支援も決め手になりました。

たにあい糖尿病・在宅クリニックは、本業である医療を優先するため、ロボット開発を、秋田県内のBizRobo!パートナー企業の「Local Power社」に委託されました。 約3か月かけて開発し、現在3つの業務で稼働しています。

今までヒトが日中に行っていた事務作業をBizRobo!が夜間にまとめて自動処理できるようになり、1日あたり約2時間の工数削減が実現しました。スタッフに余裕が生まれ、医療サービスの向上にもつながっています。

「ひとつのロボットだけでは、なかなか劇的な改善効果は実感できませんが、その数を徐々に増やしながら、1日に数十分の削減効果を積み上げていくことで、業務全体に良い影響を及ぼしているのが実感できました。」

「コロナ対応で当日の受診者数が予測しづらい中でも、ルーチンワークをBizRobo!に委ねることで余裕が生まれ、自由度の高い応対が実現できました。これには直接的な数字以上の大きな価値があると思います」（谷合氏）