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BizRobo! Paper-freeを導入するとどうなるの?基本的な機能・特徴・メリットを紹介

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こんにちは。RPAテクノロジーズ株式会社でインターン生として勤務している山木と申します!

インターンでは「Bizrobo!Paper-free」というサービスの魅力をお伝えするコンテンツの制作等をさせて頂いています◎

「BizRobo! Paper-free」とは、これまで紙媒体で使っていた帳票をノンプログラミングで、簡単に、電子ペーパーとしてタブレットに表示し、入力することができるクラウドサービスです!

「手書き機能」など紙媒体の良さを活かした利用者に優しいデジタル化で、業務効率の大幅な向上やコスト削減を実現することができます。

と言われても、結局何ができるのか、ぱっと頭に入ってきませんよね。
そこで、今回はインターン生である私が、「ペーパーレス化がなぜ必要か」「サービスの概要・特徴」「導入すると、どういう変化があるのか?」について、分かり易くまとめてみました!


【この記事を読んでできること】
・「BizRobo! Paper-free」がどんな製品か分かる
・ペーパーレス化がなぜ必要かが分かる
・「BizRobo! Paper-free」を導入した際のイメージを掴める

【こんな方にお勧め】
OCRでのアプローチに限界や課題を抱えている方
紙の印刷、配布、スキャンや内容確認、転記や保管などの作業で苦労している方
・電子サイン(契約)を活用し、契約書、申込書、同意書などの文書の電子化を検討している方
・ペーパーレスや業務効率化に取り組みたいがアプローチ方法に課題を感じている方


1 今、多くの企業がペーパーレス化を行う理由

1-1.ペーパーレス化を行う5つのメリット

今、多くの企業や行政によりペーパーレス化の推進が行われています。いったいなぜ今、ペーパーレス化を行う必要があるとされているのでしょうか。

ペーパーレス化には、以下のような多様なメリットが存在します。

① 生産性の向上
【業務効率UP】

・文書作成の効率化
・回覧や承認作業の効率化
・転記作業の効率化
・文書検索の効率化

【コスト削減】
・紙・印刷代
・印紙税
・文書の郵送/運搬費用
・文書の保管、破棄費用

② セキュリティの強化

③ 環境への負担軽減
④ 多様な働き方に対応可能

つい、「紙媒体の業務に慣れてしまっているから…」と後回しにされがちなペーパーレス化ですが、これだけのメリットがあれば、多くの企業や行政で積極的に推進されているのも納得ですね!

また近年、その重要性が叫ばれているDX(デジタルトランスフォーメーション)ですが、データやデジタル技術の活用には、まず前提としてアナログデータがデジタル化されている必要があります。ペーパーレス化は、DXへの第一歩と言えるでしょう。

実際、帝国データバンク株式会社により、2021年12月に行われたアンケートによると、DX推進に向けた取り組みをしている企業は81.8%で、その具体的内容は「オンライン会議設備の導入(61.9%)や「ペーパーレス化」(60.6%)が上位を占めました。

中小企業で取り組まれている内容については、「ペーパーレス化」(58.8%)が第1位でした。

帝国データバンク「DX推進に関する企業の動向アンケート

今、ペーパーレス化を推進することの重要性について、お分かり頂けましたでしょうか。

では早速、実際にペーパーレス化を進めるために役立つツールの選び方のポイントをお伝えします。

 

1-2.ペーパーレス化ツールの選び方の基準

一口に「ペーパーレス化ツール」と言っても、ペーパーレス化する業務の種類は様々です。そのため、各業務における目的を明確にした上で、必要に応じて適切なツールを選定することが重要になります。

 

(ア)ツールの種類と目的

ペーパーレス化に役立つ代表的な5つのツールと各目的をご紹介します。

① 情報共有ツール
業務の進捗状況や顧客管理、マニュアルや社内のコミュニケーション等、電子化された業務に関する情報を伝達・共有する。

② Web会議ツール
オンライン上で社内外の人とミーティングを行う。

③ 電子契約(電子署名)ツール
印鑑と同等の役割を持つ電子署名を代表とする技術を活用し、契約書や社内の書類手続きを電子的に行う。

④ ストレージサービス
電子化した書類を保管・共有する。

⑤ 勤怠管理ツール
社員の勤怠情報をクラウドで管理し、テレワークや出張中でも勤怠入力ができる。

今回ご紹介する「Bizrobo! Paper-free」は、この中だと「③電子契約ツール」に近いサービスですが、特に対面で使用する申込みや報告業務等の電子化に強みを持っており、署名だけでなく帳票作成も可能です。

 

(イ)ツールの選び方

ペーパーレス化に役立つツールの選び方には、いくつかのポイントがあります。ここでは、5つに分けて紹介します。

①サービス内容が自社の業務に合っているか
必要な機能が搭載されているか、逆に不要なサービスや必要以上にハイスペックな機能が搭載されていないかを確認します。

また、Paper-freeが対面で使用する帳票の電子化に強みを持つように、各サービスにそれぞれ特徴がある為、活用事例や機能を確認し、自社の業務に合うものを選びましょう◎

②費用対効果が見込めるか
不要な機能がついていると、費用対効果が悪くなることがあります。また一般的に、システム構築を必要としないクラウドサービスは、初期費用が安く済むというメリットがあります。

③導入が簡単か
導入にかかる手間や期間も、導入ツールを決める際の重要なポイントです。

④セキュリティ対策がしっかりしているか
重要な書類を扱う業務の場合、不正アクセスの心配がなく保管できるかや、当事者以外による改ざん防止の策があるか等、セキュリティを特に重視する必要があります。

⑤使い易いか
いざ導入しても、従業員やお客様がシステムを使いこなせないと運用ができない為、従業員のICTスキルに合ったサービスを選ぶことが大切です。

 

2.「Bizrobo! Paper-free」とは?その特徴3つ

ペーパーレス化のメリットや、ツールの種類と選び方のコツについてご理解いただけましたか?
ではいよいよ、「Bizrobo! Paper-free」について分かり易くご紹介していきます!

「Bizrobo! Paper-free」とは、手書き入力の良さを活かしつつ、簡単に情報の電子化・保管が可能なクラウドサービスのこと。ノンプログラミングで現場での帳票作成・修正や入力ができるため、PCが使いづらい利用シーンや普段PCに馴染みがない方も多い現場(対面申し込み、屋外での調査や報告業務など)の電子化にも最適です◎

本サービスの特徴3つをご紹介します。

 

2-1.始めやすさ

(ア)大きなシステム投資が不要

システム構築が不要なクラウドサービスの為、インターネットの環境さえあれば、以下の3ステップで帳票入力・転記・保管などの業務プロセスを即座にスタートできます。

(イ)導入までの期間が短い

導入にかかる期間も同様に、システム構築する場合と比較してかなり短くなります。

さらに、ノンプログラミングで誰でも簡単に帳票を作成することが可能なので、すぐにスタートすることができます!

 

2-2.操作性の高さ

(ア)アナログの良さも活かした優しいデジタル化

誰でも簡単に使える手書き入力(活字変換)で、普段デジタルに馴染みのないユーザーの方にもご利用いただきやすい設計です◎

▼実際に私の祖母(84)に記入してもらっている様子

また、手書き入力以外にも、直感で入力できるテンキーやプルダウン選択、キーボード入力など、対象項目に合わせた柔軟な帳票設計が可能です。

▼様々な入力方法を設定可能

実際に操作している様子↓
(デモンストレーションのみ)【紙業務からの解放】BizRobo! Paper-freeのご紹介

実際、ガラケー歴10年の私のおばあちゃんでも、帳票記入することができました!
その様子はこちらのブログから!

更に、Paper-freeではリアルタイムにデータ化するため、OCR(光学文字認識)の不確定さに悩む必要はありません。

・データの入力時に電子化・データチェック/確定を同時に実現し、処理スピードが大幅にUP!
・該当業務の人件費や帳票処理コストをほぼ”ゼロ”に!

 

(イ)ノンプログラミングで、現場での作成・修正や追加が可能

シンプルな帳票であれば、10分~30分で作成可能です!その場で確認・修正も可能!
実際、全くプログラミング経験のない私でも、ガイドを見ながら簡単に作成することができました!↓

▼実際に作成した帳票

 

(ウ)直筆署名(電子サイン)×PDF

直筆署名(電子サイン)をPDFに行うことで、法的根拠に基づいた契約行為の電子化を行うことが出来ます。

また、ストローク情報(座標や書き順)等も一緒に暗号化して埋め込むことで、改ざん判断も可能になっています。重要書類を扱う際も安心ですね◎

 

2-3.連携まで一気通貫

(ア)どんなRPA製品でも利用可能

本サービスは、当社のRPA製品(BizRobo! mini, BizRobo! DX Cloud, BizRobo! Basic)以外のRPA製品でも利用することが出来ます。
もちろん、BizRobo!ならではの連携のしやすさはあります!

 

(イ)APIとの連携で更に便利

Paper-freeでセットした帳票に入力されたデータを、API連携により、他のアプリに受け渡すことができます

現在は、サイボウズ株式会社の提供するkintoneへの連携が可能です。
今後他のアプリやサービスにも拡張予定です。

もちろん、RPAを利用すれば、kintone以外のアプリと連携も可能なので、幅広く活用して頂けます!

「kintone× Paper-free デジタル化推進セミナー」のアーカイブ配信申込はこちらから

 

3.導入すると、何が起きる?メリット3つ

3-1.抜け漏れチェック等のムダがゼロに【品質の向上】

・記入モレ・ミスによる手戻りをゼロに
・パンチングのミスをゼロに
・コンプライアンスの強化
・UX(顧客体験)の向上

3-2. 1時間あたりの処理件数が〇倍に【リードタイムの短縮】

・入力作業時間/負担の軽減
・営業機会の創出
・業務プロセス全体の効率化

3-3. 費用対効果○○%以上が当たり前に【コスト削減】

・帳票の発行、保管、場所をゼロに
・紙の印刷・運搬・廃棄費用がゼロに
・転記作業をゼロに
・検索と探索の手作業をゼロに

 

4.まとめ

最後に、ご紹介したpaper-freeの特徴と、導入することで得られるメリットをまとめました◎

Bizrobo! Paper-freeの特徴
①始めやすさ
・最短1日で導入可能
・初期の導入サポートも充実

②操作性
・ノンプログラミングで簡単に帳票作成が可能
・アナログの良さを活かした簡単な入力方法
・OCR不要で処理スピードUPとコスト削減
・PDF×法的根拠に基づいた電子サイン

③連携まで一気通貫
・どんなRPA製品でも利用可能
・kintoneとの連携が可能

また、Paper-freeを導入することで、「品質の向上」や「リードタイムの短縮」、「コスト削減」を実現できることが分かりました!

以上、インターン生である山木が簡単にまとめてみましたが、Paper-freeがどんなサービスなのか、導入するメリット等について、お分かりいただけましたか?

「ここの部分についてよく分からなかった」「もっと詳しく知りたい」という方は、こちらのフォームより無料資料ダウンロードが可能となっています!

改めて、ここまで読んでいただき、ありがとうございます!
今後も、「分かりやすく、面白く」をモットーに、多くの方に読んでいただけるようなコンテンツの作成に努めて参りますので、引き続きよろしくお願い致します!

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