代表の後押しあり、スムーズだった予測効果検証後の本格導入

地域新聞社がRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）導入を検討したきっかけは、同社代表取締役社長の近間之文氏の「RPAってどうなんだろう？」という一言だった。かねてより近間氏はAI等の新しいテクノロジーに対する関心が強く、RPAも関心事の一つだったという。

導入検討の担当になったのは、入社以来、営業部、業務部、情報システム部とさまざまな部署を転籍してきた斉藤氏。これまでの経験からRPAに適した“単純作業”を熟知していたため「情報収集の後、すぐに対象業務のアタリがついた」という。

すぐに当該業務について検証すると、RPA導入で見込める作業時間削減効果は想像以上。ただちに経営陣に向けて検証結果をプレゼンテーションで伝えた。「代表の後押しで始まったRPA導入プロジェクトでしたから、検証後の本格導入は非常にスムーズでした」（斉藤氏）

目指したのは「やらなければならない業務から、やりたい業務への移行」

RPA導入で斉藤氏が目的としたのは、諸業務のデジタルレイバーへの代替による「やらなければならない業務から、やりたい業務への移行」の実現だった。同社ではかねてより社内の時短啓蒙活動や新商材開発のための業務範囲の拡大により、時間に追われる状態が慢性化しており、事務方の抜本的な改善が求められていたという。さらに将来性を考えると、デジタルレイバーを活用すれば、労働人口の減少を見据えた従業員の育成や配置の最適化も見込めた。

「より多くの社員が恩恵を受けられること」「管理メンテナンスが容易なこと」等々を条件にRPAツールを検討し、BizRobo!に決定。「クラウドサーバでの稼動が必須条件でした。また、利用方法が社内でどんどん拡大する可能性が高かったため、運用後の費用負担が少なく、比較的専門知識が少なくても利用できるツールを求めた結果、BizRobo!を選択しました」（斉藤氏）

手入力では作業ボリュームが多く、入力ミス防止の確認作業にも人手が必要

斉藤氏が導入前の検証段階でデジタルレイバーとの相性の良さに「すぐにアタリがついた」という業務が、『ちいき新聞』への折込チラシの仕分けに必要な情報入力作業だった。

同社は約200万部以上の『ちいき新聞』を毎週発行している。1区画約3万世帯前後で市町村よりも細かく区切った地域ごとに制作する紙面構成が特徴だ。紙面は55版（種類）あり、「ポスメイト」と呼ばれる約3,000名の配布員が一軒ずつ手配りでポスティングしている。配布員が配るエリアごとに折込チラシも異なり、毎週折り込むチラシの種類は700〜800に及ぶ。

「折込チラシの仕分けでは、チラシの種類ごとに配布部数・担当ポスメイト等を管理しており、長らくそれを業務システムで運用していました。情報はすべて手入力。1件ごとの作業時間は3〜5分程度ですが、700〜800種類も管理するため、トータルでみると作業時間は過大の一途をたどっていました。また、手作業による入力ミスが発生することもあり、ミス防止の確認業務に人手を費やしていました」（斉藤氏）

BizRobo!導入にあたり、斉藤氏はまずロボットの構築方法を把握するため、比較的構造が簡単な営業のコスト管理に必要なガソリン価格をインターネットで検索し記録するロボットを作成。その後、折込チラシの仕分け情報の入力業務を担うロボットを構築した。

17業務に対して20体のロボットが稼動中

折込チラシの仕分けに伴う情報入力作業は、ボリュームこそ多いが基本的に毎週行うことは変わらない。BizRobo!導入前の検証段階で、その作業の半分をデジタルレイバーに代替するだけで年間2,000時間の業務効率化が見込まれた。さらに対象業務設定のため全社的に業務を棚卸しすると、徐々に対象業務の範囲は広がり、現在は17の業務で20体のロボットが稼動中。直接的な業務時間の創出効果は年間5,000時間になる。また、定期的に従業員向けのレクチャーを積極的に実施し、デジタルレイバーに対する社内理解にも努めているという。

「導入前はもっと社内で拒絶反応が起こると予想していましたが、実際に現場でロボットを稼動すると『これは楽！』という実感の声が多く挙がります。社員の大勢が好意的に受け取ってくれ、驚きました」（斉藤氏）