災害時の職員の配備計画作成業務
選定理由
・1300人以上の職員について、大量の確認事項があり、処理に30日もの時間をかけていた
・「不測人員数の確認」「自覚からの参集時間確認」「参集職員名簿の作成」など、大量の人員に対する業務が多くあり、業務量が尋常ではなかった
2. 不足人員数と再配備対象者を確認
3. 職員自宅からの参集時間を確認し、人員を再配備
4. 応援参集職員名簿を作成
5. 名簿を関係者に通知
2. ロボットは、不足人員数と再配備対象者を確認
3. 職員自宅からの参集時間を確認し、人員を再配備
4. 応援参集職員名簿を作成
5. 担当者は名簿を関係者に通知
効果
・30日かかっていた処理時間を5日に短縮
・確認漏れ、転記漏れなどが一切なく、確実に処理を行えるようになった
職員が申請した通勤手当の認定業務
選定理由
・職員が申請した通勤手当の金額が妥当かどうか、路線情報サイトを検索して確認する業務
・一件あたり20分時間がかかっており、かつ2000件ほどの量があるため、業務量が膨大だった
2. 担当者は職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請内容が適切な通勤手当と乖離している場合、職員に連絡
2. ロボットは職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請された通勤手当が妥当かどうか判断
5. 担当者は申請内容が妥当でない場合、職員に連絡
効果
・1件あたりにかかる時間が20分から7分に短縮
・職員は一部だけを確認すればよく、業務負荷が大きく軽減
・サーバー実行できるため、この業務と並行して別の業務を行えたり、夜間や休日にロボットを稼働することで、担当者の業務時間を圧迫することなく導入できた
公共料金の支払い事務
選定理由
・公共料金には「早収料金制度」があり、期限内に支払いができないと料金が高くなってしまうため、すばやく伝票を作成しなければならないが、人力では多くの時間がかかっていた
・上記の点が担当職員にとって精神的なストレスとなっており、解消したいとの要望が大きかった
2. 財務会計システムにログイン
3. システム上に情報を手入力
2. 引き落とし情報のファイルをロボット専用のファイルに格納
3. ロボットはファイルを読み込み、財務会計システムにログイン
4. 財務会計システムに情報を入力
効果
・業務時間は年間100時間から50時間に変化し、50時間の余剰時間を創出
・「期日を気にする必要がなくなった」と、現場担当者からは定性的な評価を得た
・担当者の作業はエラーの確認のみとなった
健康診断に関連する業務
選定理由
・年間200時間以上もの時間を要する、ボリュームの大きい業務だった
・年々健康診断の申込数が増えており、メインの業務に集中することが出来なくなっていた
2. 担当者は専用システムにログイン
3. 各受診者の画面を開く
4. 診断結果を入力する
2. 担当者はファイルをロボット専用のデータベースに転送
3. ロボットは各医療機関の名前を判別し、その医療機関専用のフォーマットに適した形でデータを抽出
4. ロボットは診断結果を専用システムに転記・入力
効果
・年間200時間以上を要していた業務時間を50時間まで短縮
・職員がメインの業務に集中できるようになった
・各医療機関ごとにファイルのフォーマットが異なり、それぞれに対応するロボットが必要であったが、主要な機関からロボットの適用をスタートし、段階的に適用範囲を広げていくことができた
現況調査資料を作成する業務（固定資産税・都市計画税）
選定理由
・書類のフォーマットが統一されており、ロボットに任せやすいと判断
・将来的に税率が変わってもロボットのパラメ-タを変更するだけで対応可能なため、システム化よりRPAに任せる方が適切と判断
2. 調査地点を社内システムへ入力
3. 社内システムからデータを出力
(住宅地図/航空写真図/地番家屋図/土地家屋台帳)
4. 上記の情報をもとに調査用資料を作成し、印刷
2. ロボットはエクセルのデータを参照し、複数の調査地点に対して一斉に社内システムからデータを出力
(住宅地図/航空写真図/地番家屋図/土地家屋台帳)
3. 上記の情報をもとに調査用資料を作成、印刷
効果
・毎年2,160時間かかっていた担当者の業務時間を、半分の1,080時間に削減
・印刷したい場所の地番をあらかじめまとめて、エクセルで作成しておくことで、ロボットが一斉に資料を作成できるような業務フローに変更できた
法人市民税申告書の印刷及び課税台帳化
選定理由
・納期が確実に決定している業務のため、業務量が多い場合は頻繁に残業が発生していた
・確実にミスなく入力する必要があり、人力での入力の場合ダブルチェックが必要となり、時間と手間がかかる
2. 添付書類が2枚以上あるかどうか確認
3. 2枚以上あった場合、2枚目以降を1/4に縮小し印刷
4. 課税台帳へ入力
2. 添付書類が2枚以上あった場合、2枚目以降を1/4に縮小し印刷
3. ロボットはデータを課税台帳へ入力
4. 担当者はロボットの入力結果をチェック
効果
・毎年22時間かかっていた作業をほとんどすべてロボットに任せることが可能となった
・担当者はチェックするだけとなり、チェックする人員も2人から1人に
