CASERPA(ロボットによる業務自動化)導入事例

「基幹システムとの親和性、機能の豊富さ、正確さでBlue Prismが最も優れていた」

日本キャタピラー合同会社様

日本キャタピラー社では現在、IT部門でBlue Prismを導入して7ヵ月。
様々な部署からの業務をロボット化しており、既に月1,200時間の業務を置き換えています。
導入チームで陣頭指揮を執る、責任者の奥村様にお話を伺いました。

企業情報

企業名 日本キャタピラー合同会社
事業内容 Catブランドの建設機械・ディーゼルエンジン等の販売・レンタル・サービスなど
従業員数 2,407名 (2018年5月1日現在)
設立 1966年3月1日(創立52年)
HP https://www.nipponcat.co.jp/
日本キャタピラー合同会社 DMS&ビジネストランスフォーメーショングループ RAP導入チームの皆様 日本キャタピラー合同会社 DMS&ビジネストランスフォーメーショングループ RPA導入チームの皆様

ーはじめに日本キャタピラー様の概要をお聞かせください。

日本キャタピラーは、油圧ショベル、ホイールローダといった建設機械やエンジンを製造している米国キャタピラー社の日本におけるディーラとして、Catブランド製品の販売やサービスを手掛けています。
社内の組織としては、建設機械や部品の販売を行う営業職、メンテナンスや修理などを行うメカニック、そしてその業務の支援やサポートを本社などのバックオフィスで行っています。
私はDMS&ビジネストランスフォーメーションというIT部門におり、弊社内のITに関する戦略を立てたり、システムの運用やメンテナンスを行っています。
プロジェクトマネージャー 奥村様 プロジェクトマネージャー 奥村様

ーRPAを導入された経緯をお聞かせください。

弊社が利用しているシステムには、日本におけるメーカーであるキャタピラージャパンや米キャタピラー社のシステム、さらにはG-Suiteなどがあり、単純にシステム改修で片付かないシステム間の連携に、表面からデータを扱えるRPAが必要でした。

ーRPAを導入した結果いかがでしたか?

現在導入してから7ヵ月で、13種類の業務をロボット化しています。作業時間に換算すると月間1,200時間ほどが削減されています。
ー具体的にどのような業務をロボット化されたのでしょうか?
例えば米キャタピラー社のWebシステムに、製品情報などを登録する業務です。3つのシステムに入ってそれぞれ情報を登録し、最後に処理結果を台帳に書込む。という作業なのですが、ロボットの処理速度でも1日60~70件しか処理できないほど画面遷移などの待ち時間が長いんですね。そのようなヒトがやると非効率だった作業をロボット化したことで、毎月160時間の手作業を削減しました。
ー定量的な業務時間の削減だけでなく、定性的な効果もあったそうですね。
ええ。別の一例ですが、工数日報の自動集計という、メカニックの作業実績の入力をフォローする業務をロボット化しました。これは日々リスト出力されているメカニックの作業実績を日別個人別に集計し、入力漏れがないよう拠点ごとにメールでリマインドする業務です。
人手でやると1日1時間程度なのでそこまで負荷が高いわけではないのですが、担当部署の方が朝一でやっていた手作業で、そのためにフレックスタイム出社が活用できなかったり、土曜日もその1時間のために出社しなければいけないものだったんですね。
そういったものを肩代わりすることによって、実際の作業は一時間ですが、その方々の働き方の自由度は随分と増えたと思います。
作業時間という数字だけで見るとそこまで大きくなくても、実は人の自由度は随分広がっている。という貢献の形もあるのかなと思います。

ーツール選定時は別の方が担当されていたと伺っておりますが、当時のご担当者様がBlue Prismを選ばれた理由は何だったのでしょうか?

選定当時の前任者に確認したところ、以下3点が主な理由だったようです。
①使用頻度の高いBizBrowserと親和性が良い
②ホストエミュレータ画面の操作も設定が可能
③CitrixでのSAPの操作も設定が容易
他のツールも検討したようですがIEベースで動くものが多く、BizBrowserやホストエミュレータ画面の操作を設定するには難易度が高かったり、誤動作が多いという理由で断念したとのことです。

ー実際にBlue Prismをご利用されてみて、いかがですか?

私は長年システム開発に携わってきたので一般的にRPAで出来ることは大体分かるのですが、Blue Prismは良くできていると思います。こういったツールで重要なObjectの認識方法が豊富にあり、それらが正確でなかなか使いやすいですね。
また、企業でシステムを導入する際、”動けばよい”という時代はもう過去のもので、セキュリティや統制観点からもしっかりしていて追加コストを抑えられるというのは、必須レベルの要件になってきていると思います。その点Blue Prismは、リソース、スケジュール、環境変数、認証情報などをサーバで一元管理でき、ログや証跡の確保をデフォルトで行ってくれるので、これも大きなメリットです。
プロジェクトマネージャー 奥村様

ー検討初期は別の会社様とお話を進められていたそうですが、なぜ最終的に弊社から導入されたのでしょうか?

選定を行っていた前任者も技術者系の人間で、RPAテクノロジーズ(RPAT)さんのプリセールスの方と話が合ったようです。最初に進めていたような一般的なコンサル系の方々だと営業寄りの話が多く、PoC等で作成されたシナリオもコード開発の目線で見ると少し不満足なものだったようです。
一方RPATさんの提案は技術者目線でも内容がしっくりきて、信頼できたようです。私としても技術的な部分以外も含め、信頼できると感じています。

ーその後のシナリオ開発とチームづくりは、どのように進められたのでしょうか?

要件定義の部分は私の方で判断して、設計レベルの作業までは全て済ませた上で開発メンバー2人に指示を出して開発、という流れだったのですが、初めの1,2ヵ月はRPATさんからSEの方に来てもらって、その2人の横について面倒を見てもらいながら開発を進めていきました。
また、ヘルプサイトを通した質問にも適時正確に回答を頂きました。RPATさんはサポートも非常に優れていると感じます。

ー導入初期から現在に至るまで、大変だったことや工夫をされたところはありますか?

先ほどのチーム立上げの話で言うと、教育です。実は開発担当の2人はアサインを受けた当初「フォルダって何?」と言っていたほど、IT に関してまるっきりの素人だったんです。
ただ少しずつ任せるうちに随分と成長して、最初はBlue Prismだけだったのですが、VBAマクロが組めるようになり、GAS(Google App Script)で仕掛けも作れるようになり、最近では基幹システムが関わるので.NETもやり始めてもらっています。日々成長してもらって、Win-Winな関係を築いていったことで、チームとしても継続的な価値を生み出せているのだと思います。
ーロボット化する業務はどのように集められましたか?

最初のころは社内の情報共有のチャネルで、5分ほどの紙芝居形式の紹介動画を放送したりして、割と頑張って社内に周知していました。ただ最近は徐々にロボットという言葉の社内での認識度が上がってきて、何かできそうなことがあったらこちらに連絡をもらえるようになってきたので、あまり積極的な周知はしていないです。
広めすぎるとロボットに対する期待が過剰になってしまい、全然ロボットに向いていないような依頼も増えてしまう恐れがあるので、今のところはこれぐらいの周知度でいいのかなと思っています。

ー集めた後の選定などはどのように進められているのでしょうか?

まずは根本からのヒアリングを行って、正確にニーズをつかむことが非常に重要ですね。最初に要望いただく内容と実際の根本のニーズはズレていることが多々あります。ニーズの範囲や種類、時間的制約などをはじめに確認し、現状で出来得る最善の選択肢を提示するというのが私の務めだと思っています。RPAはその選択肢の幅を広げてくれる良いツールだと思っています。

ーロボット化を進めていて、現場からの反発などはありませんでしたか?

もし今やっている作業がなくなってしまったら仕事がなくなるという人たちが多いのであれば、そういう反発はすごく出るのかもしれませんが、弊社は逆に人が足りていない部署も多くて。「手一杯で反復作業なんてやっていられない。」というような部分をどんどん肩代わりしていっているので、今のところそのような反応は出ていないですね。逆にすごく楽になったという声をいただき、開発冥利に尽きます。

ー業務部門とシステム部門の良いサイクルが回っている様子が窺えます。

そうですね。相談すれば何かが解決していくという経験を共有することで人間関係を構築していくことこそが、一番の宣伝になるのだと思っています。

ー最後に、今後取り組まれたいことなどをお聞かせください。

一番行いたいのは働き方改革です。こと、導入時は「RPAで何ができるか?」と考えがちですが「RPAというツール(選択肢)も存在している」というフラットな視点で状況を観察し、業務課題の根本を理解した上で最適なソリューションで解決していくという主軸はブラさずに行きたいです。
これまで開発規模や手段を理由にあきらめざるを得なかった部分にRPAというツールを以て再度光を当て解決できるのであれば、素晴らしい結果につながっていくかと思います。またこれから作っていくものの中でもRPAという選択肢が増えることによりできることの幅が広がると考えています。
特にOCR系の機能などはまだ試しておらず、使えるようであればさらに幅が広がるため近いうちに試していきたいと思っています。

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