システム化では対応困難な「細かい手間」の軽減策を探る

東証マザーズ上場の純粋持株会社「株式会社キャンディル」のもと事業会社3社を擁するキャンディルグループは、住宅の補修や商業施設の内装工事などを全国展開。月間およそ2万7,000の現場で施工を行っている。

全国56拠点・1,000名以上の自社技術者からなる独自のサービス網により、建物のライフサイクルに応じた多様なサービスを提供。問い合わせ対応や技術者の手配、施工前後の報告といった事務作業が連日大量に生じるため、独自の基幹システムを構築して処理の効率化を図ってきた。

一方、システム化に見合わない定型業務では手作業も少なからず残り、企業成長に伴い増大する「細かい手間」の省力化は急務となっていた。

いっそうの企業体質強化を要する株式上場を控えたタイミングで、同社はこうした業務改革を販管費抑制の一環に位置づけて本格化。大手企業に広まりだしていたRPAに着目した。

入念なテスト運用で導入効果を実証し、本格導入を決断

RPAによる業務効率化に関心を持った同社は、BizRobo!の販売元であるRPAテクノロジーズの提案を受けて自社での効果を検証。Webブラウザで操作する基幹システム関連の作業に改善余地が大きく、ブラウザ内蔵の同製品が有望と判断し、2016年4月にテストを始めた。

社内エンジニア１名で開発を始め、3カ月で現れた十分な導入効果は、社内メールで報告を受けた経営陣を驚かせた。図面や写真など施工場所約700件のデータを連日処理する部署が強く採用を希望したこともあり、テスト開始1年余で本格導入。現在、本業と兼任の2名体制でロボット化を進める。

BizRobo!の運用に関して同社は「高度な実装に対応できる半面、完全な内製には一定のITスキルが必要」とみる。ロボットの全社展開に向けて担い手を増やす過程では、社内教育の充実と併せて、簡易な実装に最適化されたツールの併用も検討する。

既存業務の代替に加え、新規業務もロボットに委ねる

ITシステム開発での対応が困難だった定型作業をターゲットに、現在およそ90の業務にロボットを導入。一連の業務で複数のロボットを用いる例もあり、常時稼働中のロボットは、合計でおよそ120体に達している。

このうち、受注したリペアサービスの現場図面をサーバに登録する業務では、発注者にも協力を依頼し、物件単位で付与したIDをPDFのファイル名として記載。これをBizRobo!に読み込ませることにより、基幹システムに図面ファイルをアップロードする業務をすべてロボット化することに成功した。

RPA導入を機に、既存業務の代替にとどまらない新たな業務も開拓されている。中でも、社内向けの帳票システムで作成した作業報告書のPDFを、発注者が閲覧できるシステムに自動転送するロボットは、社員の手が回らなかった1日600件の作業を担当。顧客対応の向上に貢献している。

「業務増でも人員減が可能」。数字と現場が示す生産性向上

ここまでのロボット化で創出されたリソースは、労働時間換算で年間3万時間相当。投資を大きく上回る効果で、販管費抑制という当初の目標を順調に達成しつつある。

さらに、ロボット導入部署の人員や残業時間、売上高に関する前後比較では、売上の伸びが総労働時間の伸びを上回った。経営の「守り」を固めるコスト削減だけでなく、生産性向上という「攻め」の面でもRPAの有効性がうかがえる。

実際に、導入部署の社員からは「慢性的な残業が解消した」「業務が増えても作業人数は逆に少なくて済み、顧客対応に余裕を持てるようになった」などの声が寄せられているという。

定型業務のロボット化で大幅な増員は回避する同社だが、戦略的ポジションへの採用には積極的だ。BizRobo!は人事部門でも活用され、煩雑な求人サイト管理業務の省力化に大きな役割を果たしている。