複写機使用料の支払い帳票を作成する業務
選定理由
・単純作業かつ繰り返し作業であり、自動化による効果や、他の業務への拡大の可能性が高い
・元データのエクセルのフォーマットが業者によって異なるが、そのような場合でもRPAが対応可能か検証したい
2. １のデータを基に、兼票に変換（データのコピー＆ペースト）
3. 兼票を出力し各所属へ送付して決裁開始
2. ロボットは１のデータを基に、兼票に変換
3. 兼票を出力し各所属へ送付
4. 担当者は決済作業を開始
効果
・従来は担当者の作業時間は144時間だったが、ロボット導入後は担当者の作業時間は6時間、ロボット稼働時間が1.8時間となった
地図情報を閲覧し、印刷する業務
選定理由
・作業が多く、人手で行うと確認漏れが起こりうる
・作業頻度が高いためRPA導入による業務時間の短縮効果を体感しやすいと判断し、導入検証として実施
・同じような作業が他の課にも多いため、導入検証がうまくいけば将来的なスケール化にもつながると判断
2. 担当者は工事実施場所周辺の地図情報を読込み
3. 地図情報と工事実施場所住所や工事期間を入力し、工事業者に渡すための書類を作成
4. 書類を印刷し、工事業者に譲渡
2. ロボットは工事実施場所周辺の地図情報を読込み
3. 地図情報と工事実施場所住所や工事期間を入力し、工事業者に渡すための書類を作成
4. 書類を印刷、担当者は書類を工事業者に譲渡
効果
・他2業務と合計して、年間約500時間の余剰時間を創出
・業務の効率化が行え、印刷漏れを防ぐことができるようになった
・作業頻度が高く、かつ手作業中心の業務を自動化できたことで、同じような他の課の業務に横展開することが可能となった
インターネット受付情報印刷業務
選定理由
・毎年3月,4月に業務量が一時的に増大し、残業して業務を行っていた
・完全にルーティンワークのため業務に対する職員のモチベーションが下がっていた
・申し込み資料は紙媒体で保管する必要があるが、紙媒体だと紛失の恐れがあるため、システム内でも一定期間保管する必要があった
2. 担当者はデータを紙媒体に印刷、申込件数を集計
3. 手続き終了後、一定期間申込データを保管した後に、申込データを削除
4. 担当者は関係者に対し、水道・ガス申込情報をメールで通知
2. ロボットはデータを紙媒体に印刷、申込件数を集計
3. 手続き終了後、申込データをPDFとして保存した後にデータを削除
4. ロボットは関係者に対し、水道・ガス申込情報をメールで通知
効果
・他2業務と合計して、年間約500時間の余剰時間を創出
・データを自動でPDFとして保存する機能を加えることで、業務プロセスがより効率的になった
・申込情報を漏れなく正確に管理することが可能となった
・職員のモチベーション向上に貢献した
時間外勤務を手入力する業務
業種官公庁・自治体
担当部署各課の勤務管理担当者
選定理由
・複数課でそれぞれの担当者が入力業務を行うため、メールでの通知タイミングがバラバラになったり、メールのフォーマットが統一されていないという問題があった
・時間外勤務命令はできるだけ早く職員に通知したいが、担当者が忙しく業務が行えない場合は、その通知が遅くなる場合があった
2. 各課の担当者が名簿を読み込み、その内容を勤怠管理システムに手入力
3. 各課の担当者は時間外勤務命令が出ている職員に対し、時間外勤務の日時をメールで送付
2. ロボットがすべての課の時間外勤務命令簿を一斉に読み込み、勤怠管理システムにその内容を転記
3. 時間外勤務命令があるすべての職員に対し、時間外勤務の日時をメールで一斉送付
効果
・他2業務と合計して、年間約500時間の余剰時間を創出
・RPA導入前はメール通知のタイミングがバラバラで、場合によっては遅れることもあったが、ロボット導入後は一両日中に必ず該当者全員に通知メールが届くようになった
・人が手作業で行う場合と比べて、入力ミスや登録漏れを防ぐことが可能となった
人事異動時に、基本情報を入力する業務
選定理由
・毎年1,300人が異動し、人事・給与システムの登録内容を毎年変更していた
・約2,000件の変更があり、繁閑差がありピーク時には数人がかりで、終日登録作業を行っていた
・単調な転記作業ではあるが、決してミスの出来ない業務だった
2. 担当者はシステムの内容に基づき、辞令を交付
2. 担当者はシステムの内容に基づき、辞令を交付
効果
・作業時間を約3分の1未満へ短縮
・初期段階では他社製品を検討していたが、画像認識で要素が上手く認識できないため、オブジェクト認識が可能なBizRobo!miniを選択
・IT部門ではなく、業務を一番よく知る秘書課職員がロボットを１から作成し管理・運営ができた
職員の基本情報を入力し、書類作成する業務
選定理由
・基本的に紙による引継ぎのため、業務効率化が難しい
・個別のシステムごとに職員の基本情報等を繰り返し入力しているため、非効率
2. 同じ情報を別々の書類に何度も入力
2. ロボットは基本情報を検索・振り分け
3. 振り分けた情報を各々の書類に転記し、印刷
効果
・手作業だった人給システムへの入力作業をロボット化することで、年間150時間の時間を削減
・BizRobo!がサーバ実行型のため複数システムにまたがった作業を他部署の人と連携できるようになった