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【検証】84歳の祖母がタブレットで電子帳票に記入してみた!│BizRobo! Paper-free

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初めまして!
RPAテクノロジーズ株式会社でインターン生として勤務している山木と申します。
本ブログでは私の祖母(84)に協力してもらい、デジタル機器に不慣れな祖母でも電子帳票へ記入することができるのか検証してみました。
ぜひ最後まで読んていただけたら嬉しいです!

 

1 電子帳票記入

1.1 電子帳票への記入は、慣れていないと難しい?

「毎日大量に使用する紙の管理に課題を感じているが、実際に帳票電子化のシステムを導入しても、お客様や現場社員の方が使いこなせるか不安…」という方はいませんか?

ペーパーレス化には、
・情報の検索や管理が簡単に行える
・紙、印刷、保管コストの削減
・セキュリティの強化
・環境への負荷軽減
など多様なメリットがあります。

一方で、ペーパーレス化を推進しようとしても、現行のやり方からの切り替えの難しさや現場の心理的ハードルが障壁になるケースも少なくありません。
特に、必要以上の機能が搭載されたツールを導入してしまうと、出来ることが多すぎる為、導入後利用方法が分からず現場の方が利用しないということが起こりえます。

「利用方法が変わると、使い方が分からなくなりそうで不安」
「年齢層が高めのお客様でも使えるようなサービスがあればなあ…。」
とお悩みの方のために、

未だにガラケーを使っている私の祖母(84)でも使うことができたら、問題がないはず!

ということで、実際に「BizRobo! Paper-free」で作成したデジタル帳票に、記入してもらってみました!

1.2 「BizRobo! Paper-freeとは」

今回使用する「BizRobo! Paper-free」とは・・・

紙で使用していた帳票を電子ペーパーとしてタブレットやPC、スマホに表示し、誰でも、簡単に入力することができるサービスです。

BizRobo! Paper-freeを導入することで、利用者が慣れ親しんだ帳票レイアウトを生かしながら、手書き入力やチェックボックス、日付入力など、簡単に電子帳票の作成・入力を行うことが可能になります!

「手書き」等、紙が持つ特性も活かしながら、誰でも使用できるインターフェイスにより、利用者にとって優しいデジタル化であることがBizRobo! Paper-freeの大きな特徴の1つです。

製品に関する情報は、「Paper-freeとは」のブログを参照ください。

しかし、いくら「使い易い」とはいえ、普段そこまでデジタルに馴染みがないユーザーにとっては、操作が難しいのでは・・・?と思われるかもしれません。
そこで早速、インターン生である私のおばあちゃん(84)でも操作ができるのか検証してみました!

 

2 使ってもらってみた!

2.1 記入してもらう電子帳票の紹介

今回おばあちゃんに記入してもらうのは、こちらの帳票です!

おばあちゃんに記入してもらう為、私が作成しました。(作成時間:約15分)

結構記入欄が沢山あり、キーボードを上手く使えないおばあちゃんでも果たして記入できるのか、少し不安です!

2.2 おばあちゃん紹介

実践する前に、おばあちゃんのプロフィールを簡単に紹介します!
・私インターン生のおばあちゃん
・1937年生まれの84歳
・ガラケー歴10年以上
・キーボード操作は苦手
・趣味は、ピアノとゴルフとショッピング
・得意料理は黒豆の甘露煮

 

2.3 おばあちゃんでも帳票記入できるのか、いざ検証!

それでは早速、おばあちゃんにデジタル帳票記入してもらいます!

①名前入力(手書き漢字/カタカナ)

まずは、手書き入力です!

手書きができることに驚きながらも、「私の字でもちゃんと分かってもらえるんかいねえ…」と少し不安そうなおばあちゃん。
隣からタブレットをのぞき込むおじいちゃんも興味津々。

少し心配で見守っていましたが…。

 

 

 

骨折していて、少し動かしづらそうな手で書いてくれた文字でも、しっかり認識されました!

手書きの文字を認識して出てきた変換候補を見て、おじいちゃん「たまたま同じ名前の人がいたんか?」とびっくり。「手書きの情報を文字として読み取ってくれるんだよ~」と言うと、驚いていました。

カタカナも、問題なく認識されることができました。
これで、キーボード入力が難しいような場面でも、安心して記入できそうです!

赤枠で囲ってある左上の変換候補を見ると、しっかり文字認識されています◎

 

② 性別(ラジオボタン)

Paper-freeでは、ラジオボタン機能がついた帳票も作成可能です。
こちらも、私が説明する前に直感で入力してくれました。

 

③ 生年月日(テンキー入力・プルダウン)

ここまで、手書き入力とラジオボタン選択を紹介しました。思った以上に難なくこなしてくれました!

Paper-freeでは手書きだけでなく、「テンキー入力」「プルダウン」、「カレンダー入力」等、内容や帳票の形に応じた入力方法を選択することができます。

今回は色々な要素を入れてみたので、果たしておばあちゃんが無事入力できるのか、楽しみです!

上の写真はテンキー入力の様子です。
今回は、年数と日付をテンキー入力、月をプルダウン選択で作成してみました。

こちらはプルダウン選択です。
選択肢が限られている時や、入力形式を揃える必要がある際などに便利です。

どちらも問題なく、すんなり入力してもらえました!(84歳で生年月日をしっかり覚えていることにも感動…!)

ふと横を見ると…

「おばあ、大丈夫かな…。」

おばあちゃんの愛犬コウチャンが、タブレット入力する様子を心配そうに見ていました(笑)

 

④ 住所(郵便番号検索・手書き入力)

続いて、住所入力です。
住所入力となると、漢字も文字数も多く、ひょっとしたら最難関門なのではないでしょうか。ドキドキ…。

でも、大丈夫です!

画像のように、郵便番号を入力すると…住所が途中まで、自動で入力されました!この設定も、ノンプログラミングで簡単に行うことができます。
後は、残りの住所をテンキー入力や手書きで記入するだけで完了です!

郵便番号により住所が自動入力されるフォームはよく見かけますが、プログラミング経験が全くないインターン生である私でも、本当に簡単に作成できたので、驚きました。

 

⑤ 写真挿入

Bizrobo!Paper-freeでは、タブレットで撮影した写真をそのままフォームに添付することが可能です!確認用の顔写真や、動物病院のカルテに添付する愛犬の写真、自動車の傷の写真など、使い方は様々です!

今回は、おばあちゃんの愛犬こうちゃん(10)の写真を添付してもらいました!

おばあちゃん「ほら、あんたもっとシャンとし!なんやいねその座り方は!」

言われるがまま大人しくカメラに収まる柴犬のこうちゃん。心なしか、やれやれ感が出てる…(笑)

タップして、そのままタブレットで撮影するだけなので、簡単に写真添付することができました!

 

⑥ 署名(手書き)

次は、署名です。

ペーパーレス化において議題になりやすい、改ざんとなりすまし防止の為の署名や印鑑についてですが、「BizRobo! Paper-free」では、署名画像にプラスしてストローク情報も暗号化してPDFに埋め込んでいます。大手金融機関や携帯ショップの契約などでも広く採用されている方法で契約行為の電子化ができるので、重要書類を扱う際も安心ですね◎

↑画像のような一見普通の手書き文字でも、ストローク情報(座標や書き順)が暗号化して埋め込まれているので、改ざん判断が可能に◎

 

⑦ 日付(カレンダー入力)

最後は、カレンダー入力です。先程テンキーとプルダウンで生年月日を入力しましたが、Paper-freeには、カレンダーから日付選択する機能もあります。

このように、カレンダーの中の日付をタップするだけで、簡単に年月日を記入することが可能です◎

お使いの帳票に合わせて、最適なフォームを選択して下さい。

 

3 まとめ(検証結果)

以上、検証終了です!!今回入力してもらったフォームは以下の通りです。
①手書き入力(漢字・カナ・ローマ字)
②ラジオボタン
③プルダウン
④テンキー入力
⑤郵便番号検索
⑥画像撮影/添付
⑦カレンダー入力

入力する箇所やフォームの種類が沢山あったので、少しハラハラしながら見ていましたが、スマホすら触ったことがないおばあちゃんでも、簡単に帳票記入することができました!

おばあちゃんに感想を聞くと、

「手で書いた文字を、えらい綺麗な字に変えてくれるんね~。紙と違うて拡大できるから、虫眼鏡もいらんね。ほんで…。これは何の申込みなんかな?コウチャンをみんなに見てもらえるんかいねえ?
まあ何でもいいけど、こうやって会いに来てくれるだけで嬉しいねえ。おばあちゃんは幸せよ~。」

とのことでした。おばあちゃん…!もう少し頻繁に会いに行こうと心に決めた私インターン生でした。

このようにアナログの良さを活かしながらデジタル化できる「BizRobo! Paper-free」は、普段そこまでデジタルに馴染みがないお客様や現場社員の方にとっても、使いやすい電子ペーパーでした!

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