敬和会では2020年以前から、医療データ活用などのデジタル推進に積極的な取り組みが行われていました。日本の医療DXは海外と比較して遅れを取っていますが、2025年度の大学入学共通テストではプログラミングやデータベースの基礎を学ぶ「情報Ⅰ」が必修になっています。

敬和会では、将来的に優秀なデジタル人材を集めるためには、まずは現場の職員が「医療DX」についてしっかりと理解する必要があると考えて、「内製」でのDX推進プロジェクトがスタートしました。その一環としてRPAに白羽の矢が立ち、当時職員の負担となっていたカルテ業務の自動化が検討されました。

RPAが業務削減に有効であるかどうかを図るため、まずはデジタル推進局の全メンバーが前提知識のない状態でRPAを体験しました。そこで、実際にRPAを操作し開発してみて、課題となっていたカルテ業務の負担軽減に有効と確認できたため、同局内に3名のRPA担当を置いて、 2022年に複数のベンダーに声をかけてのトライアル利用が実施されます。

内製化でのDX推進には、業務洗い出しやロボット開発において自分たちが主導権を持ちながらも、伴走するベンダーとの密なコミュニケーションが必要です。その結果、選定されたのがBizRobo!でした。オープン社（当時はRPAテクノロジーズ）は、九州にも拠点があり、伴走できるフォロー体制が整っていることが決め手となったといいます。

敬和会のDX推進を担うデジタル推進局は、各現場部門で働く有志メンバーで構成されている点が特徴です。医事課や情報システム部門などの専任者ではなく、例えば、リーダーを務める川井さんは理学療法士、他のメンバーもケアマネジャーや作業療法士など、現場部門に所属しながらDX推進の業務を兼任しています。デジタル業務の内製化を目指して、AIやExcel、データサイエンスなどの研修体制が整っており、徹底したデジタル人材の育成が図られています。最近では、BPR（組織の業務プロセスの再構築）にもチームで取り組んでいます。

また、7施設を擁する同法人のデジタル化施策は、そのすべてをデジタル推進局が統括しているため、1つの施設から上げられたニーズに基づいて開発したロボットを、他の施設に応用することも容易で、効率的な運用が可能だといいます。このような開発・運用体制のもと、現場の課題を解決に導くロボットの開発と、他施設、他部門への効率的な横展開を重ねた結果、2025年1月現在、36業務でロボットが稼働しており、年間8,800時間の業務が削減できました。これは労務コストに換算すると約2,400万円に相当します。