実労働時間と申請労働時間の乖離を是正する

一般財団法人建材試験センターの総務部のなかで、全国の職員約240名の勤怠ログの管理に「RPAを導入しよう」という話が持ち上がったのは2019年春頃だった。

「タイムカードを打刻した後もなんとなく残業してしまうなど、所属長・管理者がまったく意図しないかたちで、いわゆる“サービス残業”のような時間外労働が職員間でどうしても発生している — そんな話が常々持ち上がっていた」と振り返るのは、同社総務課長の石井俊靖氏。

「今回のBizRobo!導入は、職員の『実労働時間』と所属長・管理者が日頃把握している『申請労働時間』との乖離を是正するための取り組みでした」（石井氏）

当初は実労働時間の可視化ができるシステムの構築を検討。しかしデータの集計作業に時間がかかることが判明し、BizRobo!を活用して各システムからデータを収集し、一括管理をすることとなった。

ハンズオンの体験会で感じた「利便性と使いやすさ」

2019年5月頃、石井氏が問題の洗い出しを行い、BizRobo!パートナーであるリコージャパン株式会社へ相談した。リコージャパン社から提示された提案内容は同社の常勤理事会でも承認され、正式にロボット開発がスタートした。

2019年5月より以前に石井氏ら総務部のメンバーはBizRobo!のハンズオンセミナーに参加した。そこで実際のBizRobo!を操作し「利便性と使いやすさを体験できた」と、石井氏は話す。加えて、負担の少ない価格設定が決めての1つになったと言う。

「2年目以降は年間ライセンス費用のみとなるBizRobo!は中長期的な運用コストから見ても問題ないと判断しました。2019年5月時点では目下の課題である勤怠ログ管理に集中しましたが、当センターのどの業務にBizRobo!を活用・拡大できるかは今も引き続き検討中です」（石井氏）

導入決定後、実際のプロジェクトは、BizRobo!を使った同様のモデルケースを自社で作り上げていたリコージャパン社がロボット開発を担って進めた。

1日1〜2時間の稼働で「サービス残業ゼロ」目指す

石井氏らはリコージャパン社および各事業所の企画管理課長と連携しながら運用検討を行った。同時にBizRobo!と連携させる各システムのクラウド化も進めた。こうしてプロジェクト開始から半年後、いよいよBizRobo!による勤怠ログデータ連携がスタートした。

「現在は毎日1〜2時間ほど、1台のBizRobo!が稼働している」と話すのは、同社総務部総務課主任の藤沢有未氏。BizRobo!による勤怠ログデータ連携は、下図のような全体像をしているという。（図）

「BizRobo!を使って収集しているデータは、①PCのログ管理に使用しているシステム『SKYSEA Client View』の従業員のパソコン利用時間（ログイン・ログアウト）、②就業管理システム『クロノス Performance クラウド』のタイムカードの打刻時間（出社・退社）、③残業申請時間。これら①〜③の差異をBizRobo!でCSVデータとして記録し、業務改善プラットフォーム『kintone』上にアップロード。もしも実労働時間とタイムカードや残業申請との間に“一定の差異”があった場合は、対象者（所属長）にメールでフィードバックが行われます」（藤沢氏）

不明な状況下での居残りがなくなり、生産性向上

BizRobo!によってシステムデータ自動連携した仕組みによって実労働時間の可視化が可能になり、実労働時間と申請労働時間の間に大きな乖離が生じていた職員は、ほとんどゼロになった。それに伴い「月30時間以上の残業をしていた人が大幅に減り、平均でも10時間程度」と話す。さらに藤沢氏は「労働時間を管理する所属長にも大きな効果をもたらした」と、その導入効果について次のように話す。

「導入前にはサービス残業や業務外の居残りが疑われる職員もいましたが、所属長が正確な勤怠状況を把握・判断できるようになり、不明な状況下での居残りはなくなりました。実労働時間と申請労働時間の差異の可視化はこれまでになかった業務なため、単純に過去との比較はできませんが、人の手を入れず、かつ、ミスなく作業ができている点を考えれば、生産性は向上していると思います。またテレワーク勤務時でも集計可能なので、業務のやりすぎ防止など管理面でも役に立っています」（藤沢氏）