人事事務を効率化する取り組みとしてRPAに着目

国の政策立案と実行に携わる中央省庁は、国会が認めた予算と、法令に基づく定員の範囲内で運営されている。限られたリソースを政策の実現に最大限振り向けざるを得ないためか、内部的な事務へのIT投資は遅れがちで、現在も「紙とはんこ」の出番が少なくないという。

生産年齢人口が減少する日本の産業界にデジタルテクノロジーを活用した生産性向上を呼びかける経済産業省は、行政手続や省内業務においても同様の取り組みが必要と判断。業務プロセスの見直しやデータ利活用などを進める新部署「デジタル・トランスフォーメーション室」を2018年7月に設置している。

こうした動きの中、経産省の人事事務と働き方改革を担う大臣官房秘書課は、省内への普及も視野にスモールスタートでの業務改革に着手。具体的な手法としてRPAに着目し、同年3月からツールの検討を始めた。

迅速な試行に適した価格設定と手厚いサポートも評価

通常業務のかたわら、秘書課職員が約4カ月にわたり複数のRPAツールを試用した結果、デスクトップ型RPAツール「BizRobo!mini」の本格導入が決まった。

経産省職員用のPCにはノート型とタブレット型があり、それぞれ机上の外部モニターと接続したデュアルディスプレーでも使用される。このように画面サイズや解像度、表示方法が多様な環境で運用する場合、作業内容を画面上の位置で指定するタイプのRPAツールは正しく動作しないことがある。

一方BizRobo!は、特定の作業対象を一義的に指定することが可能（オブジェクト認識型）。このため今回検証されたツールの中では、最も安定して動作したという。

挙動の安定性に加えて、小規模からの迅速な導入に適したBizRobo!miniの価格設定や販売元によるサポートも評価された。

ピーク時の負担が大きくミスが許されない作業を効率化

ロボット化の効果が見込める人事事務を検討した結果、経産省本省の人事異動や担当事務変更などの情報を人事院が運営管理する「人事・給与システム」への登録作業が最初の導入事例となった。

職員およそ4,000人を擁する経産省本省では、毎年約1,300人が異動。兼務などを含めると、人事・給与（人給）システムの登録件数は年間2,000件前後にのぼる。

同省では、確定した人事異動情報を、「作業ビラ」と呼ばれるExcelファイル上で管理している。担当者が法令で定める定員などと齟齬がないかを確認した後、その内容を人給システムへ登録し、辞令を作成する。

通年で生じる登録作業が、ピーク時には数人がかりとなること、また単純作業ながらミスが決して許されないことから、ロボットによる代替が有効と判断。半数近く（同900件前後）を占める管理職級職員の登録作業をまず移行させた。

転記の精度向上により、確認作業の負担も軽減

実地で検証した結果、従来の手作業で1件につき10分を要していた登録作業は、ロボット化で同3分に短縮。転記でミスを起こす可能性がなくなり、辞令交付前の確認にかかる負担も軽減された。

従来の作業ビラは、人間による登録作業を前提としていたことから分類の項目立てが緩やかで、自由記述に近いデータや未記入欄も許容されていた。あくまでも機械的に処理を行うロボットに、こうした様式やデータをそのまま渡すとエラーの原因となるため、今回のロボット化に際しては作業ビラを最適な様式に作り替えたほか、人給システムへの登録作業に先立って該当のデータを適宜修正している。

こうした移行作業が一巡すれば、作業ビラから人給システムへの登録は完全自動化する。担当者は近い将来、登録作業をロボットに“手放し”で任せ、他業務に専念できるようになる見込みだ